Grundlagen Homeoffice

Was ist Homeoffice?

Homeoffice bedeutet, dass in der Nähe des Wohnsitzes gearbeitet wird. Es muss also nicht unbedingt im direkten Zuhause sein. Homeoffice unterscheidet sich dabei von "Work from Everywhere", da für das Homeoffice ein Dienstort festgelegt werden sollte, an dem Beschäftigte tätig sind, wenn sie nicht unterwegs sind. Bei der Festlegung sind einige Punkte zu berücksichtigen:

1. Den Beschäftigten stehen die Feiertage am Dienstort zu. Das bedeutet zum Beispiel, wenn der Hauptsitz der Firma in Niedersachsen ist, dann haben Beschäftigte mit einem Dienstort in NRW zwar Fronleichnam und Allerheiligen frei, aber müssen am Reformationstag arbeiten.

2. Den Beschäftigten steht der Bildungsurlaub in der Form und Höhe zu, wie es das Bundesland des Dienstortes vorsieht.

3. Das zuständige Arbeitsgericht für die Beschäftigten ist das für den Dienstort zuständige Gericht. Das heißt selbst wenn die Firma in Bayern sitzt, ist bei Beschäftigten mit Dienstort Bielefeld das Arbeitsgericht in Bielefeld zuständig.

4. Die Kirchensteuer wird gemäß des Bundeslandes berechnet, in dem sich der Dienstort befindet.

5. Auch bei internationalen Unternehmen gelten die Mindestregelungen für Urlaub, Kündigungsfristen, Steuern, Sozialversicherungen usw. des Dienstortes.

Homeoffice bedeutet, arbeiten in der Nähe vom Wohnort. Es steht dabei den Beschäftigten frei, ob sie in ihrer eigenen Wohnung einen Büroraum einrichten, sich in ein Gemeinschaftbüro einmieten, ihr altes Kinderzimmer im Elternhaus zum Büro umwandeln oder sich im Baumhaus einen Arbeitsplatz kreieren. Der Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt.

Beim Thema Homeoffice muss zwischen drei Varianten unterschieden werden:

1. Kein Homeoffice: wenn die Arbeitgebenden ihren Beschäftigten einen Dienstort stellen, der von den Beschäftigten zu 100% genutzt wird, sofern sie nicht dienstlich unterwegs sind.

2. 100% Homeoffice: Der Dienstort ist in der Nähe des Wohnortes der Beschäftigten. Die Beschäftigten arbeiten zu 100% an diesem Dienstort, sofern sie nicht dienstlich unterwegs sind. Es bleibt den Arbeitgebenden hierbei freigestellt, ob sie zusätzlich ein paar Büroräume quasi als Co-Working-Space für ihre Beschäftigten bereit stellen, falls doch mal die Dienstreise die Beschäftigten an den jeweiligen Sitz der Arbeitgebenden verschlägt.

3. Teil-Homeoffice: Die Beschäftigten haben sowohl bei den Arbeitgebenden einen eingerichteten, voll funktionfähigen Arbeitsplatz, als auch in der Nähe des Wohnortes. Sie arbeiten mal an dem einen, mal an dem anderen Ort. Klassische Beispiele: Im Wechsel: zwei Wochen daheim, eine Wochen vor Ort oder montags, mittwochs, freitags vor Ort und dienstags, donnerstags, samstags daheim oder andere Kombinationen. Auch hier sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt.

Steuerrecht

Steuerrechtlich sind sowohl 100% Homeoffice als auch kein Homeoffice klar geregelt. Sofern die Beschäftigten 100% Homeoffice machen, können sie die Aufwendungen für ihren Arbeitsplatz steuerlich geltend machen. Ist vorgesehen, dass sie ausschließlich in den Räumlichkeiten der Organisationen und Unternehmen arbeiten, so können Beschäftigte keine Aufwendungen für private Arbeitsplätze absetzen.

Dienstortabhänige Vorschriften

Feiertage, Bildungsurlaub und zuständiges Arbeitsgericht sowie bei Deutschland übergreifenden Kombinationen auch Kündigungsschutz, Urlaubsanspruch, Steuern, Sozialversicherungen usw. richten sich nach dem Dienstort. Der Dienstort ist dabei der Ort, an dem überwiegend gearbeitet wird.

