Mitgliederverwaltung/Handbuch

Vorlage:Kasten Orange

Grundsätze der Verwaltungsarbeit

Datenschutz und -sicherheit

Kommunikation zu Angelegenheiten der Mitglieder- und Finanzverwaltung erfolgt grundsätzlich mit asymmetrischer Verschlüsselung, vorzugsweise GPG.

Außerhalb der Mitgliederverwaltung wird grundsätzlich nicht über Mitgliederdaten gesprochen.

Nachvollziehbarkeit

Getreu dem Motto: "keine Buchung ohne Nachweis" ist jeder Eintrag und jede Änderung im PRM (siehe unten, "Hinweise zum PRM") mit einer Notiz (Registerkarte "Notizen") zu versehen, wobei vor allem auch die Ticket-ID des zugehörigen Vorgangs im Trouble Ticket System (TTS) (OTRS, Redmine, Request Tracker oder ähnliches, im Folgenden als "Ticket-System" bezeichnet) einzutragen ist.

Aufgaben

Die Aufgaben gliedern sich in die Bereiche Archivierung, Neuanlage und Bestandspflege. Jeder Verwalter ist so geschult, dass er grundsätzlich in jedem Bereich eingesetzt werden kann. Im Alltagsgeschäft werden die Aufgabengebiete jedoch den Verwaltern zugeordnet, damit eine effektive Bearbeitung der Aufgaben erfolgen kann.

LV-RP: Die Aufgaben und Zuständigkeiten der Landesmitgliedervewaltung wurden durch eine Vereinbarung mit den Kreisverbänden präzisiert.

Archivierung

• Erstellung und Pflege eines zentralen Archivs für alle Unterlagen des Landesverbandes
• Erstellung und Pflege eines effektiven Ordnungssystems für Mitgliederakten, Protokolle, Wahl- und Abstimmungsunterlagen
• Entgegennahme und Einpflegung von Originalen aus dem Postfach des Landesverbandes

Neuanlage

• Neuanlage von Mitgliedern im PRM-System
• Erstpflege der Zuordnungsdaten (Wahlkreis, Landkreis etc.)
• Versand von Einladungen bei Neueintritt

Bestandspflege

• Fortlaufende Pflege von Zuordnungsdaten (Wahlkreis, Landkreis etc.)
• Versand von Massen-Mails (Einladungen, Umfragen)
• Koordination von Umfragen in Absprache mit dem zuständigen Landesvorstandsmitglied

Des Weiteren gilt für jedes Aufgabengebiet auch die Beantwortung bzw. Koordination von Anfragen im Ticket-System.

Aufgaben im Einzelnen

• jeweils beauftragte Einladungen zu Veranstaltungen, sofern der versandfertige Einladungstext vorliegt
• Anlage von Mitgliedsdaten nach Neuaufnahme von Mitgliedern nach Genehmigung
• Bearbeitung und Genehmigung von Anträgen zur Beitragsminderung
• Pflege der Mitgliedsdaten, wie Adress- und Email-Änderungen
• Archivierung aller Mitgliedsunterlagen, z.B. Anträge und Beitragsermäßigungen
• Kontaktpflege mit Unterstützung des Kreisverbandes
• Veranlassung des Beitragseinzuges zusammen mit dem Landeschatzmeister
  • LV-RP: gemäß § 7.2 (3) der Landessatzung ist der Landesverband zuständig für die Entrichtung des Mitgliedsbeitrags
  • andere LV / Bund: TODO
• Mahnungen bei Beitragsrückstand zusammen mit dem Landesschatzmeister
• Bearbeitung von Parteiaustritten
• Satzungsgemäße Veranlassung der Streichung von Mitgliedern

Hinweise zum PRM

Die zentrale (bundes) Mitgliederverwaltung erfolgt im Piraten Relationship Management System (bis Ende 2017: in einem CRM System). Die wichtigsten Prozesse sind unter Verwaltungssoftware/CRM dokumentiert. Der Zugang zum System ist reglementiert, Details dazu unter Verwaltungssoftware/Berechtigungen.

Nach der Anmeldung am System mit Benutzername und Kennwort wird zunächst ein Dashboard mit statistischen Daten der dem Benutzer zugeordneten Gliederung präsentiert.

Die Navigationsleiste am oberen Rand bietet Zugriff auf alle Hauptfunktionen des PRM. Von links nach rechts:

• Ein Klick auf das Home-Icon links oben zeigt Informationen über den Webclient und die verwendeten Open-Source componenten.
• Rechts neben einem Home Icon wird die Gebiet des angemeldeten Benutzers angezeigt, bei Landesverbänden die zweibuchstabige Abkürzung für das Bundesland (zum Beispiel "NW" für den Landesverband Nordrhein-Westfalen). Ein Klick darauf erlaubt den Wechsel in ein Untergebiet bzw. von einem Untergebiet zurück zum Hauptgebiet des Benutzers.
• Eingabefeld für die Suche. Im Suchfeld kann nach einem Mitglied gesucht werden. Werden mehrere Suchkriterien durch Leerzeichen eingegeben so müssen alle Kriterien zutreffen damit ein Mitglied angezeigt wird. Dabei ist es möglich, das Zeichen * als Platzhalter ("Wildcard") zu benutzen.
• Ein Klick auf die Lupe (oder Druck auf die ENTER Taste) löst die Suche aus.
• "Berichte": Erstellung von Berichten, Downloads, Mailings.
• " Statistik": In einem Untermenü stehen Statistiken von (in der Regel) öffentlichem Interesse zur Verfügung - dort ist auch der Zugriff auf das Dashboard möglich.
• "Extras" - Die unter Extras aufgeführten Optionen unterscheiden sich je nach Berechtigungen für die einzelnen Benutzer. Typische Optionen sind:
  • Gebiet wechseln
  • Passwort ändern / Benutzerprofil
  • Gebietsverwaltung
  • Letzte Mailings
  • Neumitglieder-Upload
• Ein "Abmelden" Icon
• Ein "Hilfe" Icon.

Über das "Hilfe" Icon gelangt man zu der im PRM eingebauten Hilfe, die auch die Einträge der Navigationsleiste noch genauer erklärt.

Die Bearbeitung eines bestehenden Mitgliederdatensatzes beginnt in der Regel durch die Suche nach dem Mitglied. Hierzu lässt sich nach der Mitgliedsnummer, dem Ref-Aufnahmecode, der E-Mail Adresse, nach Nachname und/oder Vorname und weiteren Kriterien suchen.

Das Löschen von Notizen ist nicht möglich. Hierzu ist eine Anforderung per Email zu richten an sage-support at piratenpartei.de.

Mitgliedsanträge

Bei eingegangen Mitgliedsanträgen ist zunächst zu prüfen, ob der Mitgliedsantragssteller seinen Wohnsitz in einem der Kreisverbandstätigkeitsgebiete hat. Falls nicht, fortfahren mit Abschnitt Neuaufnahme bzw. Wiederaufnahme.

Falls ja, ist zunächst der zuständige Kreismitgliederverwalter zu kontaktieren und zu fragen, ob das Mitglied aufgenommen werden solle.

