Benutzer:Tomtar/Entwuerfe/Schatzmeistererfahrungen

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14 Empfehlungen eines Ex-Kreisschatzmeisters

Hinweis: Der folgende Text wurde am 13.10.2013 per Email an Immo C. Reichardt, Schatzmeister des KV rastatt/Baden-Baden, geschickt. Kein Anspruch auf Aktualität. 


Date: Sun, 13 Oct 2013 20:39:48 +0200
From: Ingo Garz <ingo.garz@piraten-rastatt.de>
Subject: 14 Empfehlungen eines Exschatzmeisters

-von Ingo Garz-

Glossar
AFAIK = As far as I know
KV = Kreisverband/Kreisvorstand
LV = Landesverband/Landesvorstand
Schatzi = Flauschige Abkürzung für "Schatzmeister"


1. Offizielle Anweisungen sind
   Parteiengesetz [1],
   Bundessatzung [2], besonders der Abschnitt "Finanzen",
   Landessatzung [3], besonders der Abschnitt "Finanzen",
   Kreissatzung [4], besonders der Abschnitt "Finanzen".
   Es gilt also, was in Parteiengesetz und Satzung steht. Da dort
   keine Howtos für Kontoführung und Buchung drinstehen, gilt außerdem
   de facto was der amtierende Bundes-, Landes- und Kreisschatzmeister
   sagt (in dieser Reihenfolge).
   Anleitungen in Wiki, Pads und von Exschatzmeistern -mich
   eingeschlossen- können stimmen, müssen aber nicht. Um verlässliche
   Informationen zu erhalten, sind mindestens Satzung,
   Landesschatzmeister und Bundesschatzmeister zu konsultieren
   (in dieser Reihenfolge) bzw. deren Aussagen heranzuziehen.
   Auf der Verwaltungsliste [5] eingestellte Informationen sind
   prinzipiell verlässlich, wenn sie von einer der genannten Personen
   stammen (Amtsfunktion der Autoren prüfen!) Aber es gilt auch hier:
   Auch 'hochrangige' Schatzmeister sind Menschen und können
   -manchmal- irren.

2. Vertraulichkeit. Belege, Zahlungseingänge, Mitgliedsbeiträge und
   Spenden sind persönliche Daten und dürfen nur berechtigten Personen
   mit Datenschutzerklärung
   zur Verfügung gestellt werden: Bundesschatzmeister,
   Landesschatzmeister, Kassenprüfer, vom Vorstand ernannte Beauftragte
   mit unterschriebener Datenschutzerklärung [6]. Falls Belege,
   Buchungssätze o.ä. per Email übertragen werden, so ist zwingend
   Verschlüsselung einzusetzen (PGP). Nur der Empfänger und der Absender
   dürfen die EMail lesen können. Am Stammtisch und sonst in der
   Öffentlichkeit wird nicht über personenbezogene Daten geredet.
   Einzige Ausnahme: Es handelt sich um Ausnahmen nach Parteiengesetz
   und Satzung, dazu später mehr, insbesondere Punkt "Spenden".

3. Rechenschaftsbericht. Der Abschluß für das laufende Jahr ist für KVs
   spätestens zum 31.03. des nächsten Jahres beim Landesschatzmeister
   des Landesverbandes einzureichen. Der daraus erstellte
   Rechenschaftsbericht ist vom amtierenden Schatzmeister zu
   unterschreiben. Parteienfinanzierung für die Bundespartei gibt
   es erst, wenn der Bundesverband, alle Untergliederungen des
   Bundesverbandes und der Landesverbände ihre Rechenschaftsberichte
   unterschrieben haben und der Bundesverband daraus einen
   Gesamtbericht angefertigt hat, dieser wird dann beim Bundestag
   eingereicht. Es ist Amtsenthebungsgrund, wenn ein Schatz-
   meister den in seiner Amtszeit erstellten Rechenschaftsbericht nicht
   unterschreibt. Landes- und Bundesschatzmeister werden bis hin zur
   Auflösung des KVs gehen, um die Unterschrift des
   Rechenschaftsberichtes notfalls durch den Landes- oder
   Bundesschatzmeister zu erreichen. Rein inhaltlich wird der
   eigentliche Rechenschaftsbericht zentral vom Land erstellt anhand
   des SAGE-Abschlusses und der Belege -zumindest war das bei mir so-.
   Du musst nur unterschreiben. Es gilt als "höflich", den Abschluß
   deutlich vor dem 31.03. zu machen, damit der Landesschatzmeister
   mehr Zeit hat sich die Sachen (Hauptbuch, Belege, Kassenbuch,
   Inventar, Haushalt) anzusehen und evtl. korrigierendes Feedback
   zu liefern. Seit es SAGE gibt, gilt ohnehin das Gebot,
   alle Buchungen zeitnah zum Belegeingang in SAGE einzutragen.

4. Belege. Es gilt der Grundsatz: "Keine Buchung ohne Beleg".
   Buchungen, für die es keine Belege in Form z.B. von Spendeneingang
   auf dem Kontoauszug, einen gültigen und vom Vorstand zuvor
   genehmigten Reisekostenantrag, Quittungen etc. gibt, sind nichtig.
   Belege sind ordnungsgemäß zu führen: Üblicherweise
   -und ich spreche hier von dem, was in meiner Amtszeit üblich war-
   bringt man sie mit ablösbarem Kleber (Kleberoller) auf A4-Papier
   auf, schreibt am besten mit (radierbarem) Bleistift eine
   fortlaufende Belegnummer unter den Beleg auf das Papier und heftet
   dieses im Belegordner ab. Keine Heftklammern. Belege sollten
   ausserdem eingescannt und verschlüsselt gespeichert werden
   (Truecrypt) sowie an den Landesverband verschlüsselt weitergeschickt
   werden. Belege müssen an den Landesschatzmeister übermittelt werden,
   allerspätestens mit dem Abschluß am Jahresanfang und vor dem 31.03.
   Belege sind nicht das Eigentum des KVs/Kreisschatzmeisters.
   "Datenschutz" ist kein Argument, Belege zurückzuhalten. Der
   Datenschutz wird durch den übergeordneten Schatzmeister garantiert.
   Es ist Amtsenthebungsgrund, wenn ein Schatzmeister seine Belege
   nicht abgibt. Bundes- und Landesvorstand werden alle zur Verfügung
   stehenden rechtlichen Mittel nutzen, um auf schnellstmöglichstem Weg
   an die Beleg säumiger Kreisschatzmeister zu gelangen.
   Der am Jahresanfang abzugebende Belegordner enthält die
   Originalbelege, von diesen müssen -weil z.B. Thermopapier zum
   Ausbleichen neigt- Kopien gemacht werden. Diese Kopien verbleiben
   beim Kreisschatzmeister.

