HowTo Vorstand und Vorstandswechsel
Hallo Vorstand!
Dir wurde also das Vertrauen ausgesprochen. Herzlichen Glückwunsch dazu. Doch wie geht es weiter? Was macht man als erstes und was gehört erledigt um den Vorstandswechsel zu Ende zu bringen?
Im ersten Teil dieses HowTo gehen wir auf den Vorstandswechsel ein, da wir einfach momentan mehr wechseln als neue Gliederungen zu gründen.
Der Vorstandswechsel
1. Anpassung der Internetauftritte
Um einen Vorstand erstmal im Amt zu sehen, bedarf es der Anpassung aller Seiten. Natürlich haben eure Vorgänger das genau dokumentiert, denn sonst habt ihr das nachsehen. Grundsätzlich aber wird im Wiki die Gliederungsseite aufgerufen und dort nach etwaigen Einträgen geschaut, sowie auf der Webseite der Gliederung (Zugang zu dieser solltet ihr beim zuständigen Admin holen, ggf. haben eure Vorgänger aber auch Zugriff).
2. Berechtigungen
Zugänge, das ist eure erste Aufgabe. Als verantwortungsvoller Vorstand nehmt ihr die Last eurer Vorgänger. Warum wir das als erstes machen? Weil es dauert.
a) Kontoberechtigungen
Der wichtigste Zugang ist der zum Geld. Denn ohne diesen Zugang können Rechnungen nicht bezahlt, Kontostände nicht erfasst und veröffentlicht und Projekte nicht angegangen werden. Zudem seid ihr vom Moment der Wahl haftbar für das was auf dem Konto geschieht
b) Kommunikationszugänge
Kommunikation und der Weg zu einer solchen sind wichtig für eine Grundsolide Vorstandsarbeit. Natürlich gewährleistet man durch das Vorhandensein einer Mailadresse eben auch die Erreichbarkeit für die Nachbargliederung oder aber die Gliederung ganz weit weg, die eben den einen Einfall hatte, der euch gefällt.
Mailadressen sind abhängig von eurem Domainhalter. Wenn das die PiratenIT ist, wendet euch per Mail an sie, schickt das Protokoll (das sicher schon im Wiki eingepflegt wurde) mit und redet mit ihr.
Mit dem Protokoll beantragt ihr dann auch noch Zugänge (gerne einer für alle) zur Vorstandsmailingliste und die Verwalter (Schatzmeister oder GenSek bzw Mitgliederverwalter zur Verwaltungsliste. WICHTIG: Beachtet bitte das Beantragungsverfahren dieser Mailinglisten.
c) Verwaltungszugänge (nicht alle Gliederungen, LV-abhängig)
Wir verwalten! Um dies zu ermöglichen gibt es Dienste (PRM und SAGE mit Ticketsystem Redmine) und Workflows diese Zugänge zu bekommen.
Damit die Zugange nicht in Massen und Kreuz und Quer beantragt werden, benennt ein jeder Landesverband Ansprechpartner, die im Accounting Antragsberechtigt sind. Jedwede Mail außerhalb dieses Projekts wird nicht berücksichtigt. Wer dies in eurem Falle ist findet ihr HIER. Beantragt mit Beschluss, Protokoll und einem PGP-Key bei eurem Ansprechpartner die Accounts und sofern alles korrekt ist, sollte es aktuell schnell gehen.
Unsere Dienste sind zum Schutz personenbezogener Daten hinter einem VPN, es gibt also meist beim Neueinstieg für Genseks Zugang zu VPN und PRM bzw bei Schatzmeistern VPN und SAGE (OfficeLine). Letzterer kann noch PRM dazu bekommen, wenn es keinen expliziten Gensek gibt und der Schatzmeister die Mitgliederverwaltung mit übernimmt)
Das Redmine ist als Ticketsystem für alle Vorstände nutzbar. Grundsätzlich sollte man aber wenigstens den Zugang für die Mitgliederverwaltung dafür beantragen (bei unserer lieben PiratenIT). Somit erleichtert sich der gesamte Verwaltungsapparat und Mails die beim Bund auflaufen (im Redmine) müssen nicht erst noch in ein anderen System kopiert werden (Stichwort: Datensparsamkeit).