• LV-RP: Die Zustimmung oder Ablehnung soll innerhalb von 14 Tagen erfolgen, ansonsten entscheidet der Landesverband.
• LV-NW: Die Zustimmung oder Ablehnung soll innerhalb von 2 Monaten erfolgen, ansonsten entscheidet der Landesverband (Diese Regelung ist in der Satzung des LV NRW verankert, Stand März 2018).

Parteiausschlussverfahren

Als Generalsekretär solltest du gewährleisten das §3 Absatz 2, Satz 2 der Bundessatzung eingehalten wird ("Aufnahmeanträge von ehemaligen Piraten, die rechtswirksam aus der Partei ausgeschlossen wurden, oder die während eines gegen sie gerichteten Parteiausschlussverfahrens die Partei verlassen haben, sowie Aufnahmeanträge von Personen von denen ein früherer Aufnahmeantrag abgelehnt wurde, müssen zusätzlich vom Bundesvorstand genehmigt werden"). Die Verwaltungssoftware bietet dazu die Option "Neuanlage-Stopp". Im Falle eines erfolgreichen Parteiausschlussverfahrens oder Austritts während eines Parteiausschlussverfahrens muss daher das Flag "Neuanlage-Stopp" (im Tab "Basis II") vom Generalsekretär gesetzt werden. Ein späterer Neu-Aufnahme Prozess des betreffenden Ex-Mitglieds pausiert dann automatisch und bindet den Bundesvorstand ein. Bei Fragen hierzu wende dich an die Bundesmitgliederverwaltung.

Neuaufnahme

Im PRM sollte zunächst nach Nachnamen und Vornamen des Antragstellers gesucht werden - ggf existiert doch bereits ein Mitgliedsdatensatz. Im Suchergebnis kann über den Button "Neues Mitglied" ein neues Mitglied anlegen. Eine andere Option zum Anlage eines neuen Mitglieds ist der Upload einer Datei über die Option "Extras > Neumitglieder-Upload" in der Navigationsleiste.

Neumitglieder werden grundsätzlich vom PRM System als "schwebend" angelegt. . Der "Aufname Refcode (=vorläufige Mitgliedsnummer)" kann frei gelassen werden, da er in dem Fall maschinell vergeben wird. . Das PRM System prüft auf verschiedene Pflichtfelder spätestens beim Speichern des Datensatzes.

Zusätzliche Hinweise:

• Adresszusatz: c/o oder z. Hd.
• Postleitzahl: Postleitzahl
• Stadt: Stadt oder Ort
• Bundesland: Das zweibuchstabige Kürzel für das Bundesland, z.B. "RP" für Rheinland-Pfalz.
• Land: in der Regel "DE" für „Deutschland“

Bei Auslandsadressen kann die Postleitzahl im Feld Postleitzahl eingegeben werden, wenn bei der Adressierung die PLZ wie in Deutschland links vom Ort zu schreiben ist. In anderen Fällen sollte das Feld PLZ leer gelassen und die Adresszeile inklusive der PLZ im Feld "Ort" angegeben werden.

• Gebiet: Das Gebiet wird automatisch anhand von Landesverband, Bezirksverband, Kreisverband und Ortsverband zugewiesen.

Kreisverband: „vKV $Landkreis“ oder „vKV $kreisfreieStadt“</ref>. Achtung! Wenn dieses Feld auf ein Gebiet außerhalb des eigenen Landesverbandes gesetzt wird, ist das Mitglied nach dem Speichern nicht mehr für uns sichtbar! Entsprechendes gilt für auch für jeden anderen Landesverband.

• Geburtsdatum: $Geburtsdatum
• Staatsbürgerschaft: in der Regel DE
• Landkreis: kann frei bleiben - um Aufstellungsversammlungen für eine kompletten Landkreis durchführen zu können wird aber empfohlen dieses Feld zu füllen. LV-RP:
• Gemeinde: gemeint ist die Verbandsgemeinde. Das Feld kann frei bleiben
• Kreisschlüssel: gemeint ist der fünfstellige Kreisschlüssel, es wird automatisch aus dem Gemeindeschlüssel gefüllt.
• Gemeindeschlüssel: hier ist der achtstellige amtliche Amtliche Gemeindeschlüssel (AGS) einzutragen. Eine Suche über den Namen der Gemeinde ist hier möglich. LV-RP: .
• Wahlkreis BTW: Wahlkreis Bundestagswahl. Das Feld kann frei bleiben, füllt sich teilweise automatisch aus dem Gemeindeschlüssel. Wenn gefüllt, dann ist die Durchführung von Aufstellungsversammlungen einfacher möglich
• Wahlkreis LTW: Wahlkreis Landtagswahl. Das Feld kann frei bleiben. Wenn gefüllt, dann ist die Durchführung von Aufstellungsversammlungen einfacher möglich
• Landesverband: Den Landesverband aus der Auswahlliste wählen
• Bezirksverband: Wichtig! Eintrag buchstäblich übernehmen - eine Ansicht der Gliederungshierachie ist über den Link "Hierachie" möglich
• Kreisverband: Wichtig! Eintrag buchstäblich übernehmen - eine Ansicht der Gliederungshierachie ist über den Link "Hierachie" möglich
• Ortsverband: Wichtig! Eintrag buchstäblich übernehmen - eine Ansicht der Gliederungshierachie ist über den Link "Hierachie" möglich
• Erstbeitrag: Der anteilige Beitrag bis Jahresende berechnet sich automatisch wenn kein Erstbeitrag eingetragen wird.
• Beitrag: bei Beitragsstufe 2 ist "48" für EUR 48,00 einzutragen. Besondere Vereinbarungen mit dem Mitglied über einen höheren Beitrag sind entsprechend einzutragen. Andernfalls wird empfohlen das Feld frei zu lassen. Das System berechnet dann automatisch den richtigen Beitrag (Beitragsstufe 1: EUR 72,00 oder den geminderten Beitrag von EUR 12,00).
• Verminderter Beitrag: hier eintragen, ob ein Antrag auf Beitragsminderung vorliegt.
• Minderung bis: Beitragsminderungen werden grundsätzlich für ein Kalenderjahr bewilligt, deshalb hier das Ende der Beitragsminderung eintragen. Es sollte der 31.12. mit dem Jahr an dem die Minderung ausläuft eingetragen werden.
• LV Freitext1: je nach LV unterschiedlich. LV-RP: Urnenstandort zur SDMV eintragen, falls vorhanden, sonst frei
• LV Freitext2: je nach LV unterschiedlich. LV-RP: SDMV Akkreditierungsnummer des Mitlgieds, falls vorhanden, sonst leer
• LV Freitext3: je nach LV unterschiedlich. LV-RP: keine Funktion, bleibt leer
• LV Freitext4: je nach LV unterschiedlich. LV-RP: Versandart von Einladungen. Zulässige Einträge sind buchstabengetreu: "Email", oder "Brief", Standard ist "Email"
• LV Freitext5: je nach LV unterschiedlich. LV-RP: keine Funktion, bleibt leer
• LV Freitext6: je nach LV unterschiedlich. LV-RP: keine Funktion, bleibt leer
• Ausweis angefordert: dieses Feld unberührt lassen. Es wird automatisch verwaltet
• Eintrittsdatum: das Datum des Beitrittsantrags, bzw. dann das Datum des Parteieintritts
• Austrittsdatum: bleibt natürlich leer

• Telefonnummer: hier die komplette Telefonnummer einschließlich Vorwahlen lückenlos eintragen

• E-Mail-Adresse: Email-Adresse eintragen

Nach Speicherung des Mitgliederdatensatzes wird dieser angezeigt. Links zeigt das PRM eine Liste von Optionen an. Um eine Notiz anzulegen kann dort "Neue Notiz" gewählt werden. In einer Notiz kann z.B. ein Link zu dem Ticket des Ticket-Systems, mit welcher der Mitgliedsantrag eingegangen ist angelegt werden.

