Schatzmeister-Handbuch/Handkasse
Vorlage:Offiziell Schatzmeister
Umgang mit Handkassen
Aufbewahrung
Das Bargeld der Partei ist getrennt von privatem Bargeld in einer abgeschlossenen Geldkassette aufzubewahren. Durch den Aufbewahrungsort und/oder durch entsprechende Beschriftung der Kassette ist sicherzustellen, dass dieses Geld eindeutig als Parteieigentum zu erkennen ist. Bei Aufbewahrung in Räumen mit Publikumsverkehr (z.B. Geschäftsstelle oder die Kasse auf Parteitagen) ist besonders auf Diebstahlschutz zu achten, also die Geldkassette in einem abgetrennten und abgeschlossenen Raum und/oder einen abgeschlossenen Stahlschrank unterzubringen, beim hervorholen der Kassette ist darauf achten, dass diese niemals unbeobachtet bleibt.
Zugriff auf die Handkasse hat primär die Person, die die Kasse führt. Vor allem, wenn dies nicht der Schatzmeister ist, wie z.B. bei einer Geschäftsstellenkasse, kann es sinnvoll sein, wenn auch ein (anderes) Vorstandsmitglied einen Schlüssel zur Geldkassette erhält. Dieser ist dann aber so aufzubewahren, dass eine Nutzung des Schlüssels erkennbar ist, also z.B. in einem verschlossenen Umschlag den die kassenführende Person mit ihrer Unterschrift versiegelt hat. Wird dieser Schlüssel verwendet, so muss grundsätzlich mindestens eine weitere Person anwesend sein und der Kasseninhalt ist zu protokollieren.
Handkassen, die von mehreren Personen gleichzeitig geführt werden, sind zu vermeiden. Sollte dies dennoch notwendig sein, z.B. bei Kassen auf großen Parteitagen mit mehreren Kassierern, ist jeden Tag eine Tagesendzählung von mindestens zwei Personen durchzuführen und zu protokollieren.
Kassenbuch und Belege
Die kassenführende Person ist dazu verpflichtet ein Kassenbuch zu führen und die Belege ordentlich zu sammeln. Als Kassenbuch kann folgende Vorlage verwendet werden:
Datei:Kasse Buchungstabelle.ods
Eine kleine Anleitung zur Tabelle findet ihr dort:
Datei:Buchungserläuterungen.pdf
Wenn nur wenig Buchungen im Jahr vorhanden sind, kann auch die vereinfachte Tabelle verwendet werden:
Datei:Einfaches Kassenbuch.ods
Jede Seite des Kassenbuches hat mit einem Übertrag von der vorherigen Seite zu beginnen. Das Datum ist das Datum der Kassenentnahme/Kasseneinlage, nicht z.B. das Datum des Kaufbeleges bei Aufwandserstattungen. Ein negativer Kassenbetrag ist nicht möglich. Sollte das Kassenbuch einen negativen Betrag ausweisen, ist dies ein eindeutiger Beweis für eine mangelhafte Führung des Kassenbuches.
Jede Kassenbewegung benötigt einen Beleg. Der Inhalt der Handkasse hat jederzeit mit dem Bestand laut Belegen und Kassenbuch übereinzustimmen. Wenn die kassenführende Person Geld entnimmt um dann etwas einzukaufen, muss diese Entnahme mit einem Beleg dokumentiert werden, wenn das Restgeld wieder hineingelegt wird ist ein neuer Beleg zu erstellen. Auch wenn eine anonyme Tellerspende eingeht, oder wenn ein Spender keine Quittung haben möchte, ist zwingend ein Beleg auszustellen, ebenso wenn Geld vom Bankkonto für die Handkasse abgehoben wird oder umgekehrt Geld aus der Handkasse auf das Bankkonto eingezahlt wird. Wenn jemand einen Vorschuss erhält, weil größere Ausgaben anstehen, ist als Beleg folgendes Formular zu verwenden:
Datei:Formular-Vorschuss-Darlehen.pdf
Die Rückzahlung kann durch Rückzahlung/Überweisung des Geldes und/oder durch Einreichen der Belege erfolgen. Der Termin ist durch die kassenführende Person bzw. dem Schatzmeister anzumahnen und bei Überschreitung ggf. geeignete Maßnahmen zu treffen.
Belege sind innerhalb eines Jahres eindeutig und fortlaufend zu nummerieren. Es empfiehlt sich, für eine Handkasse eine vom Bankkonto getrennte Belegnummerierung zu verwenden, die entsprechend gekennzeichnet wird, also z.B.
- SK1, SK2, SK3,... für Schatzmeisterkasse
- GK1, GK2, GK3,... für Geschäftsstellenkasse
Diese Belegnummern sind
- auf dem Beleg zu notieren
- in das Kassenbuch aufzunehmen
- in der Buchhaltung zu vermerken
Die Belege sind im Original ordentlich abzulegen. Dazu gehört auch, dass Kassenzettel fest auf ein A4-Blatt befestigt werden und nicht lose oder nur per Büroklammer befestigt abgelegt werden. Kassenzettel auf Thermopapier sind besonders empfindlich. Hier sollte kein Klebstoff mit Lösungsmitteln verwendet werden, Tacker sind wesentlich besser geeignet. Als besonders praktisch hat sich erwiesen Thermopapier-Belege zu kopieren und das Original auf der Kopie zu befestigen. So ist auch am Ende der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist die Dokumentation gegeben.
