Schatzmeister

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Aktuell

Infos des Bundesschatzmeisters finden sich auf Finanzen und im /Blog. Diese Seite dient der allgemeinen Information für Schatzmeister. Verbindliche Anweisungen sind im Schatzmeister-Handbuch zu finden.

Für alle anderen interessierten Piraten hat @hirundin aufgeschrieben,
Was du schon immer über die Buchhaltung der Piraten wissen wolltest.


Die Schatzmeister der Untergliederungen sind auf den jeweiligen Seiten der Landesverbände, Bezirksverbände und Kreisverbände verzeichnet.

Was muss ich als Schatzmeister alles wissen?

Diese Seite soll Schatzmeistern helfen, die notwendigen Informationen zu erhalten, die sie für ihre Aufgabe benötigen.

Am 01., 11. und 21. ist immer eine Schatzmeister-Runde um 20.00 Uhr auf dem NRW-Mumble im Raum Bund - Bundesvorstand Arbeitsbereich - Buchhaltung. Hier können Fragen gestellt werden.

Die Verwaltungssoftware, die ab 2012 eingeführt wird, ist hier zu finden: Verwaltungssoftware

Verantwortlich für den Inhalt dieser Seite: alle amtierenden Schatzmeister

Mailingliste

Für alle Schatzmeister und Generalsekretäre gibt es eine Mailingliste Verwaltung https://lists.piratenpartei.de/sympa/info/verwaltung. Wenn Ihr Schatzmeister oder Generalsekretär seid, meldet Euch bitte beim Administrator dieser Liste. Damit er Euch freischaltet muss er wissen, in welchem Verband ihr das Amt innehabt und er benötigt einen Link zum Protokoll, um Eure Angaben zu verifizieren. Bitte teilt ihm auch mit, wer Euer Vorgänger war, damit er ihn von der Liste wieder streichen kann. Diese Mailingliste ist sehr sachlich und informativ. Dort werden Euch mit dem geballten Sachverstand aller Schatzmeister und GenSeks Eure Fragen beantwortet.

Übergabeprotokoll

Wenn Du das Amt übernimmst, dann mache mit Deinem Vorgänger ein Übergabeprotokoll. Dafür nimmst Du einen weißen Zettel (keine Datei) und schreibst auf, was Du alles von Deinem Vorgänger erhalten hast. Also beispielsweise:

  1. 1 Ordner mit Mitgliedsanträgen
  2. 1 Ordner mit Kontoauszügen und Belegen
  3. 1 Ordner mit Verträgen und Vorstandsprotokollen
  4. Handkasse mit € 47,11
  5. Rechenschaftsbericht 2010

Dieses Übergabeprotokoll ist von beiden Schatzmeistern mit Datum zu unterzeichnen. Ab Amtsantritt bist Du für alle Vorgänge aus deinem Bereich verantwortlich. Auch für eventuelle Missgeschicke aus der Amtszeit Deines Vorgängers. Deshalb ist es wichtig, dass Du alle Unterlagen erhältst.

Schatzmeistertreffen

Ein- bis zweimal findet jährlich ein Verwaltungstreffen statt. Das nächste Treffen, gemeinsam mit den Generalsekretären, findet am 05. + 06.09.2015 in Kiel statt: Verwaltungstreffen/Kiel - 2015.2

Rechenschaftsbericht

Ankündigung der Bundesschatzmeisterin vom 21.05.2012

Gem. § 24 PartG ist es meine Aufgabe als Bundesschatzmeister einen Gesamtrechenschaftsbericht der Piratenpartei Deutschland dem Deutschen Bundestag rechtzeitig vorzulegen, damit ich einen berechtigten Antrag auf Teilhabe an der staatlichen Parteieinfinanzierung stellen kann.

Diese Aufgabe wird weiterhin der Buchhalter, mit dem meine beiden Vorgänger schon vertrauensvoll zusammengearbeitet haben, übernehmen.

Lt. § 24 Absatz (3) PartG sind in den Rechenschaftsbericht der Gesamtpartei die Rechenschaftsberichte jeweils getrennt nach Bundesverband und Landesverband sowie die Rechenschaftsberichte der nachgeordneten Gebietsverbände je Landesverband aufzunehmen.

Das bedeutet, dass jede Untergliederung unterhalb eines Landesverbandes ihre Daten an seinen übergeordneten Landesverband liefern muss, damit diese Aufgabe erfüllt werden kann.