Erstbeitrag einfordern

Sofern eine E-Mail Adresse hinterlegt ist wird von einem Backend-System der automatische Neumitglieder-Prozess angestoßen. Das System vergibt einen Aufnahme-Code (sofern keiner eingetragen wurde), berechnet ggf. den Erstbeitrag und versendet dann eine Willkommen-Mail mit der Aufforderung zur Überweisung des Erstbeitrags.

LV-RP: Abschließend den Bearbeitungshinweis an den Antragsteller senden.

Die Mitgliedschaft beginnt erst, wenn der Erstbeitrag verbucht ist. Solange der Erstbeitrag nicht geleistet wurde gilt das Mitglied als "schwebend".

Wenn keine Lastschriftermächtigung erteilt wurde, dann soll der Bearbeitungshinweis die Kontoangaben enthalten mit der Aufforderung den ersten Beitrag zu überweisen.

Ist eine Lastschriftermächtigung erteilt, dann einen Scan vom Mitgliedsantrag und einen Scan der Lastschriftermächtigung an das Beitragsteam Beitrag@piratenpartei.de schicken, mit dem Hinweis, den Erstbeitrag per Lastschrift einzuziehen.

Sobald der Beitrag dann eingegangen ist, wird die Begrüßungsmail an das Neumitglied versendet.

Wiederaufnahme

Bei der Wiederaufnahme eines Antragstellers, der bereits Mitglied war, sind zwei besondere Fälle zu unterscheiden. Näheres dazu ist bei der

Wiederaufnahme Ausgetretener

nachzulesen.

Beitragszahlung

LV-RP: Gemäß Landessatzung $ 7.2 (3) ist ausschließlich der Landesverband zuständig für die Entrichtung des Mitgliedsbeitrages.

Per Lastschrift eingezogene Beiträge werden vom Bundesverband in einem einheitlichen Verfahren vorgenommen. Ein Lastschrifteinzug vom Beitragsteam dauert mindestens 2 Wochen. Überweisungen und Barzahlungen gehen an den Landesverband.

LV-RP: Wird an einen Kreisverband bar gezahlt oder überwiesen, muss dieser das Geld unverzüglich an den Landesverband weiterleiten, denn nur der Landesverband kann verbuchen und somit das Mitglied stimmberechtigt machen. Hier sind die Kontoangaben der Landesverbände zu finden.

Andere LV: Bei Zahlung einzelner Mitgliedsbeiträge an einen Kreisverband ist die Weiterleitung an das zentrale Beitragskonto empfehlenswert. Bei vielen Mitgliedsbeiträge sollte vorher Rücksprache mit dem zentralen Beitragskonto über die sinnvollste Vorgehensweise genommen werden um doppelte Arbeit zu vermeiden.

Bei Überweisungen ist darauf zu drängen, dass angegeben wird, für welches Jahr der Beitrag entrichtet wird. Es kann vorkommen, dass Beiträge für 2 Jahre gleichzeitig überwiesen werden, typischerweise nach Mahnläufen. Dann ist es wichtig, dass auf der Überweisung angegeben wird, für welches Jahr der jeweilige Beitrag gilt (z.B. Beiträge für 2015 und 2016). Sonst wird die Überweisung insgesamt auf das laufende Jahr verbucht.

Die Schatzmeister dokumentieren die Beitragszahlungen ausschließlich im officeline als führendes System für die Beitragszahlung. Die im PRM angegebenen Beitragswerte werden maschinell aus dem officeline übertragen.

Die Kreisverbände haben aus Kostengründen keinen Zugang zu officeline. Informationen zu Beitragszahlungen und zur Stimmberechtigung sind dem PRM zu entnehmen.

Beitragsminderung

Anträge auf Beitragsminderung werden von der jeweils zuständigen Gliederung genehmigt und bearbeitet. Die zentrale Mitgliederverwaltung entscheidet nicht über Beitragsminderungen. Sie führt allenfalls verwaltungstechnische Korrekturen nach Beauftragung der zuständigen Stelle durch.

Anträge auf Beitragsminderung werden von den Landesverbänden/vorständen entschieden (vgl. Bundessatzung, Abschnitt B: Finanzordnung, B. MITGLIEDSBEITRAG, § 5 (5)), sofern die jeweilige Landessatzung nichts Abweichendes hierzu regelt.

Anträge auf Beitragsminderung werden durchweg positiv beantwortet, im Zweifel nach Maßgabe des Landesvorstands respektive des Landesgeneralsekretärs. Nachweise für die Beitragsminderungsgründe werden nicht gefordert. Die Beitragsminderung muss für jedes Kalenderjahr neu beantragt werden.

Grundsätzlich kann im PRM im Reiter "Basis II" das Feld "Minderung bis" auf "31.12.JJJJ" des betreffenden Kalenderjahres gesetzt werden. Das PRM bietet zur Vereinfachung die Prozesse "Beitragsminderung" und "Minderung verlängern" (bei den Optionen links in der Mitgliedsdatei-Ansicht). Diese Prozesse legen automatisch auch eine Notiz an und vereinfachen damit die Erfassung.

Der Eintrag der Beitragsminderung ist nur von Dezember des Vorjahres bis November des Beitragsjahres möglich. Rückwirkende Beitragsminderungen für Vorjahre sind über den Reiter "Mitgliedsbeiträge" im PRM für jedes einzelne Jahr hinterlegbar bzw. änderbar.

Siehe dazu auch: Verwaltungssoftware/Minderungen_eintragen

Bestandspflege

Umzug

Bei Umzügen wird zwischen reinen Adressänderungen, sowie Ausgangs-Umzügen und Eingangs-Umzügen unterschieden.

Adressänderung

Ein Mitglied teilt eine Adressänderung mit. Die Adressänderung wird über den Prozess "Adressänderung" im PRM in der Mitgliederdetailansicht vollzogen. Es sind gegebenenfalls die Felder „Landkreis“, „Gemeinde“ und „WahlkreisBTW“ etc. anzupassen.

