Schatzmeister-Handbuch/zentrales Beitragskonto/Ablaeufe

Redmine Bearbeitung

Lastschriftmandat kommt rein

• Kategorie auf "Lastschriftmandat" setzen und offen lassen
• weitere Bearbeitung durch jemand™ in OL siehe: Eingehende Einzugsermächtigung

Austritt kommt rein

• An Mitgliederbetreuung weiterleiten

Wunsch nach Spendenquittung kommt rein

• Mail an Mitglied (Textvorlage)
• ZWB in OL setzen
• Notiz in Ticket das ZWB gesetzt ist
• Tracker auf Zuwendungsbescheinigungen ändern

Antrag auf Minderung kommt rein

• Antrag von Mitglied an Mitgliederbetreuung weiterleiten
• Mitteilung über Rückwirkende (vorangegangene Jahre) Minderung aus der Mitgliederbetreuung ** Irmgard zuweisen
  • Kategorie auf „Minderung“ setzen

Nachricht vom Spendenportal kommt rein

• Thema: Vielen Dank für deine Spende an die Piratenpartei
• Thema um MID <Mitgliedsnummer> ergänzen
• Mitgliedsnummer in Ticket eintragen
• Kategorie auf Spendenportal setzen
• Lars zuweisen

Kontoauszug Cubits kommt rein

• Lothar zuweisen

Arbeiten in der OL

Buchung allgemein

• Buchungskreis 17
• Buchungssitzung: BK_TicketNr_BucherKürzel
• Belegnummer: TicketnummerRedmine.lfdNr (lfdNr=Nr aus XLS-Datei)

Buchen des Kontoauszuges

• Teamleitung zieht Umsatzexport, wird im Redmine eingestellt, Zuweisung an Zuständigen
• Rückbuchung nicht berechtigter Lastschriften Teamleitung (kommt nicht mehr vor da Konto für Lastschriften gesperrt wurde)
  • unberechtigte LS: 017920 an 012199
  • Eingang: 012199 an 017920

• Verrechnung zwischen Bankkonten: 013610 (Geldtransit)
• Klärungskonto: 017920 (unklares Zeug was man nicht zuordnen kann) Anschließend in Ruhe klären!

Sammelposten Lastschriften und Zahlungen

• 012199 an 013600
  • Verrechnung (Lastschriften und automatische Zahlungen)
    • Skatbank: 013600
    • GLS: 013660

Buchung MB (Zahlungseingang Überweisung)

• M0xxxxx an 050000 (laufendes Jahr)
• M0xxxxx an 050000 (Vorjahre)

• M0xxxxx an 009900 (Folgejahr)
• OP-Nummer: MB201X-BU
  • Umlage KST prüfen! - NICHT T999999 - BRB kritisch
  • BUCHUNGSTEXT: MID ##### Name, Vorname, Ort, BeitragXX
• Belegnummer: TicketnummerRedmine.lfdNr

• 012199 an M0xxxxx
  • OP s. O.

Zahlungseingang von Dooga Limited =

• das ist die Gutschrift einer Bitcoin Spende
• 012199 an 013610 buchen
• die restlichen Buchungen macht Lothar siehe Kontoauszug Cubits kommt rein

Rücklastschriften / -gebühr

• Buchung Mxxxxxx an 012199 mit Betrag incl. Gebühren
  • OP aus dem Verwendungszweck entnehmen, MB20xx-BU oder ähnlich. Wichtig um das richtige Beitragsjahr zurückzubuchen.
  • ggf den ursprünglich gebuchten Betrag auf Mxxxxxx nachsehen. 48,00? 50,00?
• Buchung 050000 an Mxxxxxx nur Beitrag mit T2-Kostenstelle der Gliederung
• Buchung 062500 an Mxxxxxx Gebühren mit T1-Kostenstelle des LVs
• Bei der ursprünglichen Buchung Mxxxxxx an 050000 das Storno-Kennzeichen setzen
  • dazu Buchung in der Buchungserfassung aufrufen.
  • Buchung bearbeiten (Rechte Maustaste auf Buchung)
  • rechte Maustaste auf Buchung --> Benutzerfelder --> Hacken bei "Spende storniert" setzen. LarsM (Diskussion) 21:29, 23. Jan. 2016 (CET) Wird nicht mehr gemacht!
• Beim Mitglied in der Bankverbindung --> Mandate und dort den Mandatsstatus auf "inaktiv" setzen. Bei der Bankverbindung die Hacken für Zahlungsaufträge und Lastschriftaufträge entfernen und als Kommentar zur Bankverbindung "Rücklastschrift" und Ticketnummer eintragen.

