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Untergruppen in der AG Verwaltung NRW

Übersicht

• Eine aktuelle Übersicht der Untergruppen der AG Verwaltung NRW mit ihren jeweiligen Aufgaben:

Organigramm der AG Verwaltung

Allgemeines

• Die Untergruppen wurden nicht gegründet um den einzelnen Piraten für immer fest in einer bestimmten Untergruppe zu plazieren.
• Ein Wechsel eines Piraten zwischen den Untergruppen ist nach Bedarf möglich, muss aber in der Sitzung der AG Verwaltung NRW abgestimmt werden - einfach Mehrheit der anwesenden AG Mitglieder reicht.
• Jede UG ist in der AG Verwaltung NRW gleichberechtigt.
• Jeder UG steht es frei sich eigene Arbeitsprozesse zu definieren. Diese müssen aber in diesem Dokument veröffentlicht werden.

Kommunikation

• Jede Untergruppe kann für ihren Bereich innerparteilich kommunizieren, jedoch nicht für die gesamte AG Verwaltung NRW sprechen.
• Diese Kommunikation findet ausserhalb der AG vorzugsweise über den UG Sprecher statt.
• Innerhalb der AG Verwaltung NRW findet die Kommunikation frei von Untergruppen statt.
• Jede UG wählt ein Kommunikationsmittel mit dem alle Mitglieder einer UG eingebunden werden.
• Es besteht die Pflicht Änderungen und Neuerungen in der jeweiligen UG zu kommunizieren.

Berichte

• Von jeder UG ist mindestens ein Pirat bei der Sitzung der AG Verwaltung NRW anwesend. Dabei muss es sich nicht zwingend um den Sprecher einer Untergruppe handeln. Die Anwesenheit des Sprechers ist aber wünschenswert.
• Jede UG berichtet in dem Treffen der AG Verwaltung NRW kurz über die Aktivitäten der vergangenen Zeitperiode seit dem letzten Treffen.

Arbeitsprozesse der AG Verwaltung NRW (themenspezifisch)

Prüfung der Crews

(Dieser Arbeitsprozess ist UG übergreifend)

Protokolle

Was sollte im Protokoll vorhanden sein?

• Ort und Termin des Treffens.
• Genehmigung des letzten Protokolls.
• Die Feststellung, dass die Sprecher ihren Aufgaben ausreichend nachgekommen sind.
• Aufnahme neuer Crewmitglieder - wenn passiert.
• Austritt von Crewmitgliedern - wenn passiert.
• Ort und Termin des nächsten Treffens.

Bei Fehlern oder fehlenden Protokollen

• Erstes Schreiben an einen oder beide Crewsprecher mit der Bitte um die Berichtigung oder Nacherstellung der fehlenden oder fehlerhaften Protokollen.
• Innerhalb von 7 Kalendertagen keine Antwort, zweites Schreiben an die Crewsprecher.
• Innerhalb von sieben weiteren Kalendertagen keine Antwort, drittes und letztes Schreiben an die Crewsprecher mit Ankündigung den Vorstand über die Situation zu informieren.
• Nach einer Frist von weiteren sieben Kalendertagen wird die Crew automatisch an den Vorstand gemeldet ohne es erneut in einer Sitzung der AG Verwaltung ansprechen zu müssen.

Mitgliedschaft (UG Verwaltung)

• Wurde festgestellt, dass in der Crew unbekannte Mitglieder sind, die nicht per eMail (Mitglieder [at] Piratenpartei-nw [dot] de) an die AG Verwaltung gemeldet wurden, werden die Crewsprecher um eine Stellungnahme gebeten.
• Erfolgt innerhalb von sieben Kalendertage keine Reaktion, wird ein letzter Versuch der Kontaktaufnahme per eMail unternommen.
• Nach weiteren sieben Kalendertagen ohne Reaktion wird der Vorstand über die Situation informiert und eine Löschung dieses Mitgliedes aus der Crew empfohlen.

Finanzen (UG Finanzen)

• Die Bezahlung der Mitgliedsbeiträge wird vom Schatzmeister oder einer Person seines Vertrauens geprüft.
• Hat ein Mitglied einer Crew noch nicht bezahlt, wird das entsprechende Mitglied per eMail angeschrieben und um die sofortige Zahlung des Beitrages gebeten (Frist 5 Kalendertage).
• Sollte nach sieben Kalendertagen keine Reaktion erfolgt sein – per eMail oder auf dem Bankkonto der PP, wird das Mitglied per Briefpost angeschrieben und die Crewsprecher über die Situation informiert mit der Bitte das Crewmitglied an die Zahlung zu erinnern.
• Weitere sieben Kalendertagen ohne Zahlungseingang bedeuten den automatischen Austritt aus der Crew, da es sich somit um kein ordentliches Mitglied der Piratenpartei handelt und die Mitgliedschaft lt. Satzung §1 Abs 1 der Crewordnung nur ordentlichen Mitgliedern der PP gestattet ist. In diesem Zusammenhang werden die Crewsprecher auch um Löschung des Mitglieds von der Crewseite gebeten.
• Sollte die Löschung des Mitgliedes nicht unverzüglich (max 2 Kalendertage) durch die Crew selbst erfolgen, wird die AG Verwaltung die Löschung vornehmen und die Verweigerung dem Vorstand melden.