Ausgang

Ist das Mitglied dadurch im Tätigkeitsgebiet eines anderen Kreisverbandes oder Landesverbandes, so ist das Mitglied dorthin umzutragen. Das Mitglied kann jedoch nach den unter Verwaltungssoftware/CRM/A_Mitglied_umziehen beschriebenen Maßgaben einen Antrag auf Mitgliedschaft in einer anderen Gliederung stellen.

Der Umzug in einen anderen Kreisverband erfolgt wie die Adressänderung über den Prozess "Adressänderung" im PRM in der Mitgliederdetailansicht.

Wechselt das Mitglied in das Tätigkeitsgebiet eines anderen Landesverbandes, sind zunächst offene Forderungen etc. zu klären. Nach dem Umzug erhalten der neue und der bisherige Landesverband eine automatische Benachrichtigung per Mail. Dann ist auch das Mitglied für den bisherigen Landesverband nicht mehr einsehbar. Hinweise zu den in diesem Fall anzupassenden Felder unter: Verwaltungssoftware/CRM/A_Mitglied_umziehen

Wechsel das Mitglied durch Umzug in den Tätigkeitsgebiet eines anderen Landesverbandes, so ist der Umzug unabhängig von offene Forderungen zu vollziehen! Bei reinen Wechsel der Gliederung sind per Definition gemäß Verwaltungssoftware/CRM/A_Mitglied_umziehen keine Forderungen mehr offen.

Eingang

LV-RP: Wechselt ein Mitglied in den Landesverband Rheinland-Pfalz, sendet das PRM eine Benachrichtigung in die rheinland-pfälzische Verwaltungsqueue. Die neue Anschrift ist dann in der Regel bereits im PRM eingetragen. Zum Abschluss des Umzugs sind im Reiter „Mitgliederdetails“ die Felder "Gebiet" (Kreisverband), „Landkreis“, „Gemeinde“, „Kreisverband“ (identisch zu "Gebiet") und „Wahlkreis BTW“ anzupassen. Damit ist der Eingangsumzug abgeschlossen.

Gliederungswechsel ohne Umzug

Bei einem Gliederungswechsel ohne Umzug sind besondere Voraussetzungen zu beachten. Diese sind hier dokumentiert:

Verwaltungssoftware/CRM/A_Mitglied_umziehen

Da hierbei Fristen zu beachten sind, ist es wichtig, dass der Gliederungswechsel in den Notizen klar dokumentiert wird.

Austritt

Bei Austritten ist zunächst zu unterscheiden, ob der Austrittswunsch per E-Mail oder per Brief/Fax/Scan eingegangen ist.

per E-Mail

Geht der Austrittswunsch per E-Mail ein, bedarf es zunächst einer Bestätigung. Hierzu eine Vorlage an die im CRM hinterlegte E-Mail-Adresse senden, um eine Bestätigung genau von dieser E-Mail-Adresse des Mitglieds zu erhalten.

• LV-RP: im OTRS die Vorlage "LV--RP Austritt per E-Mail"
• Bund: Im Redmine die Vorlage "Austritt: Bestätigungsnachfrage"
• andere LV: TODO

Das Versenden der "Nachfrage-Mail" und der darauf folgende Empfang der Bestätigungsmail kann durchaus einige Tage in Anspruch nehmen. Bei Empfang der Bestätigungsmail wird der Empfang der Bestätigungsemails als Austrittsdatum eingetragen, wenn kein anderes Austrittsdatum in der Zukunft verfügt ist. Anschließend dann mit dem Abschnitt Kündigung fortfahren.

Ist für das Mitglied keine oder eine ungültige E-Mail-Adresse hinterlegt, wird auf die Möglichkeit zur schriftlichen Kündigung verwiesen.

• LV-RP: im OTRS die Vorlage "LV_RP--Austritt Schriftlich"

per Brief/Fax/Scan

Geht der Austrittswunsch per unterschriebenem Brief, Fax oder als Scan ein, kann direkt mit dem Abschnitt Kündigung fortgefahren werden.

Kündigung

Im CRM das Mitglied suchen, dort dann unter "Mitgliederdetails" das Feld "Austrittsdatum" auf das Datum der empfangenen Austrittsverfügung setzen, nach Wunsch des Mitglieds auch auf einen späteren Zeitpunkt. Unter dem Reiter "Notizen" mit dem Titel "Austritt" das Ticket, mit welchem der Austritt eingegangen ist, vermerken.

Abschließend ist dem ehemaligen Mitglied eine Bestätigungsmail gemäß Vorlage zu senden. Damit ist der Austritt abgeschlossen.

• LV-RP: OTRS Vorlage "LV_RP--Austritt Bestätigung"
• Bund: Redmine Vorlage "Austritt: Erfolgt! Infomail"
• andere LV: TODO

Sind noch Beitrage offen, ist das Mitglied in der Bestätigung an die Überweisung zu erinnern.

Bei Mitgliedern, die Zugang zu geschützten Daten hatten, z.B. im Rahmen einer Beauftragung, ist eine schriftliche Löschungserklärung vom ehemaligen Mitglied einzuholen, die handschriftlich unterzeichnet sein muss. Sie muss folgende Punkte enthalten:

• die Erklärung, dass alle Daten, die im Zusammenhang der Tätigkeit entstanden sind, gelöscht wurden,
• der Nachvollziehbarkeit halber wäre auch eine Aufstellung dieser Daten nett,
• die Erklärung, dass alle Daten, die wider besseren Wissens doch noch auf persönlichen Datenträgern gespeichert sind, bei (persönlichem, nicht öffentlichem) Bekanntwerden umgehend gelöscht und nicht weiter verwendet werden.

Sich ausgetreten Glaubende

An Mitgliedern, die sich bereits ausgetreten glauben, erfolgt der Hinweis, dass nach Vorschrift ein Austritt von uns bestätigt wird (siehe oben) und mit der Bitte verbunden, diese Bestätigung zu übersenden. Falls diese Bestätigung kommt, kann man die Daten entsprechend korrigieren, andernfalls leitet man einfach ein Austrittsverfahren ein.

"Löschen" doppelter Erfassung

Es kann vorkommen, dass ein Mitglied doppelt erfasst wird und nun zweimal mit jeweils anderer Mitgliedsnummer vorhanden ist. Das ist insofern unschön, weil dann sein Mitgliedsbeitrag zweimal von ihm gefordert wird, abgesehen von anderen Implikationen. Nun ist es systemtechnisch aber nicht möglich, einen Mitgliedsdatensatz zu löschen. Deshalb lässt man es in der überflüssigen Erfassung zum gleichen Tag wieder austreten, an dem es eingetreten ist, also das Feld "Austrittsdatum" auf das Datum des Feldes "Eintrittsdatum" setzen. Anschließend den Vorgang entsprechend unter dem Reiter "Notizen" vermerken.

Einladungen/Massenmail

Nach Satzungen erfolgen Einladungen in Textform, d.h. wenn das Mitglied eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat per Mail sonst postalisch per Brief.

• LV-RP: Nach aktueller Landessatzung erfolgen Einladungen per E-Mail, wenn das Mitglied eine E-Mail-Adresse hinterlegt und nicht gewünscht hat, per Brief eingeladen zu werden. Alle anderen werden postalisch eingeladen.