5. Kassenprüfung. Diese ist zwingend vor dem jeweils nächsten
   Kreisparteitag durchzuführen, um eine Entlastung des Vorstandes zu
   erreichen. Äußerst empfehlenswert ist es, sie auch vor der
   Erstellung des Rechenschaftsberichtes durchzuführen. Je mehr
   zugelassene Augen über die einzureichenden Buchungssätze + Belege
   gehen, umso besser. Am besten wird sie unterjährig
   durchgeführt. Für die Kassenprüfung gibt es im Wiki eine halbwegs
   brauchbare Anweisung [7]. Zur Kassenprüfung lädt der Kreisschatz-
   meister üblicherweise aus eigener Initiative ein. Kassenprüfer
   haben allerdings das Recht, jederzeit Einsicht in die Buchführung
   und die Kasse zu verlangen. Ein "zeig mal" des Kassenprüfers darf
   nicht verwehrt oder verschleppt werden.

6. Buchung. Buchungen werden mit SAGE vorgenommen. Excel-Listen waren
   zu meiner Amtszeit teilweise noch "üblich", sind jetzt aber bei
   Gliederungen, die selber buchen, nicht mehr zugelassen. SAGE kann
   Importe aus Excel heraus zwar vornehmen (Vorlagen dafür existieren
   im Wiki oder im SAGE-Pad [8]), das ist aber heute nicht mehr der
   "übliche" Weg, um Buchungen in SAGE vorzunehmen - und man kann den
   Abschluß ohnehin nur über das SAGE-Interface machen. Anders gesagt,
   seit Jahreswechsel 2012/2013 hat die Piratenpartei eine zentrale,
   einheitliche Buchungssoftware und Mitgliederverwaltung.
   Nicht nur in den alten Excellisten, auch in SAGE gilt das Prinzip
   "Soll an Haben": Buchungen finden immer zwischen den Konten "Soll"
   und "Haben" statt (doppelte Buchführung, Erfassung aller Geschäfts-
   vorgänge mit zwei Konten, Sachkontenführung). Eine Buchung im Soll
   von Konto x bedeutet einen Zugang in x, eine Buchung im Haben von
   Konto x bedeutet eine Belastung von Konto x. Für die Personenkonten
   von Mitgliedern gilt, dass die Summe aller Buchungsvorgänge von Soll
   und Haben gleich null sein muss (so zumindest
   meine Interpretation der mir geläufigen Beispielbuchungen).
   Kontennummern sind durch einen 2010 erstellten Kontenrahmen
   ("Musterkontenrahmen" [9]) verbindlich vorgegeben. Zu jedem Ausgabe-
   und Einnahmezweck gibt es eine Kontonummer im Kontenrahmen. Und gibt
   es sie nicht, so muss sie gefunden werden. Buchungen ohne Konto und
   Gegenkonto sind unzulässig. Übliche Kontennummern sind im KV
   (kein Anspruch auf Vollständigkeit):
   1000 (Kasse Schatzmeister),
   5000 (Mitgliedsbeiträge),
   5101 (Spenden nat. Pers. bis 3300€),
   5111 (bei Spenden nat. Pers. über 3300€ ist hier der Betrag über
        3300€ zu buchen),
   5130 (Aufwandsspende),
   5160 (zweckgebundene Spenden),
   5600 (Zuschüsse von Bundespartei - kann AFAIK auch für den an den
        KV überwiesenen Anteil a.d. Parteienfinanzierung verwendet
        werden, ansonsten für Parteienfinanzierung 5450-5452
        nehmen),
   5601 (Zuschuss von Landespartei),
   6190 (Ausgabe Porto),
   6250 (Nebenkosten Geldverkehr),
   6301 (Kosten Parteitag),
   6322 (Werbemittel - z.B. T-Shirts, Fahnen),
   6340 (Allg. politische Arbeit - Reisekosten Übernachtung),
   6341 (Allg. politische Arbeit - Reisekosten Fahrtkosten),
   6342 (Allg. politische Arbeit - Reisekosten Verpflegungs-
        pauschale),
   6400 (Ausgaben für Wahlkampf Werbung/Öffentlichkeitsarbeit),
   6410 (Wahlkampf - Reisekosten Übernachtung),
   6411 (Wahlkampf - Reisekosten Fahrtkosten),
   6412 (Wahlkampf - Reisekosten Verpflegungspauschale),
   6461 (Kosten für Druckschriften Wahlkampf),
   usw. Mit diesen 20 Konten können ca. 90% der anfallenden KV-
   Buchungen verarbeitet werden, der Rest muss aus dem Kontenrahmen
   herausgesucht werden. Für SAGE Office Line (OL) sind vor und
   hinter die Kontennummer noch eine 0 zu stellen, aus 6342 wird
   somit 063420. Für SAGE sind Kostenstellen, Buchungskreise und
   Debitorenkonten definert, diese müssen bei den Buchungen
   angegeben werden. Die Liste der Untergliederungen findet sich
   -keine Ahnung, ob aktuell oder nicht- unter [10]. Für unseren KV:
   Kostenstelle: T100022,
   Umlagekostenstelle: T200022,
   Gliederungskonto: D100022,
   Buchungskreis: 22
   Konto Volksbank Baden-Baden Rastatt 60358508: 012078 (???)
   Das von SAGE OL verwendete Bankkonto für den KV weiß ich nicht,
   deshalb nehmen wir mal für die folgenden Beispiel 012078 an analog
   der Angaben in [10]. Die Daten für den KV Rastatt/Baden-Baden
   sollten sich im laufenden SAGE Office Line (OL) finden, falls nicht,
   müssen sie angelegt werden. Infos dazu gibt die Schatzmeisterrunde
   in Mumble und der übergeordnete Schatzmeister.
   Wichtig ist auch: Zu jedem Buchungssatz gehört eine fortlaufende
   Belegnummer (siehe Punkt 4). Diese hatte bei mir das Format
   YYYYMMDD.NN, d.h. zwei am 30.08.2013 eingereichte Belege erhalten
   die Nummern 20130830.01 und 20130830.02. Der Schatzmeister ist
   prinzipiell frei, sein eigenes System zur fortlaufenden Nummerierung
   zu verwenden. Wie sehen nun Buchungen aus? Der Vollständigkeit
   halber gebe ich ein paar typische Buchungen einmal so an, wie sie in
   der Exceltabelle für den SAGE-Import angegeben werden und einmal
   das Endergebnis, wie es im Hauptbuch (Journal) am Ende auftaucht.
   In der Beispieldatei anbei hab ich mal diverse Buchungsvorgänge
   dargestellt wie man sie im Excel-Import und schließlich im 
   resultierenden Journal machen würde.
   Vereinfachte Beispiele:

   Bezahlung Bankgebühr
   Nr.   Soll   Haben   Betrag   OP-Name
   1     6250   012078  6,50€    -
   Anmerkung: Vom Voba-Konto "012078" wird 6,50€ für den Zweck "6250"
   aufgewendet.

   Materialanschaffung
   Nr.   Soll   Haben   Betrag   OP-Name
   1     6400   012078  50,0 €   [Rechnungsnummer]
   Anmerkung: Vom Voba-Konto "012078" wird 50€ für den Zweck "6400"
   aufgewendet.

   PShop
   Nr.   Soll      Haben   Betrag   OP-Name
   1     D100022   012078  50,0 €   [Rechnungsnummer]
   Anmerkung: Vom Voba-Konto "012078" wird 50€ ab die "Gliederung"
   D100022 (PShop) aufgewendet.

   Zuschuss vom Landesverband
   Nr.   Soll   Haben   Betrag   OP-Name
   1     12078  5601    200,0€   -
   Dem Voba-Konto wird 200€ vom LV gutgeschrieben.

   Mitgliedsbeitrag (Eingang auf Voba-Konto)
   Nr.   Soll   Haben   Betrag   OP-Name
   1     12078  3049    48,0€    MB2013BW
   2     3049   5000    48,0€    MB2013BW
   Anmerkung: Mitglied Nr. 3049 zahlt 48 € auf das Voba-Konto ein.
   Weil Mitgliederkonten ausgeglichen sein müssen, wird dem Mitglied
   nun von Kto. 5000 48€ aufs Personenkonto transferiert. Ergebnis:
   48 € sind in der Bilanz von Konto 5000 auf das Voba-Konto
   übertragen worden. In der Bilanz erscheint das Mitgliedskonto nicht
   (vermutl. wg. Datenschutz).

   Überweisung von Beitragsanteilen an den LV (Umlage) 2. Quartal
   (D100001 = Landeskonto BaWü)
   Nr.   Soll    Haben   Betrag   Buchungstext             OP-Name
   1     D100001 12078   210,0€   Beiträge Anteil Bund Q2  MB2013BW
   2     5000    D100001 210,0€   Beiträge Anteil Bund Q2  MB2013BW
   3     D100001 12078   150,0€   Beiträge Anteil Land Q2  MB2013BW
   4     5000    D100001 150,0€   Beiträge Anteil Land Q2  MB2013BW
   Der Bundes- und Landesanteil wurde bisher (vor der Einführung eines
   zentralen Beitragskontos im Zuge der SEPA-Umstellung) nach Eingang im
   Voba-Konto in getrennten Überweisungen und mit entspr. Buchungstext
   auf das Landeskonto überwiesen. Anmerkung: Das Skript der Excel-
   Importtabelle erzeugt die 2. + 4. Buchung nicht. Ein Bug im Import-
   Skript. Entweder das, oder die Dokumentation in
   http://sage.4haus.de/buchen/umlage.php ist falsch.

   Umlagen Mitgliedsbeiträge vom zentralen Bundeskonto
   (Annahme: Zentrales Mitgliedskonto ist identisch mit dem
   Gliederungskonto des Bundes. Diese Annahme kann falsch sein.)
   Nr.   Soll    Haben   Betrag   OP-Name
   1     12078   D100017 200,0€  MB2013BW
   2     D100017 5000    200,0€  MB2013BW
   Wahrscheinlich müssen die vom zentralen Beitragskonto an uns
   übermittelten Beitragsanteile so verbucht werden.

   Spende
   Nr.   Soll   Haben   Betrag   OP-Name
   1     012078 3049    50,0€    SpendeBW
   2     3049   5101    50,0€    SpendeBW
   Anmerkung: Mitglied Nr. 3049 zahlt 50 € auf das Voba-Konto ein.
   Weil Mitgliederkonten ausgeglichen sein müssen, wird dem Mitglied
   nun von Kto. 5101 50€ aufs Personenkonto transferiert. Ergebnis:
   50 € sind in der Bilanz von Konto 5101 auf das Voba-Konto
   übertragen worden. In der Bilanz erscheint das Mitgliedskonto nicht
   (vermutl. wg. Datenschutz).
   Bei einer Spende durch ein Nichtmitglied muss anstelle eines
   Mitgliedskontos Sxxxxxx ein Buchungskonto D3xxxxxx verwendet
   werden "(am besten mit D3* eine neue Nummer holen)".
   Auch bei Aufwandsverzichtsspenden sind entsprechende Buchungskonten
   Dxxxxxx zu verwenden [11].

   Mitgliedsbeitrag + Spende
   Ein Mitglied überweist 100€ mit dem Buchungstext "Beitrag + Spende".
   Wie geht man damit um? 
   Nr.   Soll   Haben   Betrag   Buchungstext           OP-Name
   1     012078 3049    48,0€    Beitrag 2013 + Spende  MB2013BW
   2     3049   5000    48,0€    Beitrag 2013 + Spende  MB2013BW
   3     012078 3049    52,0€    Beitrag 2013 + Spende  SpendeBW
   4     3049   5101    52,0€    Beitrag 2013 + Spende  SpendeBW
   Ein solcher Eingang wird am besten, um die OP-Namen sauber zu
   trennen, wie zwei völlig getrennte Buchungen behandelt. Ohne
   Rücksicht auf die OP-Nummern könnte man Buchung 1 und 3
   zusammenfassen zu einer Buchung im Wert von 100€ (wie es ja auch
   überwiesen wurde). Wichtig ist, dass alle vier Buchungen dieselbe
   Belegnummer aufweisen müssen, damit der Zusammenhang eindeutig ist.
   Achtung: Das Skript SAGE-Import.xls erlaubt es nicht, in Tabelle
   "Bank" eine gemeinsame Buchungszeile für Beitrag + Spende anzu-
   legen. Da das Skript aber nicht prüft, ob zwei Buchungszeilen
   mit derselben Lfd-Nr angelegt wurden, sollte es möglich sein
   den Buchungsimport mit zwei Buchungszeilen und derselben Lfd-Nr.
   durchzuführen (siehe Beispiel anbei).