Dienstreisen zum Sitz des Arbeitgebebenden

Wird 100% im Homeoffice gearbreitet, ist jede Reise eine Dienstreise, die geschäftlich erforderlich ist, auch wenn es sich um die Reise zu einer Niederlassung oder Filliale des Unternehmens handelt. Ist kein Homeoffice vorgesehen, ist die An- und Abreise von Zuhause zum Arbeitsplatz keine Dienstreise sondern Arbeitsweg. Auch im Teil-Homeoffice werden Reisen zum Büroraum in der Firma in der Regel nicht als Dienstreisen, sondern als normaler Arbeitsweg behandelt.

Arbeitsunfall

Stolpern Beschäftigte morgens auf dem Weg vom Frühstückstisch in ihr Büro und verletzten sich dabei, dann kann das, entsprechend eines Urteils des Bundessozialgerichts (BSG), bei Homeoffice ein Arbeitsunfall sein. Auch ist es unter Umständen ein Arbeitsunfall, wenn sie die Beschäftigten während der Arbeitszeit in der Küche beim Kaffeekochen verbrühen, im Bad ausrutschen oder beim Fensterputzen abstürzen.

Anforderungen an den Raum

Der Raum, den Beschäftigte zum Dienstort erklären, sollte ein paar Bedingungen erfüllen: Zum einen sollte ergonomisches Arbeiten möglich sein. Zum anderen sollten die Beschäftigten eine vertrauliche Umgebung schaffen, in der keine Geschäftsgeheimnisse nach außen gelangen können. Auch Familienmitglieder sollten möglichst nicht die Geschehnisse im Unternehmen verfolgen können. Sämtliche vom Unternehmen vorgegeben Sicherheitsrichtlinien sind einzuhalten.

Das Unternehmen hat natürlich das Recht, bei Verdacht auf eine nicht-vertrauliche Arbeitsumgebung bzw. Verletzung der Sicherheitsrichtlinien eine Überprüfung durchzuführen. Da das Unternehmen eine Verantwortung hat, dass Beschäftigte während der Arbeitszeit gesund bleiben, hat es ebenfalls das Recht, bei Verdacht auf einen nicht ergonomisch eingerichten Arbeitsplatz eine Überprüfung durchführen.

Kosten für das Homeoffice

In der Regel kommen Arbeitgebende für sämtliche Aufwendungen auf, die für die Arbeit benötigt werden. Das ist allerdings eine arbeitsvertragliche Regelung. Egal ob Stifte, Papier, der Locher, der Laptop, der Stuhl, der Schreibtisch, das Telefon oder das Internet, der Arbeitgebende stellt alles zur Verfügung. Toilettenpapier könnte allerdings eine Verhandlungssache sein.

Erreichbarkeit der Beschäftigten und Kommunikation mit den Beschäftigten

Befinden sich Beschäftigte im Homeoffice, so ist es ratsam einen Firmen-Chat einzurichten, den alle Beschäftigten nutzen sollten. Der Chat darf in keinem Fall aufgezeichnet werden (Stichworte: Datenschutz, Mitarbeiterüberwachung). Der Chat sollte so gestaltet sein, dass es für jedes Team einen separaten Raum gibt. Beschäftigte sollten zwischen den Chat-Räumen frei hin- und herspringen können, genauso wie sie auch von einem Büroraum in einen anderen wechseln können, weil sie zum Beispiel etwas mit dem Kollegen im anderen Büroraum besprechen möchten. Der Chat simuliert quasi die Büro-Raum-Landschaft. Statt von einem realen Raum zum nächsten zu gehen, gehen die Beschäftigten von einem Chat-Raum zum anderen. Niemand, der nicht in dem Chat-Raum ist, sollte die Unterhaltung im Raum mitlesen können. Es empfiehlt sich, auch einen Raum namens Teeküche oder Raucherecke einzuführen, genauso wie Meetingräume.

Selbstverständlich sollte so ein Chat Ende-zu-Ende verschlüsselt sein und darf von niemanden aufgezeichnet werden. Die Chat-Kommunikation darf auch nicht an Dritte weitergeleitet werden. Die Verwendung von freier (abgeleitet von Freiheit) und möglichst quelloffener Software ist zur Überprüfbarkeit und Sicherstellung dieser Eigenschaften deutlich zu bevorzugen.