• Bund: Die Einladungen werden via Report 247 "Kommunikation - Mailing an eigene Gliederung" verschickt. Das nähere erklärt Verwaltungssoftware/CRM/A_Versenden_Massenmail.
• LV-RP: Zur Zeit wird die Versendung von Massenmails mit Thunderbird und MailMerge durchgeführt.

Rundmails können technisch grundsätzlich auch per CRM durchgeführt werden. Die Bundesmitgliederverwaltung führt Rundmails (nur bundesweit, nicht auf LV/KV-Ebene) in Absprache mit dem Bundesvorstand auch für die Presseabteilung, Fraktionen usw. durch. Das Verfahren und die Anforderungen sind unter Mitgliederverwaltung/Mailing beschrieben.

per CRM

Vor dem endgültigen Versand empfiehlt es sich allgemein, die E-Mail zunächst nur an sich selbst zu versenden und auf Fehler zu überprüfen. Dazu sollten alle Mailmarker_LV auf 0 gesetzt sein, bis auf den im eigenen Namen auf -1 und verschickt die Mail wie nachstehend beschrieben. Wenn alles stimmt, setzt man die Mailmarker_LV auf „-1“ für alle Mitglieder, die eine Mail erhalten sollen.

Im CRM in der linken Spalte auf „Mein CRM“, dann „Berichte“ und dort auf das Briefpiktogramm hinter Bericht 201 „Mailmarker LV“ gehen. Dort werden alle Mitglieder abgefragt, deren Feld „Mailmarker_LV“ auf „-1“ gesetzt ist und die eine E-Mail-Adresse angegeben haben. Den Einladungstext eingeben, dann „speichern“ und Text prüfen. Abschließend auf „E-Mail erstellen“ klicken und warten, bis sich alle öffnenden Fenster wieder geschlossen haben.

Abschließend sind wieder alle verwendeten "Mailmarker_LV"-Felder auf "0" zu setzen.

Variablen
Um eine individuelle Begrüßung wie „Ahoi Musterpirat“ zu verwenden, können die im Bericht zur Verfügung stehenden Datenbankwerte über zwischen Rauten stehenden Variablen ausgelesen werden.

Mehrere Datensätze bearbeiten
Um in mehreren Mitgliederdatensätzen den „Mailmarker_LV“ auf „-1“ zu setzen, zunächst unter „Berichte“ den Bericht 251 „Mitglieder, ohne schwebend“ herunterladen. Die Mitgliedsnummer-Spalte als erste Spalte setzen, in der Spalte „Mailkmarker_LV“ alle Zellen auf „-1“ setzen. Alle Mitglieder, die die Einladung nicht erreichen soll – beispielsweise bei regionalen Einladungen – herauslöschen. Alle nicht benötigten Spalten löschen, verbundene Zellen auflösen oder löschen. Die Tabelle abspeichern und im CRM in der linken Spalte unter „Mein CRM/Upload“ hochladen und verarbeiten. Warten, bis keine Felder mehr zu verarbeiten sind, dann erst die sich öffnenden Fenster schließen.

Dann unter „Mein CRM/Berichte“ auf das Briefpiktogramm des Mailmarker-LV-Bericht klicken. Wenn alle betroffenen Mitglieder aufgeführt werden, wie oben beschrieben mit dem Mailversand fortfahren.

Hier findet ihr eine allgemeine Beschreibung

• zum Upload und
• zum Versenden von Massenmails

Akkreditierung

Die Akkreditierung auf Versammlungen kann bei bestehender, sicherer Internetverbindung per Zugriff auf das CRM geschehen.

Allgemein empfiehlt es sich jedoch, sich zuvor eine Liste herunterzuladen. Diese ist auf die zur Akkreditierung absolut notwendigen Daten zu reduzieren. Hilfreich ist es, die stimmberechtigten Mitglieder farblich zu markieren, um eine schnellere Akkreditierung zu ermöglichen.

Identitätsnachweis

Um eine rechtssichere Versammlung zu gewährleisten, sind die zu Akkreditierenden zweifelsfrei als stimmberechtigte Parteimitglieder zu identifizieren. Dies kann über persönliche Bekanntschaft oder über die Vorlage eines amtlichen Lichtbilddokuments erfolgen. Achtung! Die Vorlage eines solchen Dokuments kann nur freiwillig erfolgen und darf durch den Akkreditor keinesfalls verlangt werden.

Sollte eine Person die eigene Akkreditierung fordern, ist jedoch nicht persönlich bekannt und legt keinen geeigneten Identitätsnachweis vor, so hat sie die Möglichkeit, die örtliche Polizeistelle zu kontaktieren. Diese sind berechtigt, ein Identitätsüberprüfung auch unter Einsicht in amtliche Lichtbilddokumente vorzunehmen und dem Akkreditor die Identität dann zu bestätigen.

LV-RP: Akkreditierung zur SDMV

Die Akkreditierung ist unter Punkt 4 SDMV-GO geregelt.

Der Generalsekretär führt eine Übersicht darüber, welche Akkreditierungsnummern im Umlauf sind. Eine Akkreditierungsnummer kann dabei folgende Status haben:

• unbenutzt: Diese Nummern wurden bislang noch nicht auf Stimmkarten gedruckt.
• nicht zugeordnet: Diese Nummern wurden bereits auf Stimmkarten gedruckt, aber noch keinem Piraten zugeordnet. Hier wird der Name der zur Akkreditierung berechtigten Person vermerkt, an die die Stimmkarte ausgegeben wurde.
• zugeordnet: Diese Nummern wurden bereits akkreditierten Piraten zugeordnet. Im CRM wird im "LV Freitext1" die zugehörige Urne und im "LV Freitext2" die Akkreditierungsnummer vermerkt.
• gesperrt: Diese Nummern wurden gesperrt, weil die entsprechende Stimmkarte verloren gegangen ist und eine neue ausgestellt werden musste.

Die Stimmkarten werden vom Generalsekretär gedruckt und an zur Akkreditierung berechtigte Piraten verschickt.

Wurde eine Akkreditierung vorgenommen, so meldet dies die zur Akkreditierung berechtigte Person an den Generalsekretär zurück, damit dieser den Status der Akkreditierungsnummer vermerken kann.

Zugangsberechtigungen

Anforderungen von Zugangsberechtigungen sind an die jeweils zuständige Gliederung zu richten. Kreisverbände als eigenständige Verwaltungseinheiten beantragen und organisieren ihre Erfordernisse selbst, also auch Zugänge zu Systemen, wie z.B. OTRS, oder Mailinglisten. Jede zuständige Verwaltungseinheit ist auch verantwortlich für den rechtzeitigen und datenschutzkonformen Entzug von Berechtigungen. Hierzu wird auf die Checkliste bei Austritt verwiesen.

