HowTo Mitgliedermails versenden

Auf dieser Seite werden Möglichkeiten festgehalten, wie Massen-E-Mails an Mitglieder versandt werden können, ohne in Limits zu laufen und möglichst keine Spamfilter zu treffen.

Cleverreach

Die BundesPR hat einen Cleverreach-Account, womit Newsletter und Mailings verschickt werden können. Um eine Mail zu verschicken, muss die BundesPR angeschrieben werden.

Vorteil: Cleverreach kümmert sich um den Versand.
Nachteil: Es kostet Geld und die Anzahl der Empfänger·innen ist durch den Tarif begrenzt. Außerdem ist ein Versand nach Untergliederung und weiteren Filtern schwierig, da die Daten nicht automatisiert mit der Mitgliederverwaltung abgegelichen werden.

Grün/eVEWA

Die Mitgliederverwaltung von Grün ermöglicht es, gezielt Mails an Untergliederungen oder Regionen zu verschicken. Das können alle GenSeks (mit Account) durchführen (begrenzt auf ihren Verantwortungsbereich).

Vorteil: Ein gezielter Versand ist für alle GenSeks möglich. Es gibt keine Limits beim Versand der Mails. Die Daten werden mehrfach täglich mit dem Sage abgeglichen.
Nachteil: Die MV von Grün gibt es noch nicht. Die Mitgliederverwaltung ist derzeit im Aufbau und frühstens ab Sommer 2023 verfügbar.

Zwischenlösung: Versand über Wordpress-Plugin Noptin Newsletter

Als Zwischenlösung wurde für den Bundesvorstand ein zusätzlicher Cloudserver bei Hetzner eingerichtet, welcher das Wordpress-Plugin Noptin Newsletter für den Versand benutzt. Aus Datenschutzgründen werden die Mitgliederdaten dort jeweils nur während des Versands von Mails vorgehalten. Das System ist vorangig für Einladungen zu Parteitagen und Aufstellungsversammlungen gedacht.

HowTo

Nur der Bundesvorstand in Zusammenarbeit mit der Mitgliederverwaltung kann darüber E-Mails versenden. Die E-Mails gehen über vorstand@piratenpartei.de raus.

Mitgliederdaten laden

Einen Datendump als CSV bei der Mitgliederverwaltung/beim Beitragskonto anfordern.
Einloggen unter vorstandsmail.piratenpartei.de/wp-admin/.
Im Backend auf Noptin Newsletter > Abonnenten gehen und den Tab Import auswählen.
Datei auswählen und Update existing subscribers ausgewählt lassen. Continue anklicken.
Im nächsten Schritt werden die Felder aus der CSV auf die Felder im Mailsystem gemappt. Diese Felder brauchen wir später in der E-Mail als Platzhalter. Die meisten Felder werden automatisch richtig belegt, einige sind manuell einzurichten:
- Vorname > Name2
- Nachname > Name1
- ID > Adresse
Setze eMail-Status auf Mark all as confirmed.
Import klicken und warten. Der Import von 5.000 Datensätzen dauert ~3min.

! Sollte gerade ein Versand (Kampagne) laufen, dann ändere nicht die Mitgliedsdaten!
Sollten noch Mitgliedsdaten vorhanden sein, lösche diese um Inkonsistenzen zu vermeiden:
- Im Backend zu Noptin Newsletter > Werkzeuge gehen.
- Alle Abonnenten löschen durchführen.

Mail verschicken

Einloggen unter vorstandsmail.piratenpartei.de/wp-admin/.
Im Backend auf Noptin Newsletter > Kampagnen gehen.
New Campaign und Send email auswählen.
Oben den E-Mail-Betreff eintragen. Dabei die Mitgliedsnummer mit angeben, damit bei Antwortmails eine bessere Zuordnung möglich ist.
Bei Email Content die Nachricht verfassen. Die bei Import definierten Felder können nun als Platzhalter verwendet werden mit [[ und ]]. Darauf achten, dass die Felder hier klein geschrieben werden und der Name mit [[first_name]] [[last_name]] angegeben wird.
Bei Template die Einstellung Plain unbedingt belassen, da dieses clean ist und keine Fonts etc. nachlädt.
Auf der rechten Seite die Nachricht erstmal speichern mittels Save Draft.
- Damit öffnet sich eine Statusmeldung im oberen Bereich, auf der man Preview auswählen kann und nun eine Voransicht der E-Mail mit den ausgefüllten Platzhaltern erhält. Somit lässt sich gut prüfen, ob alle Platzhalter richtig benannt wurden.
Wenn alles stimmt, dann klicke auf Send und das Plugin nimmt die Arbeit auf.
- 5.000 Mails brauchen ca. 1 Stunde.
Wenn der Versand durch ist, die Mitgliedsdaten wieder löschen:
- Im Backend zu Noptin Newsletter > Werkzeuge gehen.
- Alle Abonnenten löschen durchführen.