Arbeiten im Request Tracker

Ticketbezeichnungen (steht noch zur Abstimmung)

Zur besseren Übersicht werden neue Tickets als erstes entsprechend ihres Inhalts umbenannt. Dabei gilt folgendes Schema:

<Kennwort> <Vorname> <Name>

Z.B. "Mitgliedsantrag Peter Mustermann" oder "Austritt Max Müller"

Kennworte:

• Anfrage

Ein Mitglied hat Fragen zu seinem Mitgliedsstatus, möchte seine Mitgliedsnummer wissen, etc.

• Austritt

Ein Mitglied möchte aus der Piratenpartei austreten.

• Beitragsminderung

Ein Mitglied möchte den verminderten Mitgliedsbeitrag bezahlen.

• Daten

Ein Mitglied möchte seine Daten ändern, insbesondere seine Anschrift, aber auch z.B. seine Email-Adresse.

• Mitgliedsantrag

Eine Person möchte Mitglied der Piratenpartei werden.

• Mailbestätigung

Ein neues Mitglied antwortet auf die Willkommensmail und bestätigt die Korrektheit seiner Email-Adresse.

• Unzustellbar

Die Mail-Adresse eines Mitglieds funktioniert nicht mehr, und der Mailserver wirft Fehlermeldungen.

Versendung von Einladungen

• Sofern diese nicht von einer Unterorganisationseinheit (KV, BV, Piratenbüro, usw) erledigt werden können gehören sie in die Queue Verwaltung.
  • Sollte eine Anfrage aus einem Bereich einer Unterorganisationseinheit kommen, dann ist dieses Ticket der UG Organisationseinheiten zu überstellen.
  • Die UG Organisationseinheiten wird dann diese Anfrage an den Kontaktpartner weiterleiten.
• Das spätesteste Versendedatum ist als Fälligkeitsdatum einzutragen. Das Datum sollte 4 Wochen + 2 Tage vor dem Veranstaltungstag sein.
• Das Ticket ist auf Priorität 10 zu setzen.
  • Sollte die Einladung bereits in den folgenden zwei Tagen nach Eingang im RT zu versenden sein, muss die Priorität auf 15 gesetzt werden und der Verwaltungspirat telefonisch darauf hingewiesen werden.
• Das Ticket wird dem Verwaltungspiraten mit Schreibrechten auf die Mitgliedsdatenbank (Arndt) zugewiesen.
• Nach dem Versenden der Einladungen schliesst der Verwaltungspirat das Ticket.

Mitgliedsantrag

(Dieser Prozess gilt erst mal bis zur Einführung von PORT.)

• Die Tickets müssen in die Queue Verwaltung.
• Es ist zu prüfen ob der Antrag als pdf anhängt.
  • Falls nicht, muss Kontakt mit dem Absender per eMail aufgenommen werden um eine erneute Zusendung zu bitten.
  • Sollten Daten nicht lesbar sein, muss der Verwaltungspirat darüber informiert werden um eine Entscheidung zu treffen wie mit dem Antrag weiter zu verfahren ist.
• Es ist zu prüfen ob der Dateiname des pdf's folgender Namenskovention entspricht (<Name>_<Vorname>.pdf)
  • Sollte eine Einzugsermächtigung erteilt worden sein, sollte die Namenskonvention so aussehen (<Name>_<Vorname>_Einzug.pdf)
• Der Antrag muss nun in das CSV Format übertragen werden und als Kommentar dem Ticket angehängt werden.
• Der Verwaltungspirat mit Schreibrechten auf die Mitgliedsdatenbank (Arndt) bekommt das Ticket zugestellt.
• Der Verwaltungspirat übergibt das Ticket nach dem Eintrag in die Datenbank der AG Kommunikation. Diese wird die Begrüßungsmail an den Antragsteller versenden.

Frage nach Mitgliedschaft/Mitgliedsnummer

• Die Tickets müssen in die Queue Verwaltung.
• Jedes Mitglied der UG Verwaltung übernimmt das Ticket selbst.
• Abgleich mit den Mitgliedsdaten.
  • Bei fehlender Eintragung wird beim Verwaltungspiraten mit Schreibrechten auf die Mitgliedsdatenbank (Arndt) nachgefragt. Ticket wird ihm übergeben.
  • Der Verwaltungspirat sendet die Antwort an den ürsprünglichen Bearbeiter des Tickets zurück.
• Dem Mitglied wird die Mitgliedsnummer oder die Gründe für die Probleme mitgeteilt.
• Das Ticket wird geschlossen, egal ob abschliessend beantwortet. Denn wenn eine Rückfrage kommt, ist es leichter zu erkennen, da es automatisch wieder vom System geöffnet wird.