   Reisekosten incl. Fahrtkosten und Verpflegung als Aufwandsspende
   Nr.   Soll   Haben   Betrag   OP-Name
   1     6341   3049    50,0€    RKBW
   2     6342   3049    12,0€    RKBW
   3     3049   5130    62,0€    RKBW
   Anmerkung: Mitglied Nr. 3049 wendet insgesamt 62 € für die Zwecke
   6341 und 6342 auf. Die Gegenbuchung in Form einer Aufwandsspende
   erfolgt in Zeile 3, wodurch in der Bilanz 50 € als Aufwandsspende
   für Fahrtkosten und 12 € für Verpflegung gespendet wurden.
   Achtung: Das Skript SAGE-Import.xls kennt zwar Reisekosten,
   aber nur für die Rückerstattung von Reisekosten an das Mitglied.
   Eine korrekte Buchung erfolgt durch dieses Skript nicht.
   Im Beispiel anbei verbuche ich im Journal vollständig,
   in der Importtabelle verwende ich zusätzlich "Spende" als
   Zahlungsanmerkung, um den Spendencharakter deutlich zu machen. 

   Anmerkung zum Umgang mit Mitgliederkonten: Im SAGE OL werden die
   Kontenbezeichnungen wie folgt gebildet: Für Mitgliedsbeiträge "M",
   gefolgt von der sechsstelligen Mitgliedsnummer (gegebenfalls nach
   links mit Nullen auffüllen), für alles andere "S" gefolgt von
   der sechsstelligen Mitgliedsnummer (ggf. mit Nullen auffüllen).
   In den Beispielen müsste also "3049" durch "M003049" bzw.
   "S003049" ersetzt werden (und z.B. "6342" durch "063420").

   Zum OP-Namen: Alle Buchungen, die ein Personenkonto betreffen
   (Kunde, Lieferant, Mitglied), erfordern einen OP-Namen.
   Über die OP-Auswertung können z.B. offene Rechnungen ermittelt
   werden. Deshalb bei Rechnung und Zahlung dieselbe OP-Nummer
   verwenden. Für Rechnungen: Rechnungsnummer. Für Reisekosten:
   Kann RK verwendet werden. Für Beiträge 2013 die OP-Nr MB2013XX
   benutzen! Bei xx das Gliederungskürzel eintragen - also für
   BaWü heißt es dann MB2013BW. Für Spenden: SpendeXX
   (xx = Gliederungskürzel).

   Anmerkung: In der Vor-SAGE-Zeit gab es folgende OP-Namen: Für
   Mitgliedsbeiträge das Jahr (zB. 2013), für Barspenden
   "Barspende", für Aufwandsspenden "Aufspende", für zweck-
   gebundene Spenden "Zwspende", für Sachspenden "Sachspende".
   Welche OP-Namen gelten erfährst Du bei der SAGE-Schulung.

7. Reisekostenabrechnungen:
   Erstattungsfähig sind Kosten, die Mitgliedern oder anderen
   beauftragten Personen der Piratenpartei entstehen bei der
   Wahrnehmung von Ämtern, Mandaten oder Beauftragungen. Wenn also
   jemand Reisekosten beantragen will, dann sollte dieser ein Amt oder
   eine Beauftragung haben und dieses in Zusammenhang mit der Reise
   stehen. Reisekosten sind nur mit Zustimmung des Vorsitzenden
   oder seines Stellvertreters erstattungsfähig. Das Reiseanliegen ist
   dem Vorsitzenden, dessen Stellvertreter oder dem zuständigen
   Schatzmeister unter Angabe von Ziel und Zweck der Reise *vorab*,
   also vor deren Antritt, anzuzeigen. In der Praxis wird das durch
   einen Vorstandsbeschluss sichergestellt, z.B. als Umlaufbeschluss.
   Entsprechend sollte im Feld "Zweck der Reise" eine nachvollziehbare
   Begründung stehen. Ausserdem sollte das Ziel der Reise benannt
   werden (Adresse), Anfahrts- und Rückfahrsdatum mit Uhrzeit. Mit
   Rücksicht auf die Kassenlage werden die erstattungsberechtigten
   Mitglieder darum gebeten, den erstattungsfähigen Betrag oder einen
   Teilbetrag davon als Spende zur Verfügung zu stellen. In der Praxis
   werden die meisten Reisekosten gespendet. Will jemand den Betrag
   ausgezahlt bekommen, dann muss er das auf dem Formular angeben.
   Wichtig: Auch hier gilt durchgehend Belegpflicht. Grundsätzlich
   müssen die Originalbelege eingereicht werden. Kopien oder
   .pdf-Dokumente sind nicht ausreichend. Wenn Übernachtungskosten
   angefallen sind, dann müssen dafür Belege eingereicht werden. Eine
   Hotelrechnung ausgestellt auf den Namen des Reisenden genügt dabei
   nicht, Rechnungen müssen auf die Piratenpartei ausgestellt sein.
   Falls jemand mit dem Zug reist: Fahrkarte für Hin- und Rückreise
   aufheben und einreichen. Bei Fahrt mit dem Auto reicht km-Angabe für
   Hin- und Rückreise, dafür reicht die Routenplanung von Google Maps.
   Das alles muss den Leuten beim Antrag auf Reisekostenerstattung
   vorher mitgeteilt werden, ansonsten werfen die Leute Dinge wie z.B.
   Fahrkarten weg.[12] In der Praxis lief die Einreichund von
   Reisekostenanträgen bei uns bisher so, dass wir den
   Reisekostenantrag beschlossen haben, ich das protokolliert habe und
   auf dieser Basis dann das Antragsformular ausgefüllt und dem Antrag-
   steller zur Unterschrift vorgelegt habe. Vorteil für den
   Antragsteller: Er hat keinen Papierkram. Vorteil für mich: Ich habe
   ein korrekt ausgefülltes Formular, bzw. überhaupt ein ausgefülltes
   und unterschriebenes Formular.
   Denn Reisekosten, die nicht im Rechenschaftsbericht erscheinen,
   werden bei der Parteienfinanzierung nicht berücksichtigt, deshalb
   hat ein Schatzmeister Interesse daran dass die Reisekostenanträge
   ausgefüllt werden. Nachteil für mich: Ich habe Mehrarbeit. Dieser
   Service basierte allein auf meiner Überlegung, die Vorgänge im KV so
   reibungslos wie möglich ablaufen zu lassen. Mir nachfolgende
   Schatzmeister sind nicht an diese informelle Abmachung gebunden. Ein
   Antragsteller hat keinen einforderbaren Anspruch, dass der
   Schatzmeister ihm das Ausfüllen des Antragsformulars abnimmt. Das
   Schatzmeisteramt ist ehrenamtlich.

