Verwaltungstreffen/2014.1

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Zeit


08. und 09.03.2014
Beginn Samstag: 11.00 Uhr
Ende Sonntag 15.00 Uhr

Ort:


Gasthaus Roter Ochs
Kirchplatz 3
91301 Forchheim
Tel. +49 9191/4511
http://www.roterochs.de/


Hotels in der Nähe:

Hotel Schweizergrom
http://www.hotel-schweizergrom.de/
Telefon: 09191 3955

Bis zum 31.1.2014 sind 6 Doppelzimmer und 14 Einzelzimmer geblockt.
Bitte selber anrufen / Mail schreiben und die Zimmer verbindlich reservieren.


http://www.hotel-bergblick.de/
Hotel Garni "Bergblick"
Burgleite 14
91336 Heroldsbach
Tel.: 0 91 90 / 84 40
eMail: hotel_bergblick@t-online.de

Anmeldungen:

Wer Zimmer Anzahl verbindlich gebucht
LV Berlin Einzelzimmer 2 ja
LV Hessen Einzelzimmer 2 Ja
LV Niedersachsen Einzelzimmer 2
LV Sachsen-Anhalt Einzelzimmer 2 ja (Max, Karl)
Bund Einzelzimmer 3 ja (Swanhild, Hendrik, Irmgard)
Bund Doppelzimmer 1 ja (Uwe)
Bund Doppelzimmer 1 ja (zig)
Rheinland-Pfalz Doppelzimmer 1 ja (Lars, Vincent)

Anreise:

Roter Ochs in Forchheim


Ideensammlung für TO

08.03.2014: alle

  • nächstes Verwaltungstreffen: Oktober 2014? Wer organisiert es? Sa: einen Raum für 40 , So: zwei Räume für je 20 Personen
    • Niedersachsen (Hannover) 11.10. - 12.10.2014
  • zentraler Sepa-Einzug
  • Was tun mit den Rücklastschriftgebühren?
  • aktueller Stand Rechenschaftsbericht 2013
  • Höhe Mitgliedsbeitrag 2015 - besteht Änderungsbedarf ?
  • Umverteilung MB - besteht Änderungsbedarf ?
  • Länder-Finanzausgleich - besteht Änderungsbedarf?
  • Ersatz für den Finanzrat
  • Beitragsumlagen ala Bayern - Vorstellung des Systems (10 - 15 Min)
  • Wo sollen die Belege die beim LV oder KV eingehen (z.B.Einzugsermächtigungen)gesammelt werden.
  • Informationsfluß der Gliederungen untereinander (Vom Bund bis..., vom KV bis ..)
  • Weiter Dienstleistungsangebote für Untergliederungen=? Vorschläge (neben Buchführung u. Mahnung säumiger Zahler).
  • Einheitliche, zentralgesteuerte aktuelle und neutrale Formulare deren Link allen offiziellen Internetauftritten der LV´s und deren Untergliederungen zur Verfügung gestellt werden. Im Wiki; Formulare für MV und Schatzmeister.
  • Veraltete und exotische Download-Formulare auf den Seiten von Untergliederungen sind eine Katastrophe. Abhilfe?
  • Verbindliche Mailadressen für 1.V, Schatzmeister und MV in allen Gliederungen (z.B. Schatzmeister@piraten-RVHannover.de) die bei Wechsel weitergeführt werden können. Incl. PGP Schlüssel.
  • Aufstellung der Mailadressen (Bund) der Verwaltung und Schatzmeister,welche für was zuständig ist. Im Wiki bei Finanzen und Mitglieder
  • Koordination der Mails an Mitglieder wegen Beiträge oder Spendenaufrufe. Untere Gliederung meldet derartige Aktionen nach oben?
  • BEO bei LV-Versammlungen
  • Überarbeitung Bundessatzung §§ 2 - 5 (Widersprüche/Unklarheiten/Zuständigkeiten)
    • Mitgliederverwaltende Stelle (+ Flexible Alternativfestlegung ermöglichen)
    • Mitwirkungspflichten (z.B. bei Austritt, Akkreditierung, etc)
    • Klarstellung Stimmberechtigung (3-Monats-Widerspruch)
    • Zeitpunkt Zustandekommen Mitgliedschaft (z.B. mit Vergabe der Nummer)
    • Klarstellung in §2a "nächsthöheren Gliederung" ändern in "untersten unveränderten Gliederung" NorbertE
    • u.v.m.
  • Online-Reisekostenabrechnung für #bpt142 (theAy) (nennt mir einen validen Grund warum ich das Projekt fortsetzen soll, theAy)
  • Verwaltungsliste nur noch für Landesverwaltungen?
  • Stand SAGE OL/CRM-Update (SEPA, automatische Zuwendungsbescheinigungen, etc.)
  • Partei anzünden. Verwaltung mitnehmen. Neue Partei machen. Alter Partei lächelnd bei dem Versuch zugucken, oben ohne mit Molly in der Hand nen Rechenschaftsbericht zu machen.
    • Verwaltung anzünden, Partei mitnehmen?
  • Parteibeitritt gleicberechtigt ermöglichen (NorbertE)
  • Fundraising- und Spendensystem für Bund und Untergliederungen (Gordon)
  • DMS - Dokumenten-Management-System (Gordon)
  • PShop (Gordon)
  • Probleme im CRM (Gordon)
  • Gemeinsame Datenschutzbelehrung und Ausbildung Datenschutzbeauftragte?(AnRo)

