Presse/Handbuch/Presseversand
HowTo - Versand von Pressemitteilungen mit CleverReach
Wer oder was ist CleverReach?
CleverReach (http://www.cleverreach.de/frontend/) ist ein Webdienst / Dienstleister und dementsprechend kostenpflichtig.
Wir haben uns für einen externen Dienstleister entschieden, da so sichergestellt werden kann, dass Mails auch zugestellt werden und unsere eigenen Mailserver nicht auf Spam-Blacklisten landen. Weiterin können wir so sicherstellen, dass wir auch bei Ausfällen unserer Infrastruktur weiterhin in der Lage sind, Pressemitteilungen zu versenden. Dies konnte in der Vergangenheit bei Wahlen oder BPTs durch DDOS Attacken nicht immer garantiert werden.
Ziel und Nutzen einer gemeinsamen Pressedatenbank
Kern von CleverReach (in einfacher Form) und SugarCRM (in erweiterer Form) ist eine Datenbank von Pressekontakten. Pressekontakte sind entweder Medien (wie Agenturen, Fernsehsender, Blogs, etc) oder konkrete Redakteure. Im SugarCRM ist eine erweiterte Beziehungspflege möglich: Das heißt z.B., zu jedem Kontakt können Kontaktmöglichkeiten und weitere individuelle Informationen hinterlegt werden. Weiterhin können über Log- und Notizbuch Informationen über die einzelnen stattgefundenen Kontakte hinterlegt werden. Es ist so möglich, nachzuvollziehen, wer zuletzt mit ihm in Kontakt getreten ist, falls Rückfragen kommen. Es können auch Termine in der Zukunft notiert werden, um festzuhalten, dass man nach einer bestimmten Zeit bei einem Thema nachhaken wollte oder dass der Pressekontakt noch auf bestimmte Informationen wartet.
Ein Verzeichnis mit Pressekontakten zu führen ist eine wichtige Aufgabe jedes Presseverantwortlichen. Leider werden diese bisher überwiegend in privaten Adressbüchern oder in jeder Gliederung nach einem eigenen System geführt. Ein gemeinsames standardisiertes Verzeichnis von Pressekontakten, angereichert mit weiteren Informationen, stellt sicher, dass jeder Pressepirat immer die Informationen hat, die er zum Arbeiten braucht, vor allem, wenn er die Nachfolge eines anderen antritt, und dort, wo mehrere Pressepiraten (egal ob auf der gleichen oder mehreren Ebenen) zusammen arbeiten.
Wie bekomme ich Zugang zum Versandtool (CleverReach)?
Du bekommst Zugang zu CleverReach, wenn folgende Dinge erfüllt sind:
Die Zugangsfreigabe zum CleverReach erfolgt über die POE unterliegt den unten aufgeführten Kriterien.
· Jeweils nur 2. Zugänge Pro LV
· Datenschutzerklärung
· Unterschriebene Zusatzvereinbarung über das Veröffentlichungsrecht.
· HowTo CleverReach
Welche Zugriffsrechte erhältst Du?
1. Du erhältst ausschließlich Zugriff auf den Presseverteiler Deines Landesverbandes.
2. CleverReach verfügt über ein Rechte-Management (CRM). In Rücksprache mit Deinem Presse-Beauftragten einen Zugang mit den für Dich notwendigen Rechten (in den meisten nur "einfache" Rechte als Redakteur und/ oder mit Nutzung der wesentlichen Mailing-Optionen).
Eigene Gruppe für den Presseverteiler anlegen
Über "Empfänger -> Gruppen" kannst Du Deinen eigenen Verteiler befüllen. Du kannst Daten über verschiedene Wege (Datei, URL, FTP, Sync-Funktionen mit anderen Systemen etc.) importieren
Pressemitteilungen verschicken
1. Du gehst auf der Startseite auf das linke Feld "Neu anlegen". Hier wählst Du "Einmalige E-Mail-Kampagne" aus.
2. Du wirst im folgenden durch ein Menü geleitet. Zuerst musst Du die Grundeinstellungen für Dein Mailing vornehmen, dann die Vorlage wählen und den Inhalt (also den PM Text inklusive Abbinder etc.) einfügen, Testmail und dann die richtige Mail verschicken. Konkret:
3. Zielgruppe: Wähle Deinen Verteiler aus. In der Regel findest Du dort nur die für Dich freigegebenen Verteiler
4. Informationen: Gib hier die grundlegenden Daten für Deine E-Mail ein (Projektname, unter dem die Mail abgelegt wird; Betreff der E-Mail; Absendemail; Absendername etc.)
5. Tracking & Optionen: Deaktiviere alle Trackingoptionen. Wir tracken nicht.
6. E-Mail-Vorlage: Wir verwenden "Nur Text", damit Redakteure die gesendeten Informationen leicht verarbeiten können. Bei entsprechenden Kenntnissen kannst du Dir natürlich auch eine eigenen HTML-Vorlage bauen.
7. Vorschau-Mail: CleverReach zwingt Dich dazu, eine Vorschau-Mail zu senden. Du kannst so selbst überprüfen, ob die Mail so, wie Du es möchtest, verschickt wird.
8. Senden / Freigabe: Setze die drei Häkchen unten auf der Seite
0. Auf Wunsch können für die Gliederungen jeweils eigene An. und Abmeldeformulare für die eigene Webseite zur Verfügung gestellt werden. Ansprechpartner ist der IT-Support.
Zielen statt fluten
Journalisten und Redaktionen möchten nicht mit Pressemeldungen zugeflutet werden, die sie nicht interessieren. Passiert das in zu großem Maße, indem alle Meldungen einfach blind an alle Kontakte verschickt werden, kann es passieren, dass Mitteilungen der Piratenpartei irgendwann gar nicht mehr gelesen werden. Um dies zu verhindern, könnt Ihr Eure Verteilergruppen in CleverReach segementieren oder auch unterschiedliche Gruppen für unterschiedliche Themen anlegen.
Zeitgesteuerter Versand nach festem Termin
Ihr könnt Eure Pressemitteilungen mit CleverReach sofort versenden oder aber auch einen gewünschten Sendetermin angeben, zu dem die Pressemitteilung verschickt werden soll. So ist es möglich, Pressemitteilungen wirklich zu den für Redaktionen besten Zeiten (meist morgens) zu verschicken ohne das jemand noch einmal z.B. ans Frühe aufstehen denken muss.
Wildern nicht erlaubt
Die Piratenbundespresse wird sich beim Versenden von Mitteilungen bewusst auf bundesweit agierende Agenturen und Medien beschränken. Wer also auf Landes- oder Kreisebene einen eigenen Pressekontakt einträgt, muss nicht befürchten, dass dieser mit Meldungen von der Piratenbundespresse zugespamt wird. Entsprechend sollten auch Pressepiraten auf Landesebene nicht (ohne Absprache) mit den von untergeordneten Pressepiraten eingetragenen Kontakten kommunizieren. Allerdings ist es zu empfehlen, dass lokale Presseansprechpartner anhand der Themen-Labels schauen, ob Bundespressemeldungen nicht auch lokale Kontakte interessieren könnten.
FAQ zu CleverReach
Alle weiteren Fragen beantwortet Dir sicher das FAQ von CleverReach: http://support.cleverreach.de/forums. Insgesamt ist das System aber sehr intuitiv und selbsterklärend.