8. Spenden.
   Wichtig ist: Einzelspenden über 1000 € pro Spender und Jahr werden
   unverzüglich unter Angabe von Spendernamen, Summe und ggf.
   Verwendungszweck veröffentlicht. Die Veröffentlichung erfolgt unter
   [13]. Der Spender muss über die Veröffentlichung informiert werden.
   Dies geschieht mittels der Formulare unter [13]. Ausserdem gilt:
   Spenden ab 50000 € müssen dem Bundes-
   tagspräsidenten unverzüglich angezeigt werden, Spenden ab 10000€ 
   sind mit Namen und Anschrift im Rechenschaftsbericht zu 
   veröffentlichen (darauf bitte den Spender hinweisen). Zur Verbuchung 
   von Spenden in den bisher aufgetretenen Formen siehe Punkt 6, 
   "Buchung".
   Zuwendungsbestätigungen-
   Bis zu einer Höhe von 1.650 EUR (3.300 EUR bei Ehepaaren) pro Jahr 
   können Mitgliedsbeiträge und Spenden an politische Parteien als 
   Steuerermäßigung nach §34g EStG geltend gemacht werden. Diese 
   Steuerermäßigungen wirken sich zu 50% direkt steuermindernd aus. Das 
   bedeutet, für jeden Euro Spende erhält man 50 Cent Steuerminderung.
   Hat man in einem Jahr mehr als 1.650 EUR (bzw. 3.300 EUR) an 
   Mitgliedsbeiträgen und Spenden an politische Parteien bezahlt, kann 
   man darüber hinaus gehende Spenden bis zu weiteren 1.650 EUR (3.300 
   EUR bei Ehepaaren) als Sonderausgaben nach §10b EStG geltend machen. 
   Für Spenden gilt: Hat jemand in einem Jahr mehr als 200 EUR an eine 
   Gliederung einer Partei gespendet, so muss diese eine formelle 
   Zuwendungsbestätigung erstellen. Dementsprechend 
   stellen wir grundsätzlich nur bei Spenden über 200,00€ förmliche 
   Zuwendungsbestätigungen aus. Für Spenden unter 200,00€ können 
   förmliche Zuwendungsbestätigungen bei Bedarf beim Schatzmeister 
   angefordert werden. [14]
   Das Formular für die Zuwendungsbestätigung findet sich unter [14].

9. Haushaltsplan.
   Der Schatzmeister stellt jedes Kalenderjahr vorab einen Haushaltsplan
   auf, der vom Vorstand beschlossen wird. Der Haushaltsplan umfasst die
   zukünftig erwarteten Einnahmen und Ausgaben. Auf der Einnahmenseite 
   können stehen: erwartete Mitgliedsbeiträge (unter Annahme der 
   derzeitigen Mitgliederzahl), zugesicherte Spenden, 
   Parteienfinanzierung, zugesagte Zuschüsse durch übergeordnete 
   Gliederungen, Entnahme von Rückstellungen. Auf der Ausgaben-
   seite können z.B. stehen: Kreisparteitag, Buchprüferkosten, 
   Lizenzkosten SAGE(?- kann auch einmalig gewesen sein, weiss es nicht 
   mehr), Kosten für geplante Veranstaltungen, Wahlkampfbudgets, 
   geplante Reisekosten, Anlegen von Rückstellungen etc... siehe [15] 
   Dieser Haushaltsplan ist verbindlich, wenn der Haushalt 
   überschritten zu werden droht dann muss ein Nachtrags-
   haushalt vorgelegt & beschlossen werden Zum Thema 
   Parteienfinanzierung siehe den Grundsatzartikel unter [16].
   Wieviel Parteienfinanzierung es für den KV im Jahr gibt, kann man 
   aus der dem jeweiligen Land zugewiesenen Parteienfinanzierung 
   abschätzen. Entsprechende Zahlen veröffentlichen der Finanzrat im 
   Wiki bzw. die Bundesschatzmeisterin im Wiki und auf der 
   Verwaltungliste [16]. In der Landessatzung steht ein Schlüssel, nach 
   dem die Berechnung für den KV dann erfolgt. Ich selber hatte
   mal die erwarteten Einnahmen entworfen während meiner Amtszeit,
   allerdings wusste ich damals noch nicht dass das vom Vorstand zu 
   beschließen ist und hab es "einfach so" auf dem letzten KPT 
   verlesen. Mein Entwurf findet sich unter [17]. Er ist kein 
   vollständiger Haushaltsplan, dokumentiert aber immerhin den 
   Rechenweg der Parteienfinanzierung.