Da wir nicht in jedem Landesverband Bilanzbuchhalter haben, ist es den Landesschatzmeistern freigestellt, die Dienste des Buchhalters des Bundes gegen eigene Rechnung in Anspruch zu nehmen. Werden die Daten allerdings ordnungsgemäß angeliefert, werden hierfür kaum Kosten anfallen. Damit die Landesschatzmeister die Möglichkeit haben, ihre Daten ordentlich aufzubereiten, können sie unseren Kontenplan einsehen.

Weiterhin werden hier darüber informiert, wie unsere Buchungen aufbereitet werden.

Für die Buchung der Beitragsanteile in LVs mit Untergliederungen ist dort kein Beispiel vorgesehen, da die Landesverbände selber vorgeben können, wie sie das handhaben wollen.

Für einen einheitlichen Rechenschaftsbericht ist es unabdingbar, dass alle Gliederungen in einheitlicher Art buchen. Insbesondere bei den Beiträgen und Spenden unserer Mitglieder ist das unverzichtbar, damit wir den Anforderungen aus dem PartG nachkommen können.

Wer weitere Informationen benötigt, kann hier unsere Rechenschaftsberichte der Vorjahre einsehen.

Selbstverständlich können sich die Landesschatzmeister auch jederzeit mit Fragen an mein Team oder mich wenden. Für die Schatzmeister der Untergliederungen ist der jeweils zuständige Landesschatzmeister zuständig. In den meisten Fällen nehmen mein Team und ich ihm diese Aufgabe gerne ab.

-Swanhild Goetze

Warum muss der Rechenschaftsbericht so und nicht anders aufgestellt werden? Dazu der ehemalige Bundesschatzmeister Rene Brosig am 24.08.2012 per E-Mail: Aufstellung des Rechenschaftsberichtes

Unterlagen für den Wirtschaftsprüfer:

Die Einreichung der Unterlagen beim Wirtschaftsprüfer sollte folgendes erhalten:

Übersichtsblatt der Gliederung:

  • Name und Adresse der Gliederung
  • Gründungsdatum
  • Link zur aktuellen Satzung
  • Link zum Protokoll der letzten Vorstandswahl
  • Name des aktuellen Schatzmeisters
  • Kontaktdaten des aktuellen Schatzmeisters
  • Adresse des aktuellen Schatzmeisters (wegen Zusendung des Rechenschaftsberichts)
  • Protokoll der letzten Kassenprüfung
  • Vorstandsbeschlüsse, die für die Prüfung relevant sind (Beispiel: andere Aufteilung von Mitgliedsbeiträgen)

Abschlussbericht 2011 der Wirtschaftsprüfer: /Wirtschaftsprüfer


Rechenschaftsberichte für Untergliederungen ohne eigene Buchhaltung:

Hiermit bestätigen ich, dass wir keine Handkasse führen und keine Buchungen vornehmen.

Ort den, Datum...... Unterschrift Schatzmeister Untergliederung

Das Original an den Landesverband senden.

Vorlagefristen für die Rechenschaftslegung

Die Untergliederungen legen ihren Landesverbänden jährlich bis zum 31. März Rechenschaft über ihr Vermögen, ihre Einnahmen und ihre Ausgaben nach Maßgabe der Bestimmungen des § 24 Parteiengesetz ab.

Weitere Regelungen sind in der Finanzordnung zu finden.

Kassenprüfungen

Es ist dringend erforderlich, dass mindestens einmal jährlich eine Kassenprüfung stattfindet und protokolliert wird. Hier ist auch dringend dass Kassenaufnahmeprotokoll auszufüllen, zu unterzeichnen und abzulegen.

Hier ist das ausführlich beschrieben: Kassenprüfung

und hier auch nochmal: Finanzen/Rechnungspruefer_vs._Kassenpruefer

Steuererklärung / wirtschaftlicher Zweckbetrieb

Die §-reiche Erklärung zur Steuererklärung vom April 2012 findet der Neugierige hier.

wirtschaftlicher Zweckbetrieb

Aktuell:

Es kann ein Antrag gestellt werden, mit dem man im Namen des Bundes handeln kann.

Dazu schreibt eine E-Mail an wgb@piratenpartei.de

Ohne Genehmigung ist eine wirtschaftliche Tätigkeit den Untergliederungen nicht erlaubt.