Eine Ausnahme hiervon bilden Zugangsberechtigungen zu Mitgliedsdaten wegen ihrer datenschutzrechtlichen Sonderstellung in unserer Partei. Hierfür ist eine verantwortliche Person beauftragt und gegenüber der Bundesverwaltung als einzige für den Landesverband authorisierte Person benannt. Zugänge zu Mitgliedsdaten, wie z.B. CRM und OfficeLine, sind ausschließlich an sie zu richten. Der Verantwortliche prüft die Voraussetzungen und erteilt, bzw. entzieht die Zungangsberechtigungen zu den Mitgliedsdaten.

Hat ein Mitglied seine Zugangsdaten zu CRM erhalten. so muss es sich vor Nutzung des Systems mit der Landesverwaltung in Verbindung setzen, um eine Einweisung in das System zu erhalten, da eine ungeschulte Nutzung zu Fehlern in der Datenhaltung führen kann. In der Regel erfolgt die Einweisung unmittelbar per mumble.

Postrückläufer

• LV-RP: Wenn Postrückläufer im Landesverbandspostfach eingehen, werden diese zusammen mit dem Rücksendevermerk der Post im Papierarchiv abgelegt. Beim zweiten Postrückläufer wird der "Gemeindekey" im CRM auf '000000000000' gesetzt. Dieses wird dann fortan als "unbekannt", resp. unzustellbar interpretiert. Weitere Sendungen an das Mitglied erfolgen dann solange nicht, bis seine Anschrift der Landesverwaltung wieder zur Kenntnis gelangt ist (vergl. § 5.1 (4) Landessatzung).

Mitgliedsausweise

Sollte ein Mitglied seinen Mitgliedsausweis verloren haben: im CRM im Reiter „Mitgliederdetails“ das Feld „Ausweis angefordert“ auf das aktuelle Datum setzen. Beim nächsten Mitgliedsausweisdruck wird der Ausweis dem betreffenden Mitglied postalisch zugestellt.

Verschlüsselung

Email-Verschlüsselung

Die Kommunikation in der Mitglieder- und Finanzverwaltung sollte standardmäßig stets verschlüsselt erfolgen, auch bei an sich weniger schutzwürdigen Nachrichten. Bei der Übermittlung von Mitgliederdaten ist die verschlüsselte Kommunikation vorgeschrieben.

Für die verschlüsselte Email-Kommunikation werden die kostenfreien Programme Thunderbird in Verbindung mit GNUpg und Enigmail empfohlen. Die nachstehende Beschreibung beruht auf diesen Programmen.

Zunächst lädt man sich in der Regel den öffentlichen Schlüssel des Kommunikationspartners vom Schlüsselserver herunter. Danach muss sichergestellt werden, dass der Schlüssel auch wirklich vom gewünschten Kommunikationspartner stammt. Dieses verifiziert man, indem man sich den Fingerabdruck des Schlüssels vom Schlüsselinhaber nennen läßt. Dazu reicht es normalerweise, wenn dies telefonisch erfolgt und man sich sicher ist, dass am anderen Ende der bekannte Kommunikationspartner spricht. Nach dem Vergleich legt man das Besitzervertrauen fest auf "ich vertraue ihm voll". Nach dieser einmaligen Verifizierung kann dann der öffentliche Schlüssel verwendet werden. Hat ein Schlüssel drei Unterschriften von Personen, denen man voll vertraut, so kann der Vergleich des Fingerabdrucks entfallen.

Pflege von Gliederungen

Allgemeines Prinzip

In einer hierarchischen Verwaltungsstruktur sollte zunächst einmal jede Gliederung

• ihre direkt untergeordneten Untergliederungen betreuen sowie
• eigene Änderungen an ihre direkte übergeordnete Gliederung kommunizieren.

Leider ist eine vollumfängliche Betreuung von direkten Untergliederungen nicht für jede Gliederung möglich: Bestimmte Prozesse wie das Anlegen neuer Gliederungen in der Verwaltungssoftware, die Gewährung von Zugang zur Verwaltungssoftware erfolgen etc. zentral auf Bundesebene bzw. einige andere (u.a. Prozesse der Mitgliederverwaltung) auf Landesverbandsebene durch Schatzmeister / Generalsekretär.

Prozesse, die von der Gliederung nicht selbst erledigt werden können, müssen daher in der Gliederungshierarchie an die übergeordnete Gliederung weitergeleitet werden. Die übergeordnete Gliederung muss diese erneut weiterleiten, falls sie diese nicht erledigen kann usw.

Die Verwaltungsstrukturen in den Landesverbänden sind unterschiedlich. So gibt es LVs, in denen Generalsekretäre von Regionalverbänden mit Zugang zur Mitgliederverwaltung die Betreuung der Kreisverbände erledigen, während in anderen Verbänden die Struktur möglicherweise flacher ist.

Dem Prinzip nach betreut die Bundesverwaltung daher die 16 Landesverbände. Der Bundesverwaltung hat nicht die personellen Ressourcen, alle Vorstände aller Kreisverbände zu pflegen oder zu kennen bzw. zu wissen welche Personen dort stets aktuell verantwortlich sind. Entsprechend erfolgen Meldungen an die Bundesverwaltung (z.B. über Änderungen) stets durch die dem Bund bekannten Landesverbandsverwaltungen (in der Regel LV-Generalsekretär oder LV-Schatzmeister).

Änderung an Gliederungen

Jede Änderung an Gliederungen, z.B. Gründung, oder Auflösung, Anschriftenänderungen usw. erfolgt *umgehend* zunächst entlang der Hierarchiekette nach oben. Schließlich meldet stets der Landesverband mit möglichst vielen Informationen an:

sage-bugtracker@piratenpartei.de

Damit kann dann die zentrale Mitgliederverwaltung zusammen mit dem Beitragsteam alles abarbeiten was an Änderungen im CRM und der OfficeLine ansteht.

Wenn eine Gliederung aufgelöst wird / worden ist / neugegründet ist, dann sollte die Kostenstellenauswertung für diese Gliederung kontrolliert werden, ob nach Auflösung / Vor Gründung Beiträge auf diese Kostenstelle gebucht sind. Diese Buchungen sind auf die richtige Umlagekostenstelle zu korrigieren.

Neugründung einer Gliederung

Die Meldung entlang der Hierarchiekette bzw vom LV an die Bundesvewaltung muss die Info enthalten, welches die genaue Bezeichnung der Gliederung ist, Anschrift, Ansprechpartner / kompletter Vorstand (Funktions-Mailadressen), ggf Anschrift, Kontoverbindung sowie die dazugehörige T2-Kostenstelle, damit die Verwaltung das ergänzen kann.

Auflösung einer Gliederung

Die Meldung entlang der Hierarchiekette bzw vom LV an die Bundesvewaltung muss die Info enthalten, wer dann die Beträge bekommt. Also in der Regel der übergeordnete LV (BzV), oder eine neue vKV-Kostenstelle, was auch immer.

Wichtig ist auch, dass die Mitglieder in dem Feld "Kreisverband" (oder höhere Gliederungen) den neuen Eintrag bekommen oder die Felder geleert werden. Sofern sich Änderungen an den Gebieten ergeben sollte auch eine Mail an sage-bugtracker@piratenpartei.de gesendet werden mit allen notwendigen Infos zu Gebietsänderungen.