10. Inventar.
   Wichtig am Inventar: jeder Gegenstand hat eine Inventarnummer, eine
   Bezeichnung, eine Stück- oder Mengenangabe, einen Anschaffungspreis, 
   eine Abschreibungsdauer, eine jährliche Abschreibung und einen
   Bestandswert, der aus Anschaffungspreis und Abschreibung resultiert. 
   Hypothetisches Beispiel:
   Ein Großplakat wird für 100€ angeschafft. Die Nutzungsdauer betrage 
   (mal angenommen) 4 Jahre, bis zur nächsten Bundestagswahl. Dann muss 
   4 Jahre lang jedes Jahr 1/4 der Anschaffungskosten abgeschrieben 
   werden, also 25€. Somit beträgt der Bestandswert im Jahr 0 100 €, im 
   Jahr 1 75 €, im Jahr 2 50 €, ...
   Das ist das Prinzip der Abschreibung. Bei echten Großplakaten 
   beträgt die jährliche Abschreibung realistisch meist nicht 25%, 
   sondern 100% (nach Ende des Wahlkampfes sind Plakate meist 
   überholt). Vorlage (wohl inoffiziell) unter [18]

11. Kassenbuch und Barkasse.
   Es muss ein Kassenbuch geführt werden, dass monatlich abgerechnet
   wird. Für jede Einnahme bar muss ein Quittung ausgestellt werden. Im 
   Notfall reicht ein Blatt Papier (keine auf dem Rechner hinterlegte 
   Datei sondern ein Blatt Papier) auf dem festgehalten wird, wer warum 
   wann wieviel Geld eingezahlt hat. Ausgaben dürfen nur gegen Quittung 
   erfolgen. Wenn es noch keinen Quittungsbeleg gibt, ist wiederum auf 
   einem Blatt Papier (keine auf dem Rechner hinterlegte Datei oder 
   Email) festzuhalten, wer wann warum wieviel
   Geld erhalten hat. Dieses Blatt Papier ist von demjenigen zu
   unterschreiben, der das Geld erhalten hat. Die Barkasse darf einen 
   Bestand von 300 Euro nicht überschreiten. Für das Kassenbuch gibt es 
   entsprechende Vorlagen im Wiki [19].

12. Handhabung von Mitgliedsbeiträgen. Zu meiner Zeit als Schatzi galt:
   1x im Quartal werden die Beitragsanteile für Bund und Land (und den 
   damals noch existierenden BzV Karlsruhe!) getrennt an den LV 
   abgeführt und die Beitragsanteile für KV, Land und Bund in 
   getrennten Buchungen erfasst. Wie hoch die Anteile sind, erfährst Du 
   aus Bundes- und Landessatzung. Dieser manuelle Prozess wurde AFAIK 
   mit SAGE automatisier was die Buchung anbelangt, die Buchungssätze 
   werden jetzt anhand eines hinterlegten Schlüssels automatisch 
   erstellt und Du musst nur noch den Beitragseingang belegen und die 
   Überweisungen veranlassen.
   UPDATE: Seit Vorstandsbeschluss 2013-09-17/04 [20] hat sich das 
   Verfahren im Detail geändert. Mitgliedsbeiträge werden ab jetzt an 
   ein zentrales Bundeskonto überwiesen und vom Bundesverband an die 
   LVs weitergereicht, diese geben das Geld dann an die KVs weiter. 
   Also: Mitglied zahlt an Bund - Bund prüft, ob der zuständige LV mit 
   irgendwelchen Zahlungen in Rückstand ist und leitet den 
   Beitragsanteil für Untergliederungen entsprechend an LV weiter - LV 
   gibt Geld anteilig an Untergliederungen, in unserem Fall an KV 
   weiter.

13. Benötigte Zeit und Aufwand. Dieser KV hatte in der Regel nicht mehr
    als 70 Buchungen. 70 Buchungen in Excel waren damals problemlos 
    machbar, sobald ich das Prinzip voll verstanden hatte. Belege 
    entgegennehmen, abheften und einscannen war auch nie ein Problem, 
    man erhält selten mehr als einen Beleg am Tag. Auch den Kontostand 
    abrufen und Kontobelege sammeln geht problemlos.
    Was mich damals etwas mehr Zeit gekostet hat, ist es "am Ball zu 
    bleiben": Verwaltungsliste lesen, nach jedem Parteitag von 
    KV/LV/Bund die Satzung mit der alten Fassung vergleichen, 
    Vorstandssitzungen des LV und des Bundes auf Mumble verfolgen bzw. 
    die Vorstandsprotokolle lesen [21][22]. Die finden alle 2 bzw. 4 
    Wochen statt. Dazu regelmäßig ins Ticketsystem (OTRS) gucken. Und 
    hör ab und zu mal in die Schatzmeister- und GenSek-Runde [23] auf 
    Mumble jeweils am 01., 11. und 21. des Monats rein. Den 
    Twitteraccounts der anderen Schatzmeister zu folgen, evtl. in Form 
    einer eigenen Liste zusammengefasst, kann auch nicht schaden. 
    Generell muss der KV-Schatzmeister sich die benötigten Infos selber 
    zusammensuchen und ständig erreichbar sein.

14. Punkt 14 ist beim übergeordneten Schatzmeister zu erfragen (= Stell
    Fragen).


Links
[1] Parteiengesetz
    http://tinyurl.com/k2gv7g8

[2] Bundessatzung
    http://wiki.piratenpartei.de/Bundessatzung

[3] Landessatzung
    http://tinyurl.com/nxhjctw

[4] Kreissatzung
    http://tinyurl.com/k6ktc85

[5] Verwaltungsliste
    https://service.piratenpartei.de/listinfo/verwaltung

[6] Datenschutzschulung
    http://wiki.piratenpartei.de/BW:Datenschutzbeauftragter
    Formular Datenschutzverpflichtung:
    http://tinyurl.com/lznw7q5

[7] Ablauf Kassenprüfung
    http://wiki.piratenpartei.de/Kassenpr%C3%BCfung

[8] Excelvorlage f. SAGE-Import
    http://sage.4haus.de/import/
    http://sage.4haus.de/import/SageTestimport.zip

[9] Musterkontenrahmen
    http://tinyurl.com/lbeqnjz

[10] Gliederungen: Kostenstelle, Umlagekostenstelle, Buchungskreis,
     Gliederung
     http://sage.4haus.de/dok/Gliederungen.xls
     SAGE-Kontenplan mit allen Konten, einschließlich der Banken
     http://sage.4haus.de/dok/Sage-Kontenplan.xls	

[11] SAGE-Buchungspad
     https://sage.piratenpad.de/buchungen
	 
[12] Offizielles Reisekostenformular:
     http://wiki.piratenpartei.de/Datei:Reisekostenformular.pdf	 
	 