Offizielle Kommunikation, wie Einladungen zum Meeting, Arbeitsanweisungen usw. sollte über ein asynchrones Kommunikationsmittel laufen. E-Mail hat sich hier bewährt. Für derartige Kommunikation haben wir in Deutschland sogar Aufbewahrungspflichten. Alle Beschäftigten sollten von den Arbeitgebenden persönliche E-Mail-Adresse bekommen, die für die dienstliche Kommunikation genutzt werden muss. Es sollten Richtlinien zur Aufbewahrung von E-Mails geben. Aus Datenschutz und Sicherheitsgründen sollten Beschäftigte niemals geschäftliche E-Mails lokal speichern dürfen. Auch ist es bei abhängig Beschäftigten verboten, sie über ihre privaten E-Mail-Adressen dienstlich zu erreichen.

Meetings per Video

Generell fällt eine ständige Video-Übertragung von den Rechnern der Beschäftigten in die Mitarbeiter-Überwachung. Die Kamera des Beschäftigten ist auch aus IT-Sicherheitsgründen möglichst technisch völlig zu deaktivieren. Ist eine visuelle Übertragung für ein Meeting oder eine Schulung zwingend erforderlich, dann ist das mit der IT-Sicherheit abzustimmen. Eine mögliche Lösung wäre, hier extra Geräte zur Verfügung zu stellen, die die Beschäftigten für das Meeting nutzen können, ohne hierbei versehentlich Geschäftsgeheimnisse zu übertragen und die Firmensicherheit zu gefährden.

Erreichbarkeit

Eigentlich gelten die Regelungen nicht nur für Beschäftigte im Homeoffice, aber kommt es hier leider immer noch zu Unsicherheiten, gerade wenn es um das Thema Homeoffice geht. Generell haben Arbeitgebende keine rechtliche Grundlage private Telefonnummern von abhängig Beschäftigten zu erheben oder gar zu speichern. Wenn Beschäftigte telefonisch erreicht werden sollen, dann ist den Beschäftigten hierfür eine dienstliche Lösung zur Verfügung zu stellen. Also eine dienstliche Telefonnummer, die sie außerhalb der Arbeits- und Bereitsschaftzeiten abschalten können.

Auch haben die Arbeitgebenden kein Recht zu verlangen, dass geschäftliche E-Mail-Adresse oder Firmenchats ausserhalb ihrer vertraglich festgelegten Arbeitszeit kontrollieren.

Arbeitszeit

Homeoffice bedarf einer gewissen Eingewöhnung. Selbstdiszplin ist hier eine wichtiger Faktor. Beschäftigten sollten die ersten drei Monate Zeit gegeben werden, sich an die Situation zu gewöhnen. Es gibt hier zwei Typen von Menschen: Entweder wird zu viel gearbeitet oder die Person lässt sich zu viel ablenken und bringt bei weitem nicht das Pensum der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit auf.

Generell lässt sich die Arbeitszeit im Homeoffice flexibler gestalten. Jedoch hilft es einigen Beschäftigten, wenn bis zur Hälfte der Arbeitszeit als Kernzeit vorgegeben wird. Schön ist natürlich, wenn Beschäftigte diese Kernzeit selbst festlegen können. Zum Beispiel: Jeder hat von seiner Arbeitszeit vier Stunden am Stück von montags bis freitags zwischen 6 und 18 Uhr festzulegen und die restlichen 20 Stunden pro Wochen kann man sich frei einteilen.

Auch zu Meetings sollten natürlich alle eingeladenen Beschäftigten erscheinen.

Selbstverständlich sollten Beschäftigte im Homeoffice ihre Stunden kontrollieren. Ob sie das handschriftlich machen oder sich dafür eine kleine Software selbst schreiben, spielt dabei keine Rolle. Der Stundenzettel bzw. die selbstprogrammierte Stechuhr dient erst einmal nur zur Selbstkontrolle. Der Arbeitgebebende kann den Stundennachweis bei Verdacht auf Arbeitszeitbetrug jedoch unverzüglich anfordern. Das gilt für Beschäftigte im Homeoffice genauso, wie für alle anderen auch.

Im Homeoffice herrschen leicht andere Arbeitszeiten. Beschäftigte sind hier freier in ihrer Arbeitszeitgestaltung. Statt mittwochs mittags arbeiten sie vielleicht samstags vormittags. Oder sie fangen schon um 5 oder um 6 Uhr an und nicht erst um 8 Uhr während wieder andere erst um 12 Uhr anfangen. Wichtig ist, dass der Arbeitgebende die Beschäftigten im Homeoffice darauf hinweisst, dass die werktägliche Arbeitsezeit acht Stunden nicht überschreiten darf, dass sie die elf Stunden Ruhezeit zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn am Folgetag sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen einhalten.

Die gesetzliche vorgeschriebenen Pausenzeiten zählen auch im Homeoffice selbstverständlich zur Arbeitzeit. Der klassische 9-17 Uhr-Job beinhaltet mindestens 30 Minuten Pause. In anderen EU-Ländern sind hier sogar 60 Minuten Pause enthalten. Raucherpausen außerhalb der offiziellen Pausen zählen natürlich auch im Homeoffice nicht zur Arbeitszeit; genauso wie Beschäftigte das „mal eben kurz Wäsche aufhängen“ während der Arbeitszeit von ihrer Arbeitszeit abzuziehen haben.

Bei einigen Beschäftigten im Homeoffice sind lange Mittagspausen zum Beispiel von 11:30 bis 14:30 üblich. Einige gehen während dieser Zeit ihren Besorgungen nach, andere kümmern sich um den Haushalt und wieder andere nutzen die Zeit für die Zubereitung des Mittagessens, dass die Familie dann gemeinsam mit den Kindern einnimmt, nachdem die Kinder mittags von der Schule zurück sind. Es gibt auch Beschäftigte im Homeoffice, die lieber samstags ein paar Stunden arbeiten und dafür unter der Woche zum Beispiel mehr Zeit für Familie, Ernährung, Haushalt, Garten und Hobbies zu haben. Die Einhaltung der Arbeitszeit beruht auf Vertrauen. Natürlich hat auch im Homeoffice der Arbeitgebende das Recht, bei begründetem Verdacht auf Arbeitszeitbetrug die Einhaltung der Arbeitszeit zu überprüfen.

Homeoffice mit Kindern

Die einen sagen, Homeoffice ist super, wenn die Kinder noch klein sind, die anderen sagen, Homeoffice mit Kindern geht gar nicht.

Eigentlich gibt es beim Thema Arbeiten als Elternteil kaum einen Unterschied zwischen Homeoffice und nicht-Homeoffice. Aber „Homeoffice sei schwer mit Kindern“ wird immer wieder als Argument gebracht, ohne dabei aufzuzeigen, wieso es schwieriger sein soll, als im Nicht-Homeoffice.

Natürlich sollten Kinder so erzogen werden, dass, wenn die Tür zu ist, das Elternteil nur noch im absoluten Notfall oder gemäß einer Absprache stören dürfen. So eine Absprache könnte zum Beispiel sein, dass das Kind kurz Bescheid sagt, wenn es aus der Schule zurück ist.

Eine Beschäftigung im Homeoffice sollte natürlich, wie jeder andere Job auch, von der Familie unterstützt werden. In klassischen Familien, bei denen Oma, Opa sowie vielleicht noch die eine Tante oder ein Onkel und mit Glück auch noch Urgroßeltern gemeinsam mit den Eltern und Kindern unter einem Dach wohnen, lässt sich Haushalt, Ernährung und auch die Erziehung innerhalb der Familie gemeinsam gestalten. Auch kann es gut funktionieren, wenn sich Nachbarn oder Wohngemeinschaften quasi familienähnlich zusammenschließen.

Schwierig wird es, wenn die Kinder weder ein zweites Elternteil noch Großeltern, Onkel, Tanten oder Nachbarn beziehungsweise andere Mitbewohner haben, die sich um sie kümmern können. Fällt die Tagesbetreuung aus, stehen diese Elternteile vor der Frage: „Nehme ich das Kind jetzt mit ins Büro? Oder wer könnte sich kümmern?“ Der Vorteil im Homeoffice ist, dass die Frage, ob die Führungsetage erlaubt, das Kind mitzubringen, sich gar nicht erst stellt.

Meetings

Wöchentliche Meetings (Sprints) haben sich seit Jahrhunderten bewährt. Treffen sich zum Beispiel die Ingenieure vom Bau montags morgens um 6:30 Uhr um die Woche zu besprechen und dann noch mehrfach in jeweils anderen Gruppenzusammensetzungen zu anderen Uhrzeiten und an anderen Tagen, um sich zu koordinieren, machen die ITler vielleicht nur mittwochs um 10 Uhr ein Sprint-Meeting. Tag und Uhrzeit sind hierbei irrelevant, solange regelmäßig einmal wöchentlich die Teams sich kurz austauschen, jeder nicht nur seinen Status berichtet, sondern auch, wo es ggf. hakt, was gut lief usw. Darüber hinaus sollten die Aufgaben für die kommende Woche festgelegt werden.

Natürlich sollten derartige Meeting virtuell sein. Mumble ist zum Beispiel ein hervorragendes Tool dafür. Von Videokonferenzen ist hier abzuraten. Es gibt viele Menschen, die nicht gerne gefilmt werden. Der übliche Kommentar von einigen männlichen Beschäftigten im HomeOffice, wenn Videokonferenzen vorgeschlagen werden: „Ihr wollt mich nicht unrasiert im Jogginganzug sehen.“, während erfahrungsgemäß einige Frauen unnötig Zeit in ihren Badezimmern verbringen, um gestyled vor die Kamera zu treten. Davon abgesehen stellt jede nicht abgeklebte Kamera an einem Computer auch wieder ein IT-technisches Sicherheitsrisiko dar.

Auch andere Meetings, wie Gespräche zur Urlaubsplanung oder das Gespräch mit der Personalabteilung können virtuell erfolgen.

Bewährt hat sich, dass Meetings die Dauer von einer Stunde niemals überschreiten. Gibt es Themen, die länger dauern, sollte trotzdem nach 60 Minuten das Meeting beendet und ein neuer Termin angesetzt werden.

Es hat sich bewährt, dass sich die Teams mindestens einmal im Jahr real treffen. Das dient vor allem der Motivation. Davon abgesehen lassen sich bestimmte Dinge auch einfach besser in realen Meetings lösen. Ein weiterer Grund ist, dass sich die Kollegen besser untereinander kennen lernen. Es chattet sich im Alltag leichter, wenn es vom Gegenüber ein Bild im Kopf gibt.

Schön ist, wenn die Treffen immer in der Nähe eines anderen Team-Mitglieds stattfinden können, so dass die jeweils anderen die Regionen kennenlernen, aus denen die Kollegin bzw. der Kollege kommt. Generell sollten einzelne Beschäftigte nicht mehr als vier derartige Treffen pro Jahr haben. Spätestens alle drei Jahre sollte es ein reales Treffen der gesamten Firma geben. Spätestens alle zwei Jahre ein Treffen mit einem größeren Abteilungsverbund, so dass die Beschäftigten auch Kolleginnen und Kollegen aus anderen Teams persönlich kennenlernen.

Reale Team-Treffen sollten über mehrere Tage mit entsprechendem abendlichen Rahmenprogramm gehen. Einen Tag einzuplanen, an dem nicht gearbeitet, sondern einfach nur alle Spaß haben, ist von Vorteil. Ansonsten sollte bei den Meetings ein Rückblick stattfinden, bei dem die geleistete Arbeit vorgestellt wird. Weiterhin sollte es die Möglichkeit geben, gemeinsam zu arbeiten und die Zukunftspläne für das kommende Jahr auszuarbeiten.

Selbstverständlich sollten zu den realen Treffen auf eigene Kosten Familienmitglieder und Kinder mitgebracht werden können. Die Arbeitgebenden sollten ein „Spouse-Programm“ ausarbeiten. Finden derartige Treffen während der Schulzeit statt gilt es, gemeinsam Lösungen zu finden.

Krankheit

Auch Beschäftigte im Homeoffice können krank werden. Arbeitgebende sollten hier gemeinsam mit den Beschäftigten eine Regelung finden, wie der Ausfall wegen Krankheit mitgeteilt wird. Hierbei ist zu bedenken, dass der Zustand der Beschäftigten es evtl. nicht zulässt, dass sie es selbst melden, da sie nicht wach oder nicht bei klarem Verstand sind. Daher sollte die Regelung so gestaltet sein, dass die Meldung über Familienangehörige oder nahestehende Personen erfolgen kann.