Wichtig: diese Änderung greift dann sofort. Also alle Beiträge, die dann ab dem Tag gebucht werden, fallen auf die geänderte Umlagekostenstelle. Es gibt keinen Mechanismus, der sagt, bis zum 31.12. so buchen, dann anders. Das müsste dann ggf. selber beim Buchen gemacht und dort die richtige T2-Kostenstelle beim Mitglied angeben werden.

Wenn die Auflösungen nicht gemeldet werden - und wenn dann auch die alten Gliederungen immer noch bei den Mitgliedern stehen - dann fallen alle Beitragsbuchungen NACH der Auflösung auf die falschen Umlagekostenstellen. Dann passen Zuwendungslisten, Gliederungsabgleich und Rechenschaftsbericht nicht mehr.

Bitte dringend folgende Dinge VOR Auflösung einer Gliederung beachten:

• Alle Unterlagen bis zu diesem Zeitpunkt liegen komplett vor: Kontoauszüge, Belege, Kassenbuch, Kassenaufnahmeprotokoll zum Ende, Reisekosten, Auslageerstattungen, Verzichtspenden. Das sollte kontrolliert und bestätigt werden auf der Auflösungsversammlung. Kassenprüfer sollten dort zugegen sein.
• Falls Anlagegüter vorhanden sind, wird eine Liste der Anlagegüter erstellt und diese übergeben.
• Alle Verbindlichkeiten an andere Gliederungen sind beglichen. Es gab Relikte aus 2012, die von Jahr zu Jahr mitgeschleppt wurden, bei der Auflösung immer noch offen waren und nun inzwischen beim Landesverband gelandet sind. Der Buchungsaufwand dafür steht in keinem Verhältnis zum dem Aufwand, einfach mal das Bankprogramm zu öffnen und die "7,35 €" zu überweisen. Wenn unbekannt ist, was alles offen ist, dann bitte bei verwaltung@lists.piratenpartei.de nachfragen.
• auch die Forderungen Sollten vorher eingefordert werden. Das erspart ebenfalls viel Buchungsaufwand. So eine Auflösung passiert nicht von jetzt auf gleich, so dass es genügend Zeit gibt, die anderen Gliederungen anzuschreiben. Ausnahme sind die Forderungen / Verbindlichkeiten zur übernehmenden Gliederung. Das kann so bleiben, denn es wäre dann nur linke Hosentasche - rechte Hosentasche.
• Die Kasse wird sauber übergeben an die Gliederung, die den KV (BV.. etc.) übernimmt.
• Das Bankkonto (sofern vorhanden) geht auf die übernehmende Gliederung über. Bitte die Bankvollmachten klären, damit das Konto nicht monatelang ungenutzt bleibt und Bankgebühren kostet. Falls der Saldo schon vorher an die übernehmende Gliederung überwiesen wird, dann vorher alles bezahlen, was bezahlt werden muss.
• Es sollten keine Auflösungsbuchungen mit Zuschüssen oder ähnlichem gemacht werden. Das müsste dann wieder storniert und von der Verwaltung richtig gebucht werden.

Frage: Gibt es einen Vorlagetextteil für den Rechenschaftsbericht, falls ein Kreisverband aufgelöst wird und das Vermögen an den Landesverband übergeht?
Antwort: Der Kreisverband selber gibt ja keinen Rechenschaftsbericht mehr ab, wenn die Auflösung mitten im Jahr stattfindet. Wenn die Auflösung zum 31.12. passiert, dann für das alte Jahr noch mit in den Rechenschaftsbericht und zum 1.1. des Folgejahres die Auflösung buchen.

Frage: Wo schreibt man die Erläuterung beim Rechenschaftsbericht Kreisverband/Landesverband hinein, II. Erläuterungen zur Vermögensbilanz oder IV. Sonstige Erläuterungen?
Antwort: IV. sonstige Erläuterungen. Einfach den Sachverhalt: KV xy wurde zum ... aufgelöst, das Vermögen geht an yy.