Informationen mit Stand 10.9.2012 im Datei:Infoblatt-WGB-2012-09-10.pdf (pdf)


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Stand nach dem BPT 2011.2

Parteienfinanzierung 2011

Die Ausschüttungen aus der Parteienfinanzierung können hier nachgelesen werden: Datei:Parteienfinanzierung2011.pdf

Der Umlageschlüssel der Parteienfinanzierung wird gemäß dem Vorschlag der Verwaltungskonferenz in Erfurt wie folgt geändert:

Die Umlage der Parteienfinanzierung erfolgt zu 50%, mindestens jedoch 93.600 EUR, als Sockelbetrag zu gleichen Teilen an die Landesverbände, die Bundespartei erhält dabei des 10fache eines Landesverbandes. Der verbleibende Betrag verteilt sich jeweils zu Hälfte nach den Anteilen an Fläche und Einwohnern der Bundesländer an die Landesverbände. Die Änderung tritt für die Umlage der staatlichen Parteienfinanzierung 2011 in Kraft.

Buchungen

Alle Buchungen der Piratenpartei werden in einer zentralen, einheitlichen Software von Sage gebucht. Weitere Informationen befinden sich hier: Verwaltungssoftware

Es gibt einen verbindlich vorgeschriebenen Kontenplan Kontenrahmen 2010 der auch in Sage hinterlegt ist. Als PDF-Datei ist er hier erhältlich: Datei:Regel Nr. 12 Musterkontenrahmen-1.pdf Wichtig: Keine Buchung ohne Beleg

Die Verbuchung der Mitgliedsbeiträge muss einheitlich über alle Gliederungen erfolgen und ist deshalb verbindlich für alle vorgeschrieben. Die Anleitung befindet sich hier: http://sage.4haus.de/

Buchungsvorlage für Kreisschatzmeister ohne Sage-Zugang: Für kleine Gliederungen ist die Einarbeitung der Schatzmeister in Sage zu aufwändig. Dafür gibt es diese Buchungstabellen, die sie dann an ihren Landesschatzmeister zur Bebuchung weitergeben können. Datei:Bank buchungstabelle.ods und Datei:Kasse Buchungstabelle.ods sowie Beschreibung, wie sie zu befüllen ist: Datei:Buchungserläuterungen.pdf Auf Nachfrage könnt Ihr diese Listen auch im excel-Format bekommen. Bitte sprecht aber vorher mit Eurem Landesschatzmeister ab, wie er die Buchungen aufbereitet haben möchte.

Beispielbuchungen findet Ihr hier: Schatzmeister/Buchungen


einfaches Kassenbuch

Ein einfaches Kassenbuch für Gliederungen mit sehr wenig Buchungen oder zur Verwendung auf Parteitagen mit vielen Bareinzahlungen: Datei:Einfaches Kassenbuch.ods

Neugründungen von Untergliederungen

Wenn eine Untergliederung neu gegründet wird,muss diese die Aufnahme in die Verwaltungssoftware gegenüber dem zuständigen Landesschatzmeister anzeigen. Dazu bitte Kontakt aufnehmen. Das ist insofern wichtig, weil sonst dieser Gliederung keine anteiligen Mitgliedsbeiträge gutgeschrieben werden können.

Wenn sich eine Untergliederung auflöst, muss das der BGS mitgeteilt werden.

Bei der Eröffnung eines Konto bitte gleich SEPA umsetzen.

Hinweis zur Kontoeröffnung: Benötigt werden Satzung, Gründungsprotokoll und GO des Vorstandes. Persönlich bei der Bank unterschreiben müssen 1+2 Vorsitzender und Schatzmeister.

Sparkassen führen Konten oft kostenlos, da man für die PIRATEN ein Vereinskonto eröffnet. Genossenschaftsbanken bei denen Geschäftsanteile erworben werden müssen, scheiden für Parteien aus.

Mitgliedsbeiträge

Der Mitgliedsbeitrag beträgt (seit 30.04.2012) 48,-- Euro pro Jahr Mitgliedsbeitrag

Aufteilung von Mitgliedsbeiträgen von Teilgliederungen unterhalb der Landesebene

  1. Der jeweilige Teilgliederung unterhalb der Landesebene steht dabei der anteilige Mitgliedsbeitrag des laufenden Haushaltsjahres im Gründungsjahr zu. Dieser Anspruch besteht ab dem ersten Tag des Folgemonats der Gründung (Beispiel: Aus einer Gründung am 13. Mai 2009 resultiert ein anteiliger Anspruch ab dem 1. Juni 2009).
  1. Die Beitragsaufteilung gilt für alle Gebietsverbände, die seit dem 1. Januar 2009 gegründet worden sind.
  1. Der zuständige Landesvorstand kann per Beschluss etwas anderes festlegen. Dieser Beschluss ist dem Wirtschaftsprüfer vorzulegen.

Beitragsminderungen

Über Beitragsminderungen bei finanziellen Härten entscheidet die für das Mitglied zuständige Gliederung, sofern die Landessatzung nichts Gegenteiliges regelt.