Anträge auf verminderten Beitrag

• Die Tickets müssen in die Queue Verwaltung.
• Der Verwaltungspirat mit Schreibrechten auf die Mitgliedsdatenbank (Arndt) bekommt das Ticket zugestellt.
• Das Ticket ist auf Priorität 5 zu setzen.
• Der Verwaltungspirat prüft den Grund der Minderung und entscheidet ob die Begründung ausreicht.
  • Sollten diese nicht ausreichen, wird der Verwaltungspirat weitere Informationen vom Antragsteller anfordern.
• Der Verwaltungspirat übergibt nach dem Eintrag in die Datenbank einem Mitglied der UG Verwaltung das Ticket, damit dieser den Antragsteller über die erfolgreiche Durchführung informieren kann.
• Das Ticket ist danach zu schliessen.

Adressänderung eines Mitglieds

• Die Tickets müssen in die Queue Verwaltung.
• Der Verwaltungspirat mit Schreibrechten auf die Mitgliedsdatenbank (Arndt) bekommt das Ticket zugestellt.
• Das Ticket ist auf Priorität 3 zu setzen.
• Der Verwaltungspirat übergibt nach der Änderung der Daten in der Datenbank einem Mitglied der UG Verwaltung das Ticket, damit dieser den Antragsteller über die erfolgreiche Änderung informieren kann.
• Das Ticket ist danach zu schliessen.

Bestätigungsmail der eMail-Adresse neuer Mitglieder

• Die Tickets müssen in die Queue Verwaltung.
• Die Tickets erkennt man eigentlich immer an der Betreffzeile: "Re: Willkommen an Bord der Piratenpartei"
• Diese Tickets werden dem Verwaltungspiraten mit Schreibrechten auf die Mitgliedsdatenbank (Arndt) zugewiesen.
• Nach der Eintragung wird das Ticket vom Verwaltungspiraten geschlossen.
  • Sollten Rückfrage des neuen Mitglieds in der Mail vorhanden sein, wird der Verwaltungspirat das Ticket einem Mitglied der UG Verwaltung zuweisen.
  • Nach der Beantwortung der Fragen durch das UG Mitglied wird das Ticket geschlossen, egal ob es abschliessend beantwortet wurde. Denn wenn eine erneute Rückfrage kommt, ist es leichter zu erkennen, da es automatisch wieder vom System geöffnet wird.

Anfrage nach Spendenquittungen (steht noch zur Abstimmung)

• Die Tickets müssen in die Queue Schatzmeister.
• [MUSS NOCH DEFINIERT WERDEN]

Anträge auf Belastung eines Crewkontos (steht noch zur Abstimmung)

• Die Tickets müssen in die Queue Schatzmeister.
• [MUSS NOCH DEFINIERT WERDEN]

Arbeitsprozesse der UG Organisationseinheiten

1) Das hat der Anfragende in der eMail zu liefern.

• • Das Protokoll der Mitgliedervollversammlung oder das Gründungsprotokoll des Kreis- oder Ortsverbandes als Legitimation zum Erhalt der Daten muss eingereicht

werden.(Gegengezeichnetes Protokoll in der Wiki ist ausreichend).

• • Eine unterzeichnete Datenschutzerklärung muss vorliegen.

2)Die Liste muss von einem Mitglied der UG angelegt und auch betreut werden.

• • Die Mitgliederliste ist durch einen gewähltes Mitglied der UG Organisationseinheiten zu erstellen, sollte diese Tätigkeit keinen Freiwilligen finden, fällt die Erstellung der Mitgliederliste in den Aufgabenbereich des UG Sprechers.

3)Ein Verwaltungspirat mit Zugang zur Datenbank muss diese Liste an die UG Organisation liefern.

• • Die Weiterreichung der aktuellen Mitgliederzahlen und Mitgliedsdaten an die UG Organisationseinheiten hat durch den Sprecher der AG Verwaltung stattzufinden.

4) Die UG muss Zuständigkeiten definieren, wie sie diese Arbeit auf die Mitglieder der UG aufteilen möchte und wie sie Standardfragen beantworten möchte.

• • Die Kommunikation zu den Kreis- und Ortsverbänden findet über den UG Sprecher

sowie dessen Vertretung der UG Organisation statt.

• • Alle anderen Mitglieder der UG Organisation sind als Helfer zu verstehen und

für die Pflege der Mitgliederlisten zuständig.

• • Es empfiehlt sich eine FAQ zu erstellen in der Häufig gestellte Fragen

beantwortet werden, dies erleichtert den Informationsaustausch und spart Zeit.