Anhänge

Feldbeschreibungen

Feld	Typ	Beschreibung
Gebiet	Auswahlliste	der Kreisverband oder virtuelle Kreisverband. Achtung! Wenn dieses Feld auf ein Gebiet außerhalb des Landesverbandes Rheinland-Pfalz gesetzt wird, ist das Mitglied nach dem Speichern nicht mehr für uns sichtbar!
schwebend	Ja/Nein	„Ja“, solange ein Neumitglied seinen ersten Beitrag noch nicht bezahlt hat. „Nein“ bedeutet, dass das Mitglied seinen Erstbeitrag gezahlt hat und somit satzungsgemäßes Mitglied ist.
Geburtsdatum	Datum	Geburtsdatum des Mitglieds
Verifizierung	Anzeige	Datum der Mitgliedsschafts-Verifizierung (Basisentscheid u.a.)
Bundesland	Auswahlliste	Bundesland des Wohnsitzes
Staatsbuergerschaft	Auswahlliste	Staatsbuergerschaft des Mitglieds
Landkreis	Freitext	Landkreis des Wohnsitzes
Landesverband	Auswahlliste	zugehöriger Landesverband
Gemeinde	Freitext	Kreisfreie Stadt oder Verbandsgemeinde des Wohnsitzes
Bezirksverband	Freitext	zugehöriger Bezirksverband: zur Zeit nicht relevant
Kreiskey	Freitext
Kreisverband	Freitext	zugehöriger Kreisverband
Gemeindekey	Freitext	der zwölfstellige amtliche Regionalschlüssel der Wohngemeinde der Person
Ortsverband	Freitext	zugehöriger Ortsverband: zur Zeit nicht relevant
Wahlkreis BTW	Freitext	Wahlkreis-Kennung des Wohnsitzes bei der Bundestagswahl
Wahlkreis LTW	Freitext	Wahlkreis-Kennung des Wohnsitzes bei der Landtagswahl
Erstbeitrag	Freitext	Der erste Beitrag, der bis zum Jahresende zu leisten ist. Dieser berechnet sich aus 1/12 Jahresbeitrag * Jahres-Restmonate
Vorlage:Anker Besonderer Kontakt	Ja/Nein	Dieses Feld wird gesetzt, wenn ein Mitglied besonders weitreichende Rechte zu den Systemen hat (z.B. Administratoren). Hier bekommt die Verwaltung automatisch eine Mail, wenn ein Mitglied austritt. Das ermöglicht ein schnelles Sperren der Zugänge.
Beitrag	Freitext	der zu leistende tatsächliche Jahresbeitrag. Hier wird standardmäßig der normale Jahresbeitrag vorgegeben und kann entsprechend höher eingetragen werden, wenn es freiwillige Mehrleistungen gibt. Einträge kleiner als der normale Jahresbeitrag gelten als verminderter Beitrag. Dieses Feld muss nicht angepasst werden, wenn der standardmäßige volle oder standardmäßige geminderte Beitrag gilt.
Lastschrift	Anzeige	Vermerk, ob das Mitglied dem Lastschriftverfahren zugestimmt hat
Verminderter Beitrag	Ja/Nein	Vermerk, ob das Mitglied nur einen verminderten Beitrag leisten möchte. Dieses Feld wird automatisch gesetzt.
red. Beitragsende	Freitext	Ende der Minderung als Datum "31.12.JJJJ" eintragen und gegebenenfalls den verminderten Beitrag in "Beitrag" anpassen. Beitragsminderungen werden immer für ein Kalenderjahr bewilligt.
Stimmberechtigt	Ja/Nein	Das Feld hat die manuelle Stimmberechtigung beschrieben und ist veraltet. Es wird nicht mehr benutzt und bleibt leer.
Berechnete Stimmberechtigung	Anzeige	der Wert wird automatisch vom Programm ermittelt und zeigt an, ob das Mitglied normalerweise stimmberechtigt ist.
Offener Beitrag	Anzeige	der Wert wird automatisch vom Programm ermittelt und zeigt, welcher Betrag an Beiträgen noch offen ist.
offener Beitrag bis 2011	Freitext
Vorlage:Anker LV Freitext1	Freitext je nach LV	* RP: SDMV-Heimaturne
LVFreitext2	Freitext je nach LV	* RP: SDMV-Akkreditierungsnummer
LVFreitext3	Freitext je nach LV	* RP: frei verfügbar
LVFreitext4	Freitext je nach LV	* RP: Angabe der Versandart von Einladungen und Informationen. Zulässig sind die buchstabengetreuen Einträge "Email" und "Brief".
LV Freitext 5	Freitext je nach LV	* RP: frei verfügbar
LV Freitext 6	Freitext je nach LV	* RP: Mahnstufe im Landesverband für Beiträge. Eine Nutzung für Kreisverbände ist nicht vorgesehen. Der Eintrag erfolgt in der Form JJJJ-MM-TT $Form, [[JJJJ-MM-TT $Form], ...]. Für $Form sind zulässig: Email, Brief. Beispiel: 2014-03-17 Email, 2014-04-30 Brief
Ausweis angefordert	Freitext	Datum, an dem der Ausweis angefordert wurde. Dieses Feld wird automatisch gefüllt, wenn der Erstbeitrag verbucht ist und eine Mitgliedsnummer vergeben wird. Siehe auch Mitgliedsausweise
Ausweis exportiert	Freitext	dieser Wert wird vom Bundesverband gesetzt und besagt, dass der Ausweis im Herstellungsprozess ist
Ausweis versendet	Anzeige	dieser Wert wird vom Bundesverband gesetzt und besagt, dass der hergestellte Ausweis versendet wurde
Eintrittsdatum	Datum	Eintrittsdatum
Austrittsdatum	Datum	Austrittsdatum
RefCodeLS	Anzeige	dieser Wert enthält einen sogenannten Token. Dieser kennzeichnet eindeutig die persönliche Einstellungsseite des Piraten für LimeSurvey. Mit einem entsprechenden Link, der diesen Token enthält, kann z.B. jeder Pirat seine persönliche Einstellungsseite für LimeSurvey erreichen.
LV Refcode 1 (RefCode3)	Freitext	Dieses Feld dient zum Versenden von sogenannten Einmal-Token für LimeSurvey-Umfragen. Es enthält also analog zu den Feldern "Mailmarker.." nur vorübergehend relevante Informationen.
LV Refcode 2 (RefCode4)	Freitext
Newsletter	Anzeige	dieser Eintrag wird vom Mitglied durch Angaben in anderen Oberflächen selbst gepflegt und besagt, ob es Newsletter und andere allgemeine Informationen erhalten möchte
Umfragen	Anzeige	dieser Eintrag wird vom Mitglied durch Angaben in anderen Oberflächen selbst gepflegt und besagt, ob es an Umfragen teilnehmen möchte
Aktionen	Anzeige	dieser Eintrag wird vom Mitglied durch Angaben in anderen Oberflächen selbst gepflegt und besagt, ob es an Aktionen teilnehmen möchte
MailMarkerG MailMarkerLV MailMarkerBZV MailMarkerKV	Freitext	Die Mailmarker dienen nur dazu, manuell zu markieren, welche Mitglieder eine Massenmail erhalten sollen und diese dann im Bericht, auf Landesverbandsebene im Bericht 201 "Mailmarker_LV", anzuzeigen. Die Landesmitgliederverwalter verwenden den Mailmarker_LV, die Kreismitgliederverwalter den Mailmarker_KV, damit sie sich bei gleichzeitigem Massenmailversand nicht in die Quere kommen. Diese Felder sind rein technisch, sie dienen nicht dazu, Einladungspräferenzen festzuhalten.
DSE schriftlich liegt vor	Anzeige	der Eintrag wird vom Bundesverband gepflegt und zeigt an, ob der Nachweis einer Datenschutzeinweisung vorliegt
DSV letzte Belehrung	Anzeige	der Eintrag wird vom Bundesverband gepflegt und zeigt an, welches Datum die letzte dort bekannte mündliche Verpflichtung auf Datengeheimnis hat
Streichungslauf	Anzeige

Checkliste bei Austritt

Bei Parteiaustritt eines Mitglieds mit zusätzlichen Rechten sollten folgende Punkte geprüft und erforderlichenfalls entsprechend berücksichtigt werden, wobei diese Liste keinesfalls vollständig sein muss. Mögliche Sonderberechtigungen im Einzelfall müssen ebenfalls berücksichtigt werden:

• Weiterleitung auf interne Mailinglisten z.B. Vorstand-intern@piraten-rlp.de
• Weiterleitung auf Funktions-Adressen wie z.B. Schatzmeister@piraten-rlp.de
• Änderung gemeisamer Schlüssel z.B. eines Vorstands-Schlüssels
• Zugang zum CRM
• Zugang zum officeline
• erweiterte Rechte im wiki
• erweiterte Rechte in mumble
• Berechtigungen im Ticket-System, z.B. OTRS
• erweiterte Rechte auf Mailinglisten
• Zugang zu verwaltung@lists.piratenpartei.de und zu rlp-verwaltung@lists.piratenpartei.de
• erweiterte Rechte in Piratenpads (z.B. Admin)
• Löschungserklärung

Fristen

Frist	Vorgang
1 Tag	maschinelle Vergabe des "Aufname Refcode (vorläufige Mitgliedsnummer)" bei Neuanlage eines Antragstellers
2 Wochen	Lastschrifteinzug durch das Beitragsteam
2 Wochen	LV-RP: Einholung der Zustimmung vom KV-Vorstand zur Aufnahme eines Mitglieds
3 Wochen	LV-RP: Buchung eingegangener Beträge auf dem Landeskonto Sparkasse Koblenz, aber aktuell zu Parteitagen

Mitgliederverwaltungen der Landesverbände

Angaben und Erreichbarkeit der Mitgliederverwaltungen der einzelnen Landesverbände sind in folgendem Piratenpad zu finden:

https://bgs.piratenpad.de/15

Man sollte gelegentlich überprüfen, ob noch alles stimmt und erforderlichenfalls die Angaben korrigieren. Nur mit korrekten Infos können andere Gliederungen schnell und problemlos kontaktiert werden.

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Fußnoten