[13] Veröffentlichungsseite für Parteispenden über 1000€ (2013)
     http://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Spenden_2013
     Veröffentlichungsanfrage für Einzelspenden ab 1000€:
     http://tinyurl.com/ku3pcvb
     Veröffentlichungsanfrage bei mehreren Spenden, die zusammen über 
     1000 € kommen	
     http://tinyurl.com/kcjgskh

[14] Spendenleitfaden
     http://tinyurl.com/kbyr4hk
     Schatzmeister-Handbuch: Spenden
     https://wiki.piratenpartei.de/Schatzmeister-Handbuch/Spenden
     Formular Zuwendungsbestätigung:
     https://wiki.piratenpartei.de/Datei:Zuwendungsbescheinigung.pdf

[15] Muster Haushaltsplan
     Haushaltsplan 2013 des Bundes
     http://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Budget_2013
     Haushaltsplan BzV Freiburg
     http://tinyurl.com/mdhe7rw
     Haushaltsplan KV Kronach
     http://tinyurl.com/k4bd9cv

[16] Zum Thema Parteienfinanzierung:
     http://tinyurl.com/n4m2pf9
     http://wiki.piratenpartei.de/Finanzrat/Parteienfinanzierung
     Schatzmeister-Blog:
     http://wiki.piratenpartei.de/Schatzmeister/Blog

[17] Finanzplanung des KV Rastatt/Baden-Baden 2012 und 2013
     http://tinyurl.com/lhlahlp

[18] Muster Inventar
     http://wiki.piratenpartei.de/Datei:Inventar_Vorlage.ods

[19] Muster Kassenbuch
     http://wiki.piratenpartei.de/Datei:Einfaches_Kassenbuch.ods
     http://wiki.piratenpartei.de/Datei:Kassenaufnahmeprotokoll.ods

[20] Kreisvorstandssitzung vom 17.09.2013
     http://tinyurl.com/k4w7b6k

[21] Protokolle Vorstandssitzungen BuVor
     http://vorstand.piratenpartei.de/category/sitzungsprotokolle/

[22] Protokolle Vorstandssitzungen LVor
     http://tinyurl.com/kkuabkl
     Protokolle Vorstandssitzungen KVor
     http://tinyurl.com/n5m9ajc

[23] Schatzmeister- und GenSek-Runde
     http://wiki.piratenpartei.de/Verwaltungssoftware#Schulung

11.11.2012 SAGE-Import von Mitgliedsbeiträgen

Geschafft. 32 Buchungssätze für Mitgliedsbeiträge und Spenden sind in die Importtabelle geschrieben. Die Tabelle hat jetzt der Landesverband. Twitter Und eine PShop-Bestellung habe ich bezahlt.

10.11.2012 - SAGE, SAGE-Import von Mitgliedsbeiträgen, Mumble-Schatzmeisterrunde

SAGE Office Line kommt. Bald. Zeit, um ein paar Infos zu verdauen, wie ich sie aus diversen Quellen erfahren habe.

  • Am 01., 11. und 21. ist immer eine Schatzmeister-Runde um 20.00 Uhr auf dem NRW-Mumble im Raum Bund - Bundesvorstand Arbeitsbereich - Buchhaltung. Hier können Fragen gestellt werden. Für mich eine gute Gelegenheit morgen, noch ein paar Fragen zu SAGE Office Line zu stellen, der zentralen Buchhaltungssoftware der Piratenpartei.

Weitehin kenne ich folgende Quellen:

  • Die Bundesschatzmeisterin, Swanhild Goetze, hat am 16.10. drei Formulare (Zuschuß.xlsx, Eigenbeleg.xlsx, Vorschuss.xlsx) auf die Verwaltungsliste gepostet. Damit können Zuschüsse beantragt bzw. Eigenbelege ausgestellt bzw. Vorschüsse und Darlehen beantragt werden. Eigenbelege wären etwa nützlich, wenn aus nachvollziehbaren Gründen Belege fehlen.
  • Beispieldatei für den Import in SAGE, mit Erläuterungen: http://sage.4haus.de/import/. Dabei gehe ich, im Hinblick auf meine Aufgabe alle Buchungen für Mitgliedsbeiträge ab dem 01.01.2012 in eine importierbare Tabelle zu packen, von folgendem aus:
    • Die Volksbank Rastatt Baden-Baden hat noch keine Kontonummer im SAGE-Kontenplan (Sage-Kontenplan.xls). Deshalb behelfe ich mich, indem ich in die Spalte "Konto" beim Eingang des Beitrages "Volksbank Baden-Baden Rastatt 6035xxxx" hineinschreibe, also die Kontonummer des Girokontos, wie sie etwa auf den Bankauszügen steht. Und ich weise Nineberry noch auf diesen Umstand hin.
    • Das Gegenkonto wird vom Skript ausgefüllt, ich lasse es also leer.
    • Die Belegnummer (Belegnr) halte ich im bewährten Format YYMMDD.Nr.
    • lfd (Laufende Nummer) wird mit 1, 2, 3, ... ausgefüllt.
    • Datum, Buchungstext und Betrag sind klar, M_Nr (Mitgliedsnummer) ebenfalls.
    • Die Spalte Zweck lasse ich leer (keine zweckgebundene Spende), dafür schreibe ich bei Zahlung das Jahr rein, für das der Beitrag überwiesen wurde. Also 2012.
    • Als KV schreibe ich den KV Rastatt/Baden-Baden hinein. Zuvor hatte ich folgende Änderungem am Makro-Quelltext vorgenommen, nachdem ich die Kostenstellen in der Tabelle der Gliederungen (http://sage.4haus.de/dok/Gliederungen.xls) gefunden habe:
Const cKST = "T100022" ' Kostenstelle der eigenen Gliederung
Const cKUERZEL = "BW.KA.BAD"

Dim KV(0 To 13) As String
Dim UmlB(0 To 13) As String

KV(0) = ""
KV(1) = "KV Konstanz"
KV(2) = "KV Karlsruhe-Land"
KV(3) = "KV Karlsruhe-Stadt"
KV(4) = "KV Mannheim"
KV(5) = "KV Rastatt/Baden-Baden"
KV(6) = "KV Rhein-Neckar/Heidelberg"
KV(7) = "KV Heidenheim"
KV(8) = "KV Heilbronn"
KV(9) = "KV Ludwigsburg"
KV(10) = "KV Stuttgart"
KV(11) = "KV Ravensburg-Bodenseekreis"
KV(12) = "KV Reutlingen-Tübingen"
KV(13) = "KV Ulm/Alb-Donau-Kries"

UmlB(0) = "T100018"
UmlB(1) = "T100019"
UmlB(2) = "T100021"
UmlB(3) = "T100150"
UmlB(4) = "T100147"
UmlB(5) = "T100022"
UmlB(6) = "T100146"
UmlB(7) = "T100148"
UmlB(8) = "T100024"
UmlB(9) = "T100025"
UmlB(10) = "T100026"
UmlB(11) = "T100029"
UmlB(12) = "T100028"
UmlB(13) = "T100149"
  • neben passenden Mitgliedsbeiträgen (48 € eingezahlt) gibt es aber auch Mitglieder, die mehr einzahlen. Das ist als allgemeine Spende durch ein Mitglied anzusehen. Also muss ich, wenn ich den Überblick behalten und Transparenz schaffen will, diese Spenden ebenfalls in der Importtabelle mit erfassen. Bei nicht zweckgebundenen Spenden gelten, wenn ich die Beispieldatei richtig verstanden habe, folgende Regeln:
    • Auch hier bleibt das Gegenkonto leer und wird vom Skript ausgefüllt. Allerdings wird in der Spalte "Zahlung" das Wort "Spende" eingetragen. Auch hier bleibt die Spalte "Zweck" leer. Da es sich um Mitgliedsspenden handelt, wird die Mitgliedsnummer in der Spalte M_Nr angegeben.

09.11.2012 - Reisekostenabrechnungen

Thema Reisekostenabrechnungen. Die aktuelle Version des Formulars befindet sich unter http://wiki.piratenpartei.de/wiki/images/e/e1/Reisekostenformular.pdf. Bei der Gelegenheit ein paar Anmerkungen:

  • Erstattungsfähig sind (http://wiki.piratenpartei.de/Finanzen/Reisekostenerstattung):
    • Kosten, die Mitgliedern oder anderen beauftragten Personen der Piratenpartei Deutschland entstehen bei der Wahrnehmung von Ämtern, Mandaten oder Aufgaben, die ihnen von einem Bundes- oder Landesparteitag oder einem anderen, satzungsgemäß berechtigten Organ der Piratenpartei gewählt bzw. ernannt wurden
    • Das Reiseanliegen ist vorab dem Vorsitzenden des betreffenden Gebietsverbands, dessen Stellvertreter oder dem zuständigen Schatzmeister unter Angabe von Ziel und Zweck der Reise anzuzeigen. Erstattungen erfolgen nur auf Antrag. Mit Rücksicht auf die Kassenlage werden die erstattungsberechtigten Mitglieder der Piratenpartei Deutschland darum gebeten, den erstattungsfähigen Betrag oder einen Teilbetrag der Piratenpartei als Spende zur Verfügung zu stellen.
    • Wird zur Wahrnehmung der Aufgaben ein eigener, privater PKW benutzt, so beträgt die Erstattungspauschale 0,20 Euro pro gefahrenen Kilometer. Zum Nachweis ist der Reisekostenabrechnung eine Routenplanung der tatsächlich gefahrenen Strecke beizufügen.
    • Bei Benutzung eines Motorrades werden 0,13 Euro/km erstattet. Zum Nachweis ist der Reisekostenabrechnung eine Routenplanung der tatsächlich gefahrenen Strecke beizufügen.
    • Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel die nachgewiesenen Kosten entsprechend Beleg/Fahrkarte. Bei Bahnreisen die Kosten in Höhe der Kosten der II. Klasse. Besitzer von Bahncards nutzen bitte ihre Ermäßigungen. Zum Wohle der wirtschaftlichen Lage der Piratenpartei sollten Bahnreisen immer unter Ausschöpfung aller Sparangebote durchgeführt werden. Sofern ein Mitglied sich eine Bahncard angeschafft hat, kann dieses Mitglied bei jeder erforderlichen Reise die fiktiven Kosten einer normalen Bahnfahrkarte der II.Klasse in Anrechnung bringen, bis die Eigenkosten der Bahncard abgerechnet wurden. Die Rechnung für die Bahncard ist im Original an den Schatzmeister zu übergeben.
    • Zur Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand, sind die genauen Eckdaten der Reise, insbesondere Abfahrts- und Ankunftszeiten (jeweils gerundet auf die nächsten 30 Minuten) in einer Anlage festzuhalten.
    • Übernachtungsaufwendungen: Die Kostenerstattung erfolgt nach Beleg und die Rechnung muss auf die Piratenpartei ausgestellt sein.

Dies ist eine stark vereinfachte Darstellung, sie konzentriert sich auf die Anforderungen, welche die Einreicher einhalten müssen. Für die ausführlichen Regeln siehe den Anhang zum aktuellen Reisekostenformular.

Was ich also von jedem Antragsteller benötige:

  • Vor Antritt der Reise einen schriftlichen Antrag an den Vorstand, mit Angabe von
    • Zweck der Reise (idealerweise mit kurzer Darstellung des Zusammenhanges zu den Aufgaben eines Amtes/Mandates/ einerBeauftragung des Antragstellers)
    • Ziel der Reise, idealerweise mitsamt der Adresse des Ziels
    • Datum der Reise (hin- und Zurück)
  • Belege:
    • Bei Bahnreise: Fahrkarte (nur 2. Klasse, erkundigt euch vorher nach Sparangeboten!)
    • Bei Nutzung von PKW oder Motorrad: Die Routenplanung (aus Google Maps), Hin- und Rückfahrt
    • Datum, Uhrzeit und Ort von Anfahrt, Aufenthalt und Rückfahrt wenn ein Termin länger als 8 Stunden dauert (Verpflegungsmehraufwand)
    • Wenn eine Übernachtung geplant ist, lasst euch die Rechnung auf die Piratenpartei Deutschland, Pflugstraße 9a, 10115 Berlin ausstellen (weil auch der Reisekostenantrag auf die Bundespartei läuft).

Für den KV Rastatt/Baden-Baden gibt es ein Pad für Reisekosten: https://kv_ra_bb.piratenpad.de/51

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