Wird der Beleg aus einem Quittungsblock genommen, so ist
- bei Kassenentnahmen das weiße Original abzulegen
- bei Kasseneinnahmen die gelbe Kopie abzulegen
Aus der Quittung muss eindeutig hervorgehen, wer von wem wie viel Geld und für welchem Verwendungszweck erhalten hat. Derjenige, der das Geld erhält, unterschreibt den Beleg.
Kassenbuch und Belege sind auf keinen Fall in der Geldkassette aufzubewahren. Sollte die Kassette einmal gestohlen werden, muss über Kassenbuch und Belege der Inhalt noch dokumentiert sein. Da Kassenbuch und Belege auch personenbezogene Daten enthalten können, ist hier auf eine Aufbewahrung zu achten, die ein Zugriff durch Unbefugte verhindert. Dies gilt auch für Dateien, die auf PCs/Laptops oder externen Speichermedien abgelegt werden.
Maximale Beträge für die Handkasse
Bargeldspenden dürfen nur bis maximal 1000 € entgegengenommen werden, und dies auch nur, wenn Name und Mitgliedsnummer und/oder vollständige Adresse bekannt ist. Der Zuwender ist auf dem Beleg auch mit Name und Mitgliedsnummer und/oder vollständige Adresse gut lesbar zu notieren und im Kassenbuch einzutragen.
Sind Name und Mitgliedsnummer bzw. vollständige Adresse nicht bekannt, so dürfen auf keinen Fall Bargeldspenden über 500 € entgegengenommen werden. Sollte dies dennoch einmal geschehen, ist unverzüglich der Bundesschatzmeister zu informieren, dieses Geld ist dann an den Bundestag abzuführen. Wenn dies unterlassen wird, wird vom Bundestag eine Strafzahlung verhängt.
Der Inhalt der Handkasse sollte 300 € nicht überschreiten. Spätestens, wenn dieser Betrag überschritten wird, ist eine Einzahlung auf das Bankkonto der Gliederung notwendig, sofern der Betrag nicht kurzfristig durch eine entsprechende Ausgabe wieder reduziert wird. Dabei ist es unbedingt zu bevorzugen, das Geld an einem Schalter der Kontoführenden Bank einzuzahlen.
Bei Banken ohne Filialnetz ist dies nicht immer möglich. Bareinzahlungen bei fremden Banken auf das Parteikonto ist dann meistens mit (teils hohen) Gebühren verbunden. Die GLS Gemeinschaftsbank e.G. hat zwar eine Kooperation mit der Reisebank, die über ein dichtes Filialnetz verfügt, aber auch hier kostet eine Einzahlung derzeit 5 € Gebühr je angefangene 5000 €.
Wenn es keine andere Möglichkeit gibt, oder wenn die Gebühren für den Betrag unverhältnismäßig hoch sind (und nur dann), kann der Schatzmeister eine Überweisung von seinem Privatkonto auf das Parteikonto durchführen, und dann diesen Betrag aus der Handkasse erstatten. Dabei ist auf eine besonders saubere Dokumentation des Vorganges mittels Belegen zu achten. Die Entnahme aus der Handkasse darf erst erfolgen wenn sicher ist, dass die Überweisung auch wirklich durchgeführt wird (insbesondere bei Konten wichtig, die im „roten Bereich“ sind!). Aus dem Verwendungszweck der Überweisung muss eindeutig hervorgehen, dass dies ein Übertrag aus der Handkasse ist, insbesondere darf nicht der Eindruck entstehen, dies sei eine Spende.
Kassenzählung
Der Inhalt einer Handkasse muss regelmäßig gezählt werden. Ein Pflichttermin dazu ist der Jahreswechsel. Bevor der erste Geldeingang oder Geldausgang im neuen Jahr stattfindet, muss der Inhalt der Kasse gezählt und schriftlich festgehalten werden. Dabei ist nicht nur der Gesamtbetrag, sondern auch jede Stückelung zu notieren. Als Vorlage kann folgendes Formular verwendet werden:
Datei:Kassenaufnahmeprotokoll.ods
Weiterhin sind Kassenzählungen notwendig bei Kassenprüfungen und bei Übergabe der Handkasse. Wenn regelmäßig mehrere Kassenbewegungen im Monat stattfinden, ist mindestens einmal im Monat eine Zählung durchzuführen. Bei besonderen Ereignissen, die zu außergewöhnlichen Kassenbewegungen geführt haben, ist eine Zählung am Tagesende zu empfehlen.
Zum Jahreswechsel und bei Zählungen zwischendurch genügt es, wenn die kassenführende Person das Protokoll unterzeichnet. Bei einer Kassenprüfung ist die Unterschrift der Prüfer notwendig. Bei einer Kassenübergaben haben beide beteiligte Personen zu unterschreiben und beide eine Kopie zu erhalten.
Wenn bei einer Zählung eine Differenz des Kassenbestandes zum Kassenbuch festgestellt wird, so sollte zuerst einmal überprüft werden, ob die Differenz durch ein fehlenden Beleg erklärt werden kann. Hier ist eine häufige Kassenzählung nützlich, da die Erinnerungen an die Kassenbewegungen eher vorhanden sind, als wenn diese nur einmal zum Jahresabschluss erfolgt. Wenn die Differenz so eindeutig geklärt werden kann ist ein entsprechender Eigenbeleg auszustellen:
Ist die Differenz nicht sofort zu klären, so ist eine Kassendifferenz zu buchen und auch wieder ein entsprechender Eigenbeleg zu erstellen. Es ist also hier das Kassenbuch und der Belegstand über eine Korrekturbuchung an den Kasseninhalt anzupassen, und nicht der Kasseninhalt an das Kassenbuch!