Buchung MB (Zahlungseingang Überweisung) - Neumitglied

• Schwebende Mitglieder müssen zuvor durch den LV im CRM erfasst werden!
• Mitglied im CRM entschweben
  • Mitglied ist nach 1 Tag in der OL mit Kontokorrent vorhanden, Umlagekostenstelle fehlt ggf. muss nachgetragen werden.
  • Beitragsbuchung wie bei Mitgliedern

zweckgebundene Spende an mehrere Gliederungen

• S0xxxxx an 05xxxx
• Aufteilung über KST
• Spendenbescheinigung beim Bund!!!

zweckgebundene Spende an EINE Gliederung

• S0xxxx an und Kostenstelle der Gliederung
• Die beträge werden über die Kostenstellen abgeräumt und an die jeweilige Gliederung weitergeleitet.

Lastschriften

Sollstellung Beiträge

• M0xxxx an 050000 für lfd. Jahr und Vorjahre
• M0xxxx an 009900 für folgende Jahre
• OP MB201X-BU
• Zahlungskondition BEZ Kunde!!!

Sollstellen Spendenlastschriften

• Prüfen ob Spender vorhanden in Gruppe P oder SPENDE
  • Wenn nicht vorhanden: Anlage Stammdaten, Gruppe Spende, Debitorenkonto D300*, "Mitglied 1:" LV: N-SP, Bundesland: EX; "Fundraising:" Dankschreiben, Spendenbescheinigung: "jährlich"
• Pflege der Bankdaten des Spenders, Haken bei "Lastschrift"
• Optional bei Spendern: Zahlungskondition D-Konto auf BEZ Kunde
• Sollstellung der Spendensumme: S0xxxxx / D300xxx an passendes Spendenkonto (051010 ohne Zweckbindung, 051600 mit Zweckbindung)
• Belegnummer: "TicketNrRedmine von XLS mit Daten".lfdNr
• KST und KTR nach Zweck (Denk! Selbst!)
  • KST bei Spende ohne Zweck:
    • M0xxxxx an 050000

http://redmine.piratenpartei.de/issues/811

• • • zum Mitglied passende Umlage / Bund bei externen Spendern
• OP Spende-BU
• Zahlungskondition BEZ Kunde!!!

Sollstellen zweckgebundene Spende für einen bestimmten Zweck bei einer Untergliederung (EINZUG)

• S0xxxx an 051600 auf KST der entsprechenden Gliederung, Kostenträger Spenden
• 012199 an S0xxxx (Bankbuchung) ??? (passiert beim Einzug)
• Kostenstelle gleich abräumen! denselben Kostenträger verwenden
• 051600 an K1xxxx -
• Sprechende OP vergeben! Zwingend: erste 3 Stellen Buchungskreis, dann slash, dann Prosa

Eingehende Einzugsermächtigung

Dauermandat

• Bankverbindung anlegen (ggf externen IBAN-Rechner benutzen)
• Haken bei Lastschrift setzen
• Mandate
  • Frage nach speichern bejahen
• Mandatstyp: Dauermandat
• Signierungsdatum vom Formular nehmen
• Erstellungsart: Wandlung
• Memo: Zeitstempel und Redmine Ticketnummer
• Mandatsstatus: aktiv (Standard)
• Checkbox: Sammelanschreiben auswählen
  • Drucken
  • als PDF abspeichern
  • PDF möglichst Verschlüsselt an Mitglied schicken
• Beim M-Konto des Mitglieds die Zahlungskondition auf "BEZ Kunde" ändern

• bei Bedarf manuell die Soll-Stellung von offenen Beitragen buchen
• Beitragseinzug wird automatisch über Skript generiert

Einmalmandat

• Bankverbindung anlegen (ggf externen IBAN-Rechner benutzen)
• Haken bei Lastschrift setzen
• Mandate
  • Frage nach speichern bejahen
• Mandatstyp: Einmalmandat
• Signierungsdatum vom Formular nehmen
• Erstellungsart: Wandlung
• Memo: Zeitstempel und Redmine Ticketnummer
• Mandatsstatus: aktiv (Standard)
• Checkbox: Ausdruck mit Anschreiben
  • Drucken
  • als PDF abspeichern
  • PDF möglichst Verschlüsselt an Mitglied schicken

• • Manuell Soll-Stellung des Beitrages / Spende buchen

• Spendenportal
  • Behandlung wie Einmalmandat

Zahlungen Umlagen an Gliederungen

Allgemein: man kann das ganze LV-Weise ausführen. Jede Gliederung ist über das Gruppenkennzeichen einem LV zugeordnet. zB alle Verbindlichkeiten an einen LV:

• Offene Posten -> Offene-Posten-Liste Lieferanten
• bei Gruppe einen LV auswählen

Vorbereitung

• OP checken auf offenkundigen crapp oder auf Posten die sich ausgleichen.
  • Auswertungen -> Offene Posten --> Offene Posten-Liste Lieferanten
• OP nur dann gegeneinander verrechnen, wenn sie - gleiche Kostenstelle (erste 3 Ziffern) UND gleiches Sachkonto UND gleiches Jahr betreffen.
• OP-Ausgleich buchen: K100xxx gegen 013690 Betrag 0,00 und dann auf dem 2. Reiter nur die Beträge für die OP eintragen

Zahlung

• Zahlungsverkehr -> Zahlungen -> Zahlungen vorschlagen
• Eigenen Namen für "Vorschlagsstapel" vergeben - zB Umlagen Bawü
• "Lieferantengruppe" auswählen (in dem Fall hier Baden-Württemberg)
• "Ausführungsdatum" muss mindestens "heute" sein.
• "Nächste Ausführung" kann angepasst werden, Sage schlägt automatisch 1 Woche später vor. Das ist dann das, was beim nächsten Aufruf bei "Ausführungsdatum" steht. (kann angepasst werden..)
• Haken raus bei "Verbindlichkeiten mit Forderungen verrechnen
• Vorgeschlagene OP mit OP-Liste abgleichen.
• Überweisungen möglichst trennen zwischen OP, die das Vorjahr betreffen und OP vom laufenden Jahr. Das macht es allen leichter, die dann buchen.
• Also ggf ein paar Haken bei den OP raus, um Zahlungen zu trennen.
• und die Gleiderung dann nocmal manuell einfügen in die Vorschlagsliste und die anderen OP anhaken
• Andererseits: man kann auch Forderungen mit Verbindlichkeiten ausgleichen. Weiter unten in den OP stehen die Forderungen auf den D1-Konten.
• Aufpassen, weil hier ALLE OP aus ALLEN Buchungskreisen aufgeführt sind. Genau mit eigener OP-Liste abgleichen.
• neu angelegte Posten erst einmal speichern. Danach kann man den Verwendungszweck ggf anpassen.

Bankeinzüge

• Buchungskreis 17 (Bund)
• Zahlungsverkehr - > Lastschriften -> Lastschriften vorschlagen
  • Verbindlichkeiten mit Forderungen verrechnen "ja"
  • Generell Berücksichtigen "ja"
• Zahlungsverkehr - > Lastschriften -> Lastschriften bearbeiten
  • Hier können die Lastschriften bei Bedarf noch angepasst werden.
  • Eventuell über „Extras“ → „Verwendungszweckvorlage“ den Verwendungszweck anpassen
    • Verwendungszweck: [Kundennr] - Beitrag / Spende Piratenpartei Deutschland
  • Mit „Lastschriften ausführen“ wird dann die DTAUS-Datei erzeugt und die Zahlung verbucht
    • Hier darauf achten, dass das richtige Konto ausgewählt wird.
    • Ausführungsweg = „Datenträgeraustausch“
    • Über „Durchsuchen“ den Speicherort der Datei festlegen und „OK“.
    • Wenn alles geklappt hat die folgende Abfrage mit „Ja“ bestätigen.
  • Dann die „Lastschriften buchen“
    • Ticket im Redmine anlegen
    • Die Belegnummer der Lastschrift eintragen (TicketNr. Redmine) und „OK“.
  • Lastschriften protokollieren, als PDF abspeichern
  • DTA und Lastschriftprotokoll im Redmine an angelegtes Ticket pinnen
  • DTAUS-Datei an Bank übertragen

Spendenportal

• Bei jeder Spende erfolgt eine Benachrichtigung an beitrag@
  • Tickets werden Lars zugewiesen Nachricht vom Spendenportal
• Lars erzeugt CSV und weißt das Ticket Irmgard zu
  • Irmgard erzeugt Mandate und bucht die Spenden
  • einmalige Spende -> Einmalmandat
  • Regelmäßige Spende -> Dauermandat und Wiederkehrende Buchung
  • Belegnummer = Ticketnummer + laufende Nummer
• Lars Daten aus Benachrichtigung mit CRM ab
  • Daten weichen vom CRM ab -> Ticket an Mitgliederverwaltung
  • Daten weichen nicht ab -> Ticket wird geschlossen