09.03.2014: Schatzmeister

  • Schatzmeister-Handbuch: Was gehört noch dringend rein?
  • (interner) Halbjahresabschluss ab 2013 ohne Terminvorgabe
  • Avise und Saldenbestätigung zwischen Gliederungen
  • Sollstellung der Mitgliedsbeiträge ab 2015???
  • Vom Beitragsteam sollten Info´s über den Buchungsstand kommen, der für Akk. bei den Unterverbänden wichtig ist. Ebenso bei Rücklasten.Im Augenblick ist es schwierig die aktuellen Bezahlstände zu ermitteln, da 3 Bezahlmöglichkeiten vorhanden sind.
  • Die Landesschatzis können die Buchungen für einzelne Mitglieder nicht nachvollziehen, wenn die auf dem Beitragskonto eingehen. Lösungen?
  • Wirtschaftlichkeitsberechnungen für Unterverbände (Fusionsoptionen)
  • Erstbeiträge per Einzugsermächtigung einziehen?
  • Offene Beiträge bei Austritt - mit welchen Mitteln nachfordern? Bundesschatzi als Inkassobüro? evtl. Erfolgsquote - Kosten, Nutzen?
  • Argumentationshilfen, warum bei zentralen Beitragseinzug nicht alle Aufgaben in Bezug auf Beitrag eingeschlossen sind? z.B Zahlungserinnerungen
  • EC-Kartenzahlung bei LV-Versammlungen, welche Möglichkeiten könnte es geben? (https://www.izettle.com/de)
  • KV nimmt MB entgegen und leitet ihn an das zentrale Beitragskonto weiter. Wer erstellt die Zuwendungsbescheinigung?
  • Handling von KVs auf satzungsgemäßem Recht bestehen, MB selbst zu vereinnahmen (NRW kann einen Vorschlag vorstellen, das buchhalterisch stressfrei zu erledigen)
  • Zusammenarbeit mit dem Finanzamt zur automatischen Erstellung elektronischer Spendenquittungen (NRW)
  • SAGE Zahlungen: Überweisungen/Schecks... und warum das sehr störend ist für LVs wie NRW, die das für DTA benutzen

09.03.2014: Genseks

  • Umbenennung in Mitgliederbetreuung statt Mitgliederverwaltung?
  • Aufbau eines Gensek-Handbuchs (Mitgliederverwaltung(-betreuung))
  • Gliederung nach Aufgaben für Bund/LV/KV,SV,OV ?
  • Berührungs-/Abgrenzungspunkte mit Schatzmeister-Handbuch
  • Zusammenführung bisheriger Info (Hendrik´s Seite u.a.)
  • Vorgaben für Arbeitsabläufe/Reihenfolge die Einfluss auf die OL haben, bei Eintritten z.B. erst Adresse.
  • Arbeits- /Ideenpad für Mitgliederverwaltung (-betreuung) :-)
  • Schwebende ziehen Antrag zurück (Austrittsdatum?)
  • Zahlungsfristen für schwebende
  • Ausweisdruck, Abstimmungen und Entscheidungen (Sven, Thomas)
  • Vorstellung neues CRM (Sven, Hendrik)
  • Einführung von Automatismen zur Zuordnung wie PLZ, BLand etc (Mark, Hendrik)
  • Optionen für ein Self-Service Portal (dc6jgk)

Teilnehmer

Protokoll

Verwaltungstreffen/2014.1/Protokoll

Hashtag #vw141

Verpflegung

  • Kaffee + Getränke (Wasser) und ggf ein Blech Kuchen werden bereitgestellt. Kaffeekasse dafür wäre nett.

Weiteres holt sich dann jeder an der Theke.

  • Sonnabend:

Mittag gegen 13:30

ich schlag vor 3 Gerichte: Suppe, irgendwas mit Fleisch, irgendwas ohne Fleisch. Vielleicht noch Salat. Und dann Sammelbestellung. Sonst dauert es zu lange.

Abends kann dann jeder die Speisekarte hoch und runter futtern.

  • Sonntag

Mittagessen - ja/ nein? Sollten wir vorher entscheiden, denn der Gastwirt muss ggf auch vorher einkaufen.

Freitag Abend

Ich bin schon da:

Samstag Abend

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