HowTo Mailing
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Wie mache ich ein Post-Mailing für ~10.000 Empfänger?
(Für ein E-Mailing siehe Mitgliederverwaltung/Mailing)
Vorbereitung
Benötigt werden:
- Anschreiben
- Adressdaten (für Serienbrief)
- Briefumschläge (bedruckt mit Infopoststempel)
- Falzmaschine
- Papier / Drucker / CopyShop
- Deutsche Post (Infomappe der Post für Infobrief/Infopost)
- Piraten (für die Versandvorbereitung, sprich eintüten)
- Ein Pirat (der die Verantwortung trägt)
Anschreiben
Das Anschreiben sollte min. von zwei Piraten gegengelesen werden.
Adressdaten
Die Adressdaten müssen "rechtzeitig" aufbereitet vorliegen, um mehrere Serienbriefe nach Postleitzahlen aufsteigend und ggf. Leitregion zu drucken.
Briefumschläge
Es gibt vorbedruckte Infopost Umschläge zu kaufen. Alternativ kann bei der Einlieferung bei der Post die Frankierung gegen ein zusätzliches Geld übernommen werden. Von einem manuellen Stempeln ist abzuraten, da der Aufwand doch recht hoch ist - auch bei einer guten Teamarbeit.
Falzmaschine
Briefe in einer höheren Auflage können nicht mehr sinnvoll mit der Hand gefalzt werden. Es ist zu prüfen, ob beim CopyShop der Brief automatisch beim Druck gleich mitgefalzt werden kann. Alternativ ist eine Falzmaschine zu organisieren.
Papier / Drucker / CopyShop
Bei einer großen Menge an Drucken ist der Weg zu einem CopyShop zu empfehlen. Normale Arbeitsplatzdrucker sind nicht für eine große Anzahl von drucken geeignet bzw. auch teuer wg. den Kosten für Toner, Trommel und Wartung.
In einem CopyShop können meist fertig vorbereitete PDFs mit den Serienbriefen gedruckt werden. Es ist darauf zu achten, dass teilweise die Drucker/Kopierer interne Festplatten haben und die Daten dort gelöscht werden sollten.
Desweiteren ist ggf. eine Datenschutzerklärung unterschreiben zu lassen.
Deutsche Post
Es gibt verschiedene Dinge unbedingt einzuhalten, da es sonst bei der Einlieferung bei der Post Probleme geben kann. Siehe auch PDF der Deutschen Post: [1]
Eine Vorausverfügung sollte ggf. in das Mailing miteingebaut werden, da sonst die Empfänger ohne korrekte Adresse nicht erkannt werden können. Die Post vernichtet ohne entsprechende Verfügung die Infopostmailings. Beispiel: "Bei Umzug Anschriftenberichtigungskarte."
Desweiteren sollten ausreichend gelbe Transportboxen der Post zur Verfügung stehen. Diese werden kostenlos von der Post ausgeliehen.
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