Umlagen

Der dem Bund zustehende Beitragsanteil der eingehenden Mitgliedsbeiträge ist pro Quartal abzuführen. Kontodaten:

  • Kontoinhaber: Piratenpartei Deutschland
  • Kontonummer: 7006027902
  • Bankleitzahl: 43060967
  • Kreditinstitut: GLS Gemeinschaftsbank
  • IBAN: DE79 4306 0967 7006 0279 02
  • BIC: GENODEM1GLS

Mahnungen

Mahnungen werden seit 01.01.2016 zentral durch den Bundesverband durchgeführt. Infos dazu gibt's hier: zentrales Mahnverfahren

Spenden

Der Text ist hierhin verschoben worden: Schatzmeister-Handbuch/Spenden

Bankkonto

Um ein Bankkonto einzurichten, ist die Satzung erforderlich sowie das Protokoll in dem die Vorstandswahl protokolliert ist. Für jede Änderung der Verfügungsberechtigung ist immer das Protokoll vorzulegen, wo die Vorstandswahl protokolliert wurde. Es gibt für uns keinen Auszug aus dem Vereinsregister, da wir kein Verein sind, sondern eine Partei.

Sofern der Rahmenvertrag keine SEPA-Lastschrift enthält, sollte hier gemäß der Beschreibung zu SEPA der Vertrag geändert werden.

Handkasse / Barkasse

Siehe auch Schatzmeister-Handbuch/Handkasse

Es muss ein Kassenbuch geführt werden, dass monatlich abgerechnet wird. Für jede Einnahme muss ein Quittung ausgestellt werden. Im Notfall reicht ein Blatt Papier (keine auf dem Rechner hinterlegte Datei sondern ein Blatt Papier) auf dem festgehalten wird, wer warum wann wie viel Geld eingezahlt hat. Ausgaben dürfen nur gegen Quittung erfolgen. Wenn es noch keinen Quittungsbeleg gibt, ist wiederum auf einem Blatt Papier (keine auf dem Rechner hinterlegte Datei oder E-Mail) festzuhalten, wer wann warum wie viel Geld erhalten hat. Dieses Blatt Papier ist von demjenigen zu unterschreiben, der das Geld erhalten hat. Die Handkasse darf einen Bestand von 300 Euro nicht überschreiten.

Die Handkasse sollte monatlich gezählt werden. Darüber ist ein Kassenaufnahmeprotokoll anzufertigen. Ein Muster findet sich hier: Datei:Kassenaufnahmeprotokoll.ods

Auf jeden Fall muss sie zum 31.12. eines jeden Jahres gezählt werden. Der Buchbestand ist dem tatsächlichen Kassenbestand anzupassen. Sinnvoll ist es, wenn der Kassenprüfer die Kasse zählt.

Ausgaben

Parteiengesetz § 1(4): Die Parteien verwenden ihre Mittel ausschließlich für die ihnen nach dem Grundgesetz und diesem Gesetz obliegenden Aufgaben.

Das Geld der Partei gehört nicht Dir. Wenn Du Geld ausgeben willst, sollte das durch den Vorstand beschlossen und protokolliert werden. Eine Kopie des Protokolls sollte zusammen mit dem Ausgabebeleg die Buchung dokumentieren.

keine Verbindlichkeiten

Für die Bundes-, Länder- und Unterebenen gilt folgende Regel

  • Vorstände der Länder und Kreis sowie des Bundes – insbesondere die Schatzmeister – gehen keine Verbindlichkeiten gegenüber Dritten ein.
  • Es werden keine Darlehen, eidesstattliche Versicherungen, (selbstschuldnerische) Bürgschaften, Verpflichtungserklärungen o.ä. eingegangen.
  • Der Schatzmeister im Bundesvorstand sowie der Bundesvorstand haften nicht, wenn leichtfertig ein Darlehen eingegangen wird, das nicht mehr getilgt werden kann.

ETAT

§ 16 Haushaltsplan

(1) Der Schatzmeister stellt jedes Kalenderjahr vorab einen Haushaltsplan auf, der vom Vorstand beschlossen wird. Ist es absehbar, dass der Haushaltsansatz nicht ausreicht, hat der Schatzmeister unverzüglich einen Nachtragshaushalt einzubringen.

weitere Regelungen hier: Satzung#E._ETAT

Das Bundesbudget ist hier hinterlegt: Finanzen

Formulare / Infos

Hier alle auf dieser Seite verwendeten Formulare in der Übersicht:

(Ansonsten gibt es auch noch die Seite Formulare)

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