Bundesparteitag/Orga/MainOrga

Main-Orga

Die Aufgabe der Main-Orga (darf man auch "zentrale Koordination" nennen) bestehen vor allem in

• Koordination der einzelnen Gewerke
• Zeitplanung und Transportlogistik
• Kommunikation mit dem Vermieter der Halle
• Raumplanung
• Bereitstellung von gemeinsam genutzten Ressourcen
• Budgetplanung

Koordination der einzelnen Gewerke

Es hat sich bewährt, dass sich alle Gewerke zu einer gemeinsamen Sitzung vor Ort treffen, bei denen zumindest einmal die Halle besichtigt wird. Pläne und Fotos können einen persönlichen Eindruck nur schwer ersetzen. Wenn noch nicht mal Pläne und Fotos vorliegen, dann können die einzelnen Gewerke nicht sinnvoll planen. (Das Video-Team z.B. braucht nicht mit einem großen Beamer zu planen, wenn die Raumhöhe keine große Projektionswand ermöglicht.)

Persönliche Treffen sind auch viel eher dazu geeignet, ein Vertrauen zwischen den maßgeblichen Beteiligten aufzubauen.

Sofern die Main-Orga auch nur den Verdacht hat, dass Planungen der einzelnen Gewerke inkompatibel sind, sollte sie diesen Verdacht oder das tatsächliche Problem zeitnah ausräumen (TelKo der Beteiligten oder nächstes Orga-Treffen).

Zeitplanung und Transportlogistik

Die Tätigkeiten der einzelnen Gewerke ist in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Dabei ist insbesondere darauf zu achten, dass

• alles, was für den jeweiligen Arbeitsschritt benötigt wird, auch tatsächlich schon vor Ort ist,
• Tätigkeiten insbesondere von Ton und Video ein bereits zumindest teilweise funktionierendes Stromnetz erfordern
• Ressourcen wie Platz oder Helfer nicht von mehreren Gewerken gleichzeitig verplant sein sollten
• nicht sofort die gesamte Zeitplanugn Makulatur wird, wenn einzelne Schritte länger dauern als geplant.

Kommunikation mit dem Vermieter der Halle

Dem Vermieter der Halle ist nicht zuzumuten, sich in unsere chaotischen Organisationsstrukturen hineinzudenken. Darum bekommt er einen oder zwei feste Ansprechpartner, über die die gesamte Kommunikation läuft.

Kontakt mit dem Justiziariat

Vor der Unterzeichnung von Verträgen empfiehlt sich der rechtzeitige Kontakt mit dem Justiziariat

Raumplanung

Die Raumplanung umfasst insbesondere

• Die Verteilung von Tischen und Stühlen im Versammlungsraum unter Berücksichtigung der für das jeweilige Bundesland geltenden Versammlungsstättenverordnung.
• Die Verteilung der Nebenflächen (Presseraum, Akkreditierung, Garderobe, AG Schnittchen, Versammlungsleitung, Antragskommission, technische Wahlleitung, Netzwerkteam, Tonregie, Videoregie, internationale Gäste...)
• Die Aufteilung und Gestaltung der Bühne sowie die Festlegung von Projektionsflächen
• Planung der Sitzplätze für den Bundesvorstand der Piratenpartei, der Jungen Piraten und des Bundesschiedsgerichts

Bereitstellung von gemeinsam genutzten Ressourcen

Die Main-Orga sollte gemeinsam genutzte Ressourcen entweder selbst bereitstellen, oder eines der Gewerke damit beauftragen.

Solche Ressourcen sind z.B.

• Büro mit der Möglichkeit zu drucken und zu kopieren (ausreichend Toner und Papier, Rechner, auf dem der passende Treiber installiert ist...)
• Klebeband (Tesa, Gaffa) und Kabelbinder
• Getränke und gegebenenfalls auch Nahrungsmittel für die Helfer während des Auf- und Abbaus.
• Liste aller Ansprechpartner

Budgetplanung

Mit der Bewerbung sollte eine Grobplanung für das Budget vorgelegt werden. Diese Budgetplanung ist laufend zu aktualisieren und insbesondere auf Einsparmöglichkeiten hin zu überprüfen. So muss Veranstaltungstechnik nicht zwingend angemietet werden, sondern kann teilweise auch von Piraten gestellt werden.

Organisation der Telkos

Regelmäßiges Erinnern aller Teilnehmer zu den einzelnen Sitzungen. Immer den Ort nochmal extra bekannt geben und ggf. auch die Teilnehmer in Vorfeld einzeln darauf hinweisen (über Telefonat, Jabber, Twitter, etc.)

Organisation am Informationsstand

Beim BPT möglichst ständig beim Informationsstand stehen und von dort aus alles weitere koordinieren. Besonders, wenn etwas fehlt. (z.B. Anmeldeformulare) oder den Teilnehmern weiterhelfen. Da eine dauerhafte Besetzung des Platzes nicht gewährleistet ist, ist es sinnvoll noch ein, zwei Personen zu organisieren, die sich bereit erklären auch an diesem Tisch dauerhaft anwesend zu sein

Kommunikation

Erstellen von Listen, wo einzelne Piraten mit ihrer Kompetenz oder bereitstellenden Eigentum gelistet sind und ihre Erreichbarkeit (Tele, E-Mail, Jabber, Twitter, wiki, etc). Besonderes Augenmerk auf:

• Videostream
• Audiostream
• Netzwerk
• Presse
  • Fotos
  • Koordination
  • Versorgung der Presse
    • z.B. auch ausreichend Getränke einplanen
• Versorgung des Orgateams
  • T-Shirts für das Orgateam
  • Essen und Trinken
  • ggf. Schlafen
• Besondere Getränkewünsche (Häufig Mate oder 1334-Mate)
• Ansprechpartner zum Bundesvorstand
• Kontakt zum Bundesnewsletter suchen
• Kontakt zu anderen Parteimedien (z.b. Podcaster oder Radio)

How-to-BPT Anleitung

https://wiki.piratenpartei.de/wiki/images/1/19/How_to_bpt_eins.odt

1. Teil // Rest + Teams folgen. Dies ist die Version 1.1. von How-to-BPT. Stand 12.11.2016, zusammengestellt von Birgit Wenzel (Diskussion) , in Zusammenarbeit mit den Teamleitern des BPT 16.